Некоторое время назад я был вынужден заниматься восстановлением учета в своей торговой компании, которая занималась оптовой и комиссионной торговлей. Мне пришлось последовательно сменить несколько бухгалтеров, которые брались за восстановление учета по этой компании и бросали его на полпути. Я самостоятельно занялся изучением этого вопроса, чтобы во всем разобраться, и обнаружил несколько моментов, которые не позволяли бухгалтерам довести это «гиблое дело» до конца.
Разбираемся сами
Во-первых, не вся первичная документация присутствовала на момент начала работ по восстановлению учета. Поэтому для того чтобы выяснить, какие же документы должны быть отражены в учете, мне пришлось сделать сверки расчетов с болеее чем сотней контрагентов. Не запускайте эту работу, поскольку я выяснил, что первичная документация на некоторых предприятиях, с которыми мы работали, через какое-то время уничтожается. Так как организации имеют обыкновение закрываться или сливаться, то бывает, что первичной документации просто не найти.
Во-вторых, схема работы компании была такова, что провести восстановление учета было невозможно без настроенной в соответствии с нашими типовыми операциями бухгалтерской программы. Я использовал 1С седьмой версии. Первоначально нанятые бухгалтеры пытались делать восстановление на ненастроенной под нас, типовой, конфигурации. Результат – они просто запутались, чей товар на нашем балансе и кому за него нужно платить. Некоторое время специалисты пытались решить эту проблему за счет наращивания количества занятых в восстановлении учета сотрудников. Мне приходилось нанимать дополнительных менее квалифицированных сотрудников для выполнения этой работы. Это требует дополнительных средств и дополнительного времени. Это нелегко, поскольку помощники хотят найти постоянную работу, поэтому такой путь успешным не был.
Я выяснил, что 1С – великолепная программа, которая позволяет автоматизировать учет, задав такие связи между первичными документами, которые характерны именно для наших типовых операций. После того как я нашел программиста и настроил 1С, введение первичной документации пошло как по маслу, и работа по восстановлению учета была выполнена в короткие сроки. Но почему же аудиторы и бухгалтеры, которых я нанимал, не сделали этого сразу же?
Непонятные слова
Есть несколько типов бухгалтеров: профессионалы, у которых бухгалтерия в полнейшем порядке, и «горе-бухгалтеры», которые только делают вид, что ведут учет. Как их различать?
Все начинается с того, что горе-бухгалтер не понимает какого-то специального термина или слова, относящегося либо к использованию бухгалтерской программы, либо к деятельности, в которую вовлечена компания. Например, в третьей главе руководства пользователя программы 1С есть термин «метаданные». Метаданные – это описание тех признаков первичной бухгалтерской документации, которые вы должны вносить в 1С, чтобы осуществлять учет. Например, есть типовые обязательные данные описывающие товарно-транспортную накладную: цена, наименование товара, размер НДС, грузоотправитель или грузополучатель. Также вы можете ввести дополнительные данные (номер автомобиля, на котором осуществлялась перевозка, имя экспедитора, вес товара у грузоотправителя и вес товара у грузополучателя – для автоматического формирования актов на списание выявленных излишков или выявленной недостачи, если такое случается с вашим товаром). Так вот под описанием признаков подразумевается то, какими будут эти поля в программе: текстовыми или цифровыми, какой длины, с какими другими данными они будут связаны и будут ли они выбираться из списка, справочника или вводиться пользователем вручную и т.д.
Не понимая термина «метаданные», горе-бухгалтер не настроит 1С самостоятельно и не даст задание программисту.
Если горе-бухгалтеру встречаются подобные непонятые слова, он будет стремиться отгородиться от них. Обычное дело – пропустить часть материала, посчитав ее неважной. Но бухгалтер будет делать ошибки, которые, вполне вероятно, остаются не замеченными высшим руководством, и, не добившись сбора всей первичной документации, свою работу не выполнит. Если ничего не предпринять, у вас внезапно может «полететь» бухгалтерская программа, и вы будете вынуждены нанять другого специалиста для восстановления учета. А ваш горе-бухгалтер останется как бы не при чем, мол, компьютер виноват.
Причем любой такой «специалист» осознает, что он наносит вред компании, и на самые элементарные схемы платежей за третьих лиц реагирует так, как будто это что-то суперзапрещенное, а также создает изощренные бюрократические барьеры при оформлении первичной документации в попытке уменьшить ее количество.
Такого горе-бухгалтера приходится «продавливать», то есть заставлять выполнять какие-то действия волевым решением. При этом он просто напрашивается на то, чтобы по отношению к нему проявили грубость, и получает это с понижением премиальных и каким-нибудь холодным кабинетом в придачу. В душе такой горе-бухгалтер ждет такого отношения к себе и на людях играет обиженного человека. У него появляется отличный повод для того, чтобы внезапно уйти. Мы получаем «опытного» горе-бухгалтера, который там работал и там работал, но нигде больше года не задерживался.
Как защить компанию от некомпетентности бухгалтеров?
Задайте бухгалтеру вопрос: «Что обозначает слово «метаданные» из третьей главы руководства пользователя программы 1С?». Если он запнется или замнется и не скажет сразу же, ждите восстановления учета.
Пусть аудиторы составят перечень документов, которые должен знать ваш бухгалтер. Проверьте все ли слова в этих документах понимает специалист. Составьте список терминов, которые используются в вашей компании, и выясните, знает ли их бухгалтер.
Попросите компанию, предоставившую вам бухгалтерскую программу, сделать описание вашей конфигурации. Если бухгалтеру многое незнакомо в этом документе, рекомендую вам либо откладывать деньги на будущее восстановление учета в размере текущей заработной платы специалиста и его помощников, либо организовать обучение ваших бухгалтеров в компании (что гораздо дешевле любых проблем, связанных с восстановлением учета).
Фото: freeimages.com
Достаточно было бы того, что бухгалтер должен понимать- что ему нужно от программы.. И донести это до руководителя. Да, и не обязательно ему знать такой ''страшный'' термин как ''метаданные''... Он пользователь, а не программист ;) И может быть, если бы стартово руководитель поинтересовался- в чём проблемы: то результат не заставил себя ждать..
А для проверки -пусть аудиторы напишут для бухгалтера в качестве теста пару многоходовок..на тему : по закрытию задолженности например.., ''чей товар на нашем балансе и кому за него нужно платить..''
Решит -их бухгалтер, значит знания больше, чем просто знание плана счетов и типовых проводок..
И надо учитывать -новому человеку, на новом месте психологически тяжело просить помощи (например в настройке программы), тем более что это может быть расценено как некомпетентность..
Судя по всему, описываемая в статье компания не очень крупная. Обычно, в таких компаниях персонал достаточно просто может общаться между собой, жизнь не усложнена бюрократией и согласованиями, прослойка между бухгалтером и директором (финдир, дир. по персоналу и т.п.) зачастую отсутствует.
Вы берете человека на работу, который может уйти в любой момент, а вы-то останетесь, и ответственность за бухучет все равно лежит на вас, как на директоре. Вероятно, надо постоянно быть с сотрудником в контакте, уметь распознать наличие проблемы, и помочь разрешить ее. Не нарушая субординации, но и не теряя контроля .
Из методов контроля именно за учетом, можно порекомендовать, не вникая в сам учет, периодически запрашивать к определенному сроку такие документы, как :
По налогам: акт о проведении сверки с налоговой за период ( поквартально, за год), выписки с лицевых счетов компании, справки об отсутствии задолженности по налогам, сданные декларации с отметкой о принятии.
По первичке: сброшюрованные книги покупок и продаж, список контрагентов с отметкой о том, когда истекает срок договора и продлен ли он, акты о проведении инвентаризации с контрагентами, акты по товарным остаткам, сверки с банком, прочие обобщенные ведомости по основным участкам и бухгалтерским счетам. Например , попросить журнал счетов – фактур за январь, выбрать произвольно два-три счета и попросить их показать.
По календарю бухгалтерских отчетов: нет-нет да и удивить своего бухгалтера вопросом «а мы когда очередной отчет в ПФР сдаем, до 1 февраля или до 15го» ? и так далее.
Все это несложно, от глобальных директорских дел несильно отвлекает, но бухгалтер будет знать, что вы руку всегда держите на пульте.
Ну а в редкую свободную пятиминутку можно с бухгалтером и о метаданных порассуждать.
Советы хоть и однобокие, но чрезвычайно полезные! Тест на определение метаданных считаю справедливым, так как именно разночтения в определении классов первичных документов приводят к коллапсу учетной политики.
У автора, как говорится, наболело…
На мой взгляд, бухгалтер в первую очередь должен быть специалистом в своей профессии. А вот Главный бухгалтер, в статье говорится о нем, должен обладать и другими компетенциями. Он должен быть руководителем, умеющим организовать работу своего подразделения и понимающим, что перед предприятием стоят задачи более широкие, чем организация бухгалтерского учета. Любой специалист должен владеть инструментом, на котором работает, в данном случае это 1С. И вот здесь задача главного бухгалтера самому уметь работать в системе учета и обучить свой коллектив. Я думаю, что разумный руководитель не пожалеет средств на повышение квалификации своей бухгалтерии.
К сожалению, главный бухгалтер не всегда умеет руководить и не всегда сотрудники хотят учиться. Зачастую на предприятии складывается ситуация когда бухгалтерия живет собственной жизнью, и считает что предприятие создано для того, чтобы бухгалтерии было удобно.
Вот тогда и возникает ситуация описанная автором:
« … и на самые элементарные схемы платежей за третьих лиц реагирует так, как будто это что-то суперзапрещенное, а также создает изощренные бюрократические барьеры при оформлении первичной документации в попытке уменьшить ее количество.»
А в отношении «метаданных»… знать их конечно не плохо, но, на мой взгляд, это не может служить мерилом квалификации бухгалтера…
Мне довелось восстанавливать учет,моя коллега вела практически вручную бухгалтерию,в программе были только платежные поручения без разбивки по контрагентам,и такая же касса, мне пришлось очень много работать,чтобы всю махину документов ''втащить'' в программу,зато сейчас... любая цифра за пять сек.