Как рассчитать бюджет на подбор персонала?

Приближается конец года, а с ним и составление планов и бюджетов на 2019 год. Вам предстоит нанять сотрудников, но у вас нет HR-специалиста, т. к. компания не очень большая. Какие статьи расходов нужно учесть, чтобы процесс подбора не затянулся, и в намеченное время все вакансии были бы закрыты квалифицированным персоналом?

Существуют две стратегии в подборе персонала (как и в любом бизнес-процессе, непрофильном для вашего бизнеса):

• Все делать самостоятельно.
• Отдать на аутсорсинг профильному подрядчику.

Рассмотрим бюджетирование подбора персонала по каждой стратегии. Чтобы не усложнять расчеты, в каждом варианте, упущенную выгоду от отсутствия необходимого персонала мы не учитываем.

Самостоятельно

В случае самостоятельного подбора, нужно учесть следующие статьи расходов:

• Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься поиском и отбором кандидатов. Если этим планирует заняться сам руководитель, то стоимость 1 часа (Ч) такого руководителя нужно умножить на количество часов в день (Nч), которое он сможет посвятить поиску резюме, телефонным и очным собеседованиям, и полученный результат умножить на количество дней работы над закрытием вакансии – (Nд).
• Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с занятостью подбором персонала. Когда сотрудник занимается подбором персонала, он не занимается своей работой, которая приносит прибыль компании.
• Покупка доступа к платным базам резюме.
• Размещение объявлений о вакансии на специализированных сайтах.
• Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях.

Формула для расчета ФОТ:

ФОТ = Ч * Nч * Nд

Или, в процентах от рабочего времени:

ФОТ = ФОТн * Х,

Где ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный),

Х – процент рабочего времени, который тратится на подбор сотрудника.

Формула для расчета снижения эффективности Эф:

Эф = AV * (ФОТ/ФОТн)

где,

AV – added value, добавленная стоимость в рублях, которую создает сотрудник для компании за период Nд дней;

ФОТ – фонд оплаты труда сотрудника, потраченный на подбор персонала;

ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный).

Пример расчета бюджета затрат на подбор сотрудника.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается коммерческий директор. Его оклад 150 000 рублей. Время, которое он тратит на поиск, отбор и собеседования – 30% от рабочего времени. Длительность подбора – 1 месяц. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Статьи затрат:

• ФОТ = 150000 * 30% = 45000 руб.
• Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * (45000/150000) = 150 000 руб.
• Покупка доступа к платным базам резюме (2 базы на 1 месяц) = 100 000 руб.
• Размещение вакансии на 2-х сайтах = 15 000 руб.
• Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях = 15 000 руб.

Итого: 325 000 рублей

Вывод: подбор менеджера по продажам силами коммерческого директора стоит 325 000 рублей в месяц. При этом закрытие вакансии не гарантируется. Т. е. компания потеряет 325 000 рублей, если вакансию закрыть не получилось. Между тем, компания потеряет еще больше, если кандидат уволится в первые месяцы работы, когда он еще не начал приносить прибыль. Т. к. будет выплачена зарплата кандидату в период его адаптации и вхождения в должность, при этом в качестве наставника привлекается наиболее эффективный менеджер по продажам, который помогает новому сотруднику в ущерб своей производительности. В первом приближении, если менеджер по продажам уволится через 2,5 месяца, получая ежемесячный оклад в 50 000 рублей, с учетом операционных расходов на его рабочее место, с учетом снижения эффективности работы наставника, мы получаем расчетный убыток от найма собственными силами в сумму более 500 000 рублей. Но, самое неприятное в этой ситуации то, что процесс подбора нужно запускать заново и без гарантии вновь потерять полмиллиона рублей.

На аутсорсе

Рассмотрим второй вариант – передача процесса подбора персонала кадровому агентству. Статьи расхода в этом случае выглядят следующим образом:

• Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься финальным собеседованием кандидатов, отобранных кадровым агентством.
• Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с проведением финального собеседования
• Оплата услуг кадрового агентства.

Как правило, стоимость услуг кадрового агентства привязана к годовому доходу на открытой вакансии. Формула выглядит следующим образом:

С = (ЗП * 12) * Y%

Где, С- стоимость услуг кадрового агентства; ЗП – среднемесячная зарплата сотрудника на вакансии; Y – размер комиссии в процентах, установленный конкретным кадровым агентством.

Рассмотрим предыдущий пример с подбором менеджера по продажам с коммерческим директором, в качестве лица, принимающего решение о найме кандидата.

Пример расчета.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается кадровое агентство, с гонораром 12% от годового дохода по вакансии. Коммерческий директор проводит финальное собеседование с тремя кандидатами по 1 часу. Следовательно, время, которое он потратит на это – 2% от рабочего времени в 160 часов в месяц.Его оклад 150 000 рублей. Длительность подбора – 0,3 месяца. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб. Зарплата по вакансии 50 000 рублей в месяц.

Статьи затрат при подборе сотрудников силами кадрового агентства:

• ФОТ = 150000 * 2%* 0,3 месяца = 900 руб.
• Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * 0,3 * (900/150000) = 900 руб.
• С = (ЗП * 12) * 10% = 50000 * 12 * 12% = 72000 руб.

Итого: 73800 рублей

Выводы и сравнение

Стоимость подбора силами кадрового агентства почти в 5 раз дешевле подбора собственными силами. При увольнении кандидата, привлеченного собственными силами в течение первых 3-х месяцев, убытки компании составляют около полумиллиона рублей. При увольнении кандидата, представленного кадровым агентством убытков нет, как и нет новых расходов на подбор сотрудника, т. к. кадровое агентство предоставляет бесплатную гарантийную замену.

Представим данные расчетов в виде таблицы.

Таблица 1. Сравнение бюджетов на подбор персонала

При ограниченности ресурсов, экономически выгоднее эпизодические непрофильные бизнес-процессы, в частности подбор персонала, передавать профессиональному подрядчику.

Фото: Pixabay