Смена работы в 2013 году подтолкнула меня пересмотреть взгляды на управление. Я возглавил отдел маркетинга компании по производству косметики и продуктов гигиены полости рта «Орбита СП». Отдел небольшой — всего четыре человека. Зато проекты, а особенно подготовка к ним, длятся по полгода.
В прежние годы управлять проектами и контролировать менеджеров помогала программа Excel. Но со временем таблицы разрастаются до невероятных размеров. Связывать их между собой все сложнее. Да и не любые данные в таблицы запишешь.
Летом 2013 года я решил переломить ситуацию: стал испытывать облачные системы управления проектами. Редко когда испытание длилось дольше трех месяцев. Сервисы «отваливались» один за другим, потому что оказывались неудобными и отнимающими слишком много сил у меня и сотрудников.
Дольше всех держится система TeamBridge, которую испытываю до сих пор. Ее простота, которая в начале казалась бедностью, заставила меня пересмотреть требования к системам управления проектами.
Спецпредложение только для участников Сообщества E-xecutive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение до 15 августа 2014 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
Четыре главных критерия выбора
1. SaaS
Облачность стала одним из главных критериев выбора системы управления проектами по двум причинам. Во-первых, среди облачных решений чаще встречаются сервисы с бесплатным пробным периодом или даже полностью бесплатные версии. В TeamBridge все функции бесплатны, если подключать не более пяти сотрудников. Во-вторых, IT-шники — люди осторожные, надо пройти через кучу согласований, чтобы что-то установить. Облачные сервисы можно пробовать, не привлекая IT-специалистов. Запустил браузер и работаешь.
2. Простота интерфейса
Система, которую я испытывал до TeamBridge, «отвалилась» из-за своей сложности. Там можно было строить сложную иерархию подчиненности, структуру отдела, создавать любые отчеты. Но без специального образования лично мне эти отчеты сформировать не удалось, хотя в 1С я свободно работаю с консолью задач, в HTML разбираюсь.
Система должна быть интуитивно понятной, чтобы сотрудники легко в ней разобрались. Поначалу мне хотелось добавить в TeamBridge многие возможности из прошлых систем: холодные звонки, готовых клиентов, отказы и многое другое. Получилась бы своеобразная CRM. Однако главный враг CRM систем — людская лень. Системы управления проектами, как TeamBridge, устроены проще, в них зашиты только главные функции
Допустим, сейчас у меня есть ощущение, что мне не хватает в TeamBridge структуры подчиненности. Вроде бы, эта функция нужна. Для крупных компаний с несколькими отделами — так уж точно. Но ее в системе нет, и на данный момент мне это не мешает.
3. Быстродействие
Как ни крути, любые интернет-страницы загружаются с задержкой. Если задержка длится полсекунды, то это еще хорошо. Если три секунды, то это начинает раздражать и замедлять работу. Особенно, если нужно оперативно передвигаться от таблицы к таблице в работе с текущими клиентами и холодными звонками.
Система TeamBridge в этом смысле комфортна — работает быстро, особенно после выхода в середине 2014 года версии 2.0 на новом движке. Разработчики TeamBridge, как они пишут в своем блоге, переписали весь код системы. То есть, это абсолютно новая система. В ней разработчики сделали ставку на быстродействие, простоту и удобство ввода информации.Например, отказались от всплывающих форм и окнон, дали возможность редактировать данные в окне просмотра.
4. Мобильность
Для тех, кто часто находится в разъездах и работает вне офиса, чрезвычайно важно удобство работы с системой через смартфон. В принципе, со смартфона открывается любой сайт, и все же намного комфортнее, когда у сервиса есть отдельное приложение. Появляются новые возможности, например, уведомления. Об этом подробнее расскажу чуть дальше. Сейчас отмечу, что значительный плюс TeamBridge в том, что у сервиса такое мобильное приложение есть.
Внедрение
Приступить к работе просто: открыл браузер, ввел логин и пароль. На первых порах главное — разобраться в системе самому и помочь разобраться коллегам. Мои первые вопросы в службу технической поддержки TeamBridge звучали примерно так: «А где эта кнопка?», «А как это сделать?». Ответы, как оказывается, лежали на поверхности. Привыкаешь быстро.
На обучение сотрудников ушло два-три дня. Еще неделю обсуждали мелкие детали по ходу выполнения задач. Для сотрудников это не первая система, они знают ее предназначение, поэтому восприняли новинку адекватно. Главное — объяснить людям, зачем она нужна и что работать в системе удобнее, чем в той же Excel.
Функционал
Система делится на два пространства — рабочее и личное. С рабочим все понятно, тут ведутся проекты компании. В личном предлагается размещать задачи, не связанные с работой. Меня такое разделение сначала смутило, потому что не было очевидно, как две сущности между собой переплетаются. В любом случае, об использовании личного пространства я подумаю после добавления возможности синхронизации с календарем Google. Потому что все личные дела я планирую там. Дублировать не хочется. Сейчас разработчики как раз добавляют эту функцию в обновленный движок системы. Так что долго ждать не придется.
1. Лента событий и уведомлений
Здесь отображаются изменения по проекту. Пользуюсь этой областью, чтобы что-то не упустить. Возможно, фильтры чуть облегчили бы просмотр. Список дел (в том числе и горящих) всегда отображается на верхней панели, что меня полностью устраивает.
2. Задачи
Проекты я вношу задачами и подзадачами. Это удобно. Единственное, хотелось бы еще видеть функцию «выполнение с подтверждением». Допустим, сотрудник выполняет задачу. Но хорошо ли? Мне надо проверить и только тогда утвердить, что задача выполнена. Пока для этого приходится пользоваться комментариями к задачам.
Если сравнивать внесение задач в TeamBridge с другими системами, то бросается в глаза, опять же, простота. Здесь для добавления задачи не надо создавать нового контрагента, его контакты, телефон, дату рождения и прочие данные. Эти поля даже не появляются у вас перед глазами. Все это можно заполнить позже. Кому-то такой подход покажется менее структурным, но зато так проще, и это работает.
3. Календарь
Внесенная задача автоматически добавляется во внутренний календарь. Задачи можно создавать прямо из календаря. Как уже говорил, я жду добавления возможности синхронизировать TeamBridge с календарем Google, потому что вести еще один календарь — тяжело.
4. Гостевой доступ
Приглашать клиентов и партнеров в TeamBridge я начну после 100% обкатки системы. Какой бы удобной и простой система ни была, она должна пройти испытание временем. После этого буду пользоваться специфическими возможностями.
5. Уведомления
Система уведомлений в TeamBridge работает через e-mail. Любое событие, которое касается лично вас, сопровождается письмом на электронную почту. Такая схема довольно привычна. В одной из предыдущих систем управления проектами я замечал возможность управлять задачами, добавлять комментарии и совершать прочие действия прямо из почты. Я этим не пользоваться. Это к слову о лишнем функционале. В TeamBridge все проще.
6. Обсуждения
Обсуждениями пользуюсь вне проекта, где нет определенного исполнителя. Уведомление о новых сообщениях приходит тем же письмом в электронную почту, поэтому дискутировать исключительно с помощью сервиса пока не получается. Однако все может измениться, если доработается мобильное приложение.
7. Мобильное приложение
Десктопной версией TeamBridge и мобильным приложением пользуюсь 50 на 50. Со смартфона просматриваю задачи, участвую в обсуждениях и добавляю комментарии к задачам. Задачи создаю всегда с десктопа. Просто не было необходимости создавать задачи в пути. Жду, когда разработчики добавят в приложение уведомления, как у соцсетей или почтовых клиентов: появилось что-то для меня, и выскакивает оповещение «У вас новое задание» или «У вас новое обсуждение». Потому что порой забываешь зайти в приложение и нажать «обновить». Тогда можно будет почтой не пользоваться.
8. Файлы и документы
Как облачным диском TeamBridge не пользуюсь, а вот прикладывать документы к задачам — удобно. Чаще всего это текстовые документы, поэтому 5 Гб, которые даются бесплатно, мне хватит надолго.
Мнение о системе
Система управления проектами TeamBridge на первый взгляд слишком простая. И это только на первый взгляд. За небольшим набором полей и функций кроется серьезный инструмент для управленца. Вы можете успешнее распространять информацию между участниками проекта, контролировать сотрудников (и самого себя), собирать статистику по проекту, чтобы выявлять причины отказов клиентов и детальнее понимать воронку продаж.
Система TeamBridge однозначно будет развиваться. Я вижу, что разработчики прислушиваются к пожеланиям и быстро вносят улучшения. Если у мобильного приложения появится система уведомлений, если добавится синхронизация с календарем Google и возможность проверять выполненные задачи, то систему ждет еще больший успех. Потому что уже сейчас сервис обладает всем тем, что нужно для успешной работы, — он облачный, быстрый, простой и мобильный.
Даже платная версия продукта стоит сравнительно недорого. Всего 100 руб. за пользователя в месяц. Большинство предприятий используют 1С. Это недешевый продукт. Когда есть понимание, что система приносит пользу, то, каких бы денег она ни стоила, ее покупают. Тем более если говорить о демократичной цене TeamBridge.
Что касается меня, если за ближайший год система TeamBridge приживется, будет успешна, тогда можно будет расширять ее на другие отделы. Возможно, и на все предприятие.
Место испытаний
«Орбита СП» специализируется на контрактном производстве косметики и средств гигиены. С 2000 года у компании есть собственный завод в Кирово-Чепецке. Компания входит в холдинг «СЕНТ» — это крупнейший дистрибьютор косметики и парфюмерии Кировской области.
Контрактное производство подразумевает, что продукция выпускается не под своим брендом, а под брендом клиентов. Это кремы для лица, рук, ног. Шампуни, бальзамы, роликовые дезодоранты, зубная паста, ополаскиватели полости рта. Главные клиенты — крупные дистрибьюторы, производители и федеральные сети. Долгое время сотрудничали с компанией Splat. Производим освежители для рта ROCS. Зубную пасту для космонавтов RemarsGel. И много чего еще.
Каждый клиент — это разработка рецептур, подготовка образцов, согласование составов, цена, доработка образцов. Ассортимент обычно по 10-15 наименований. Каждый продукт новый. То есть, недостаточно просто переклеить этикетку. Нужно продумать все детали. Поэтому проекты долгие. Когда мы все согласовали, отдел контрактного производства перенимает у нас клиентов и ведет в производство.
Само производство я пока в систему управления проектами не подключаю. TeamBridge я пользуюсь для координации своего отдела, чтобы видеть: кто из менеджеров на какой стадии находится, где застревает проект, в чем проблема, стоит ли в мне вмешиваться. Другими словами, система нужна, чтобы у меня была оперативная информация под рукой.
Вторая площадка для тестирования – это некоммерческая организация «Клуб маркетологов Кировской области» при Вятской торгово-промышленной палате.
Клуб маркетологов был организован в 2007 году, чтобы у маркетологи и собственники бизнеса Кирова и области смогли делиться опытом и обсуждать насущные вопросы на профессиональном языке. Для этого проводятся ежемесячные встречи с участием известных в сфере маркетинга личностей, решаются кейсы компаний участников. Клуб активно участвует в жизни города. Например, мы обновляли рекламные кампании «Покупай ВЯТСКОЕ!», «Раскрасим город в Дымку» и другие.
Для координирования действий такой организацией, да к тому же в условиях удаленности друг от друга членов актива (органа самоуправления клуба), система управления проектами просто необходима. TeamBridge и здесь пришелся как нельзя кстати.
Три плюса:
- Простота
- Мобильное приложение
- Достаточность функционала
Три минуса (точнее недоработки):
- Нет уведомлений в мобильном приложении
- Нет системы подчиненности
- Нет подтверждения выполнения задач
Спецпредложение только для участников Сообщества E-xecutive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение до 31 июля 2014 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
Константин Чебыкин, руководитель отдела маркетинга и продаж «Орбита СП»
Фото: pixabay.com
Коллега, систем управления проектами, в т.ч. SaaS великое множество. Наберите в поисковике ''система управления проектами SAAS'' и вы увидите, что альтернатив Excel очень много. При выборе рекомендую помимо перечисленных критериев обратить внимание на наличие диаграммы гантта или другого инструмента, облегчающего планирование проекта и расчет критического пути.
Насчет заполнения контактных данных контрагентов при создании задач: возможно вы до этого смотрели не системы управления проектами, а CRM системы.
Вообще CRM система + task менеджер одно из величайших, на мой взгляд изобретений для бизнеса.
Но на мой взгляд, большинство из современных CRM не располагают достаточными возможностями для мотивации людей. Да можно контролировать сроки, можно расставлять приоритеты, смотреть за ходом выполнения задач, но тем не менее базовый функционал CRM системы не позволяет именно вовлекать сотрудников.
И чем данное решение отличается от оутлук? Что мешает поднять в организации полноценный Exchange сервер и решать те же самые задачи, и даже больше. Я говорю о задачах, которые описаны в статье.
Здравствуйте,
Насчет Outlook.
1) Как будет выглядеть в Outlook следующий проект:
Обсуждение одновременно 100 задач, 5 событий, 10 файлов? Скорей всего это будет каша во входящих. А через неделю/месяц нудные поиски нужного письма. Outlook нисколько не приспособлен для управления проектами. Это инструмент корпоративной электронной почты с возможностями делегирования задач. Не более. К счастью, при первом же знакомстве в системой управления проектами - разница заметна сразу.
2) Даже если взять подходящее решение от MS – это MS Project Server. Посчитайте стоимость лицензий, внедрения. Сравните стоимость с TeamBridge. Увидите приятную разницу )))))