Федор Добрянский «Управление фрилансерами. Методы и практика организации удаленной работы», - М.: «Альпина Паблишер», 2009
Наибольшее беспокойство руководителей вызывает устойчивость связи с фрилансером. Ходят легенды о том, как телеработники исчезают в самый ответственный момент. Другое дело – офисные сотрудники, за которыми можно установить тотальный контроль, используя для этого такие средства как электронные пропуска, фиксация частоты перемещений по офису, времени работы за компьютером, запись телефонных разговоров и видеонаблюдение. Однако жесткий контроль над коллективом не всегда эффективен, ведь даже солдаты часто сбегают в самоволку, заключенные – из тюрем, а психи – из хорошо охраняемых лечебниц. Неужели удастся контролировать фрилансера? Да и нужно ли это?
Почему люди работают удаленно?
Напомню, что прежде всего они надеются на повышение эффективности труда и экономию личного времени.
Большинство методов контроля связано со снижением производительности труда и затратами рабочего времени на бюрократические процедуры. Поскольку фрилансер изначально мечтает этого избежать, то он даст вам решительный отпор, если вы попытаетесь его контролировать.
У меня есть знакомый редактор, который работает удаленно. Он крайне дисциплинирован и обычно выполняет все задания довольно качественно. Когда-то он работал в офисе, но я переманил его на удаленную работу. Благодаря этому человек смог реализовать свою мечту. Теперь он выполняет необходимый для того, чтобы безбедно прожить, объем работы и уезжает путешествовать вместе со своей женой, чуть ли не 50% времени проводя в дороге. Перед тем как отправиться в очередную поездку, фрилансер предупреждает всех своих руководителей. Конечно, мы хотели бы нагрузить на него побольше работы, но смог бы он выполнить ее так же качественно и быстро? Пусть лучше трудится в своем режиме, ведь от этого выигрывает не только он сам, но и его руководство.
Планирование вместо контроля
Можете возмущаться, впадать в ярость и биться в истерике, но реальность такова, что для фрилансера его личные дела всегда стоят на первом месте. По секрету могу сказать, что для офисного сотрудника – тоже, просто ему сложнее заниматься своими делами на глазах у руководства (хотя бывают работнички, которых ничто не стесняет). Так вот, у фрилансера нет никаких причин отложить своп личные дела ради работы. И вы ничего не сможете с этим поделать, даже применяя самые жесткие меры. Так что я советую не бороться с этим замечательным свойством, а попытаться им воспользоваться.
Вам придется планировать работу с учетом личных дел фрилансера. Конечно, многим классическим руководителям это покажется немыслимым. «Как же так? – возмутятся они. – Я, такой важный человек, буду подстраиваться под какого-то студентика?» Да! Будете подстраиваться. Ведь обратное фрилансер воспринимает как «людоедство».
Как это работает?
В компании «А» руководитель Людоедов дал задание фрилансеру Лентяеву. Написал для него четкое задание, установил сроки, договорился с ним о штрафах и стал ждать. Лентяев задание не читал, о штрафах не думал, про сроки забыл. Людоедов как опытный руководитель регулярно напоминал Лентяеву о сроках и штрафах, справлялся о том, как идет рабочий процесс. Лентяев отвечал, естественно, что трудится в поте лица. И вот подходит срок сдачи. Людоедов требует предъявить выполненное задание.
Однако Лентяев пару дней назад, когда сел-таки за работу, обнаружил, что ему не хватает множества данных, из-за чего он задание выполнить не может, а обращаться к Людоедову за помощью уже страшно. Тогда фрилансер просит тирана о небольшой отсрочке: «Уже почти сделал, осталась пара вопросов», – и пытается срочно найти нужные данные по своим каналам. Людоедов бесится, угрожает штрафами и санкциями. Лентяеву уже неудобно просить еще одну отсрочку, и он перестает выходить на связь. Людоедов начинает непрерывно атаковать телефон, почту и ICQ Лентяева.
Штрафы растут. Фрилансер прикидывает свои перспективы получить хоть какие-то деньги, приходит к тому, что с учетом штрафов уже сам должен начальнику, и вовсе отказывается доделывать работу. Людоедов срочно ищет ему замену, находит телеработника Дуракаваляева, ставит ему более жесткие сроки, пишет для него более четкое задание и грозит более страшными штрафами...
В компании «Б» руководитель Человеколюбов дал задание фрилансеру Лентяеву, но при этом сразу выяснил, какие у него планы на ближайшую неделю. Оказалось, что Лентяев еще что-то делает для какого-то Людоедова, должен сдать один экзамен в институте и непременно попасть на день рождения к любимой девушке. Человеколюбов описал задание и поинтересовался, когда Лентяев сможет реально его выполнить с учетом всех этих важных дел. Фрилансер назвал дату. Человеколюбов как опытный руководитель время от времени просил присылать ему небольшие куски задания.
Лентяев отнекивался, объясняя это тем, что не хочет отдавать незаконченную работу. Человеколюбов настаивал на том, что ему пока подойдут даже сырые варианты и это нужно для того, чтобы не пришлось по десять раз переделывать работу. Лентяеву пришлось проглядеть задание, сделать какой-то пробный вариант и прислать. Выяснилось, что он совершил несколько ошибок, так как невнимательно прочитал задание. Пришлось изучить его более тщательно. Подошел оговоренный срок, но Лентяев в него не уложился, поскольку завалил экзамен в институте и ему пришлось готовиться к пересдаче. Однако значительная часть задания была уже выполнена и бросать его на полдороге не хотелось, тем более что Человеколюбов выглядел вполне адекватным руководителем и работника не покидала надежда получить гонорар. Лентяев прислал Человеколюбову уже готовые куски, и они чуть-чуть сдвинули сроки. Конечно, в них Лентяев тоже не уложился, так как страшно напился после успешной сдачи экзамена, но на следующий день все-таки прислал выполненную работу. Человеколюбов был очень рад, так как поставил сроки с большим запасом и готовился к худшему.
Конечно, эти примеры описывают самый сложный случай взаимодействия с персоналом довольно низкого уровня. Если вы сотрудничаете с опытными специалистами, то велика вероятность того, что они сами будут выстраивать с вами отношения, причем по всем правилам. Они будут обсуждать с вами задания, предупреждать вас о рисках и задержках. От вас в этом случае требуется лишь прислушаться к опытному сотруднику и не пытаться бросить вызов законам физики.
Неужели все так плохо?
Как видно из вышеприведенных примеров, чаще всего фрилансер пропадает из-за страха. Возможно, он не выполнил работу в срок или его планы изменились, и у него нет времени на выполнение вашего задания, но объясняться с вами ему неприятно. Кроме того, телеработник надеется, что позже он все-таки его осилит, и тогда ситуацию будет проще урегулировать. А пока, чтобы не ругаться, пропадает из вашего поля зрения.
Такое случается довольно часто, поэтому вам обязательно стоит знать, чем еще фрилансер занимается, и открыто показывать, что вы уважаете любые его личные дела. Тогда вы сможете прогнозировать сбои в работе и в зависимости от этого распределять задания.
Полезно познакомиться с родителями, друзьями и подругами фрилансера, чтобы в самом крайнем случае они помогли вам с ним связаться.
Вот случай из моей практики. Один фрилансер решил поехать в отпуск, но перед этим должен был сдать в редакцию все статьи. Последнюю из них он доделывал в ночь перед отлетом. Утром, когда фрилансер был уже недоступен на ближайшие две недели, редакция получила пустое электронное письмо. Человек просто забыл прикрепить к нему файл со статьей. Я хорошо знал его маму, позвонил ей и объяснил ситуацию. На следующий день приехал и нашел нужный файл на компьютере сотрудника в присутствии его мамы. Это было лет пять-шесть назад, и домой к фрилансерам я уже давно не езжу, однако приведенный пример показывает, что очень важно сохранять хорошие отношения с телеработниками, а иногда и с их родственниками. В критической ситуации это может вам помочь.
Довольно часто возникают различные обстоятельства, которые не дают фрилансеру сделать работу качественно и в срок. Однако лучше получить ее не совсем готовой и позже, чем не получить вообще. Поэтому любыми способами покажите телеработнику, что готовы к переговорам и компромиссам. Тогда ему будет просто незачем пропадать. Если же вы увлекаетесь санкциями, штрафами и прочим «людоедством», то будьте готовы к тому, что фрилансеры будут вас просто «кидать».
При тестировании различных устройств бывает, что мы выдаем телеработникам оборудование па руки. Одна известная во всем мире компания прислала нам свой супер-пупер DVD-привод на тестирование. Я сразу же отдал его инженеру-фрилансеру. Через пару дней компания срочно потребовала новинку назад, так как она должна была стать экспонатом на очень важной выставке. Звоним фрилансеру на мобильный – недоступен, звоним на домашний – никто не подходит. Мы перебираем все варианты вплоть до «барабанить в дверь кулаком», но через полтора дня наш удаленный сотрудник все-таки появляется. Оказывается, он взял оборудование и поехал отдыхать на дачу вместе со всей семьей. Мы объяснили телеработнику ситуацию, после чего он лично отвез DVD на какую-то очень значимую выставку, где всенепременно должна была быть представлена новинка известной во всем мире компании.
Этот случай еще раз подтверждает, что фрилансер сначала займется своими личными делами (например, поедет отдохнуть на даче), а уже потом станет выполнять ваши задания. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, вам придется учитывать это свойство телеработников. Этот случай был году в 2004, с тех пор мы предупреждаем всех фрилансеров, что перед отъездом необходимо вернуть взятое оборудование, поскольку оно может срочно понадобиться. С тех пор подобный случай не повторялся.
Обратите внимание, что я доверяю фрилансерам не только работу, но и материальные ценности (оборудование). За пять лет работы тестовой лаборатории особо серьезных проблем не было. Конечно, инженеры-тестировщики частенько что-то жгут или ломают. Это неизбежно при испытании оборудования. Однако они не воруют.
При удаленной работе очень важно доверие, и телесотрудник умеет его ценить. Если руководитель знает, что фрилансер честен, то он дает ему более серьезные и оплачиваемые заказы, может порекомендовать его своим друзьям и коллегам. Как правило, руководитель знает знакомых фрилансера. Так что телеработнику, нацеленному на долгосрочное сотрудничество, воровать, как правило, невыгодно.
Мотивация вместо напоминания
Получить выполненное задание в срок и удобоваримого качества – лишь часть мастерства управления фрилансерами. Отслеживать превратности судьбы каждого телеработника из вашей команды и оперативно на них реагировать довольно сложно. Так можно и с ума сойти. Поэтому настоящий сенсей должен создать условия, чтобы фрилансеры информировали его сами и сами предлагали варианты решения проблем, которые возникают практически всегда. Оптимально, чтобы не вы искали пропавшего телеработника, а он – вас.
Это возможно только в том случае, если ваш сотрудник очень заинтересован в работе, поэтому нужно прежде всего расспросить фрилансера, какие задания ему наиболее интересны. Тут есть небольшой подводный камень. Дело в том, что сотрудник скорее всего расскажет о тех задачах, которые кажутся ему наименее трудоемкими и потому представляют для него интерес. Однако на деле выполнять простые, но скучные задания фрилансеры не любят и делают это плохо. Поэтому вам необходимо выяснить, что человека увлекает, и стараться давать ему именно такие приятные задания, которые он будет выполнять с радостью. Тогда работа станет для него тем самым «личным делом», которое фрилансер ставит выше остальных.
Конечно, есть люди, которым ничего не интересно. Как правило, с ними работать очень сложно, так как нужно их постоянно подталкивать. С таким сотрудником стоит вам чуть-чуть отвлечься – и работа встанет.
Выводы
В настоящее время существует масса телекоммуникационных средств, по сути, дублирующих друг друга. Сложно себе представить ситуацию, чтобы нельзя было выйти на связь, ведь именно благодаря новым способам коммуникации и появилась возможность телеработы.
Однако люди часто отключают средства связи. Зачем? Чтобы скрыться от многочисленных Людоедовых, которые жаждут их крови. Они встречаются не только среди начальников, но и среди родственников, друзей, знакомых. Если вы попались такому в лапы лично, то уже никуда не убежать. Но если контакт происходит удаленно, можно просто отключить кровопийцу. Это ведь так удобно!
Будьте человеколюбивы, и каналы связи станут для вас более открытыми!
Фото: freeimages.com
