Как уменьшить стоимость аудита

Аудитор — не только независимый проверяющий бизнеса, который должен дать максимально объективную оценку соответствия ваших учетных процедур требованиям законодательства. Он может стать и персональным консультантом для каждого проверяемого специалиста, подсказывающим, какие из допустимых вариантов надо выбрать, чтобы повысить эффективность учета и сэкономить деньги компании. Он может быть вашими дополнительными «незамыленными» глазами и ушами, помогающими взглянуть на ситуацию с другой точки зрения, еще раз оценить влияние человеческого фактора и операционных рисков на результаты прошлого, настоящего и — что может быть наиболее ценным — будущего. Аудитор обязан быть в курсе последних изменений законодательства, в том числе еще только вступающих в силу и ожидаемых к рассмотрению. Наконец, он имеет бесценный опыт практического знакомства с действующими системами и принципами учета у других успешных предпринимателей, среди которых, вполне возможно, есть компании из вашего сектора или даже ваши прямые конкуренты.

Все эти моменты переводят оплату услуг таких проверяющих из разряда затрат в категорию важных инвестиций. Разумеется, если правильно построить взаимоотношения между компаниями. Но даже на важные инвестиции не бывает бесконечных бюджетов, поэтому актуальность вопроса минимизации выплаченных аудиторам сумм не снижается.

Дальнейшие размышления основываются на личном опыте работы с аудиторами и являются личным мнением автора по этому неоднозначному вопросу.

Анатомия прайс-листа

Услуги аудитора нельзя считать «вещью в себе», за которую полагается фиксированная сумма плюс-минус незначительный процент скидок и надбавок. Даже при торговле стандартными услугами «правильный» продавец всегда идет навстречу требовательному покупателю, изменяя «рецептуру» продукта в надежде заполучить лояльность и дополнительную прибыль. В этом смысле продажа аудита — технически гораздо более сложной услуги — больше похожа на собирание конструктора с большим полем для творчества и, соответственно, изменения цены. Впрочем, обычно в бОльшую сторону.

Рассмотрим составляющие этого конструктора на рисунке 1.

Рисунок 1. Примерный перечень составляющих цены аудиторской проверки. (Кликните, чтобы увеличить)

Сначала определяется база для расчета цены, формируясь из шести неравных по своему весу составляющих.

Рыночная цена часа работы квалифицированного аудитора — это заработная плата специалиста соответствующей квалификации с учетом налогов и коэффициента востребованности (если аудитор, например, в среднем занят проверками только 80% рабочего времени, цена часа вырастает на 25%). Чем квалифицированнее специалист, тем выше должна быть цена. С одной стороны, на этот показатель повлиял кризис, с другой стороны, крайне непросто заранее быть уверенным в уровне квалификации специалистов, которые будут проводить аудит.

Рыночная цена часа работы технического специалиста вычисляется аналогично с той лишь разницей, что выполняемые технические работы (набор текста, выкопировка, подборка документов и тому подобное) требуют меньшей квалификации, поэтому обычно выполняются помощниками, требующими меньшего вознаграждения за труд.

Распределение доли постоянных издержек аудиторской компании — это, собственно, часть административно-хозяйственных расходов и прибыли, подающих пропорционально на стоимость человеко-часа. Чем больше в штате аудитора непрофильных специалистов, и чем хуже управление самой компанией, тем большую сумму должны «отработать» аудиторы на местах.

Уникальность квалифицированных работ отражается в цене часа благодаря обычному закону спроса и предложения: чем меньше аналогичных специалистов на рынке с редкими характеристиками (знаниями, опытом и тому подобное), тем больше должен заплатить тот, кому нужны именно такие услуги. Чем стандартнее компания и ее процессы, тем меньше она должна платить при прочих равных условиях. Даже таким же по квалификации специалистам.

Уникальность технических работ учитывается по такому же принципу.

Надбавка за бренд — самое спорное место в данной формуле. Все помнят историю Arthur Andersen, но многие забывают ее при работе с другими именитыми аудиторами. Я лично был свидетелем, когда тот самый Андерсен набирал с моего факультета на работу девушек, основываясь на внешних данных и требуя только знания английского. Гарантирует ли громкое имя высокое качество? Вопрос неоднозначный. Но заплатить за дорогие костюмы генерального директора и именитый корпоративный транспорт его заместителей придется именно вам, если вы решитесь с ними сотрудничать.

Перечисленные составляющие формируют базовую цену услуги — некую усредненную стоимость человеко-часа (или человеко-дня, как у кого больше принято). При этом доля каждой составляющей, разумеется, доподлинно неизвестна. Нас особенно должна беспокоить доля неквалифицированных технических работ и стоимости бренда, а так же непрямых (для нас) административных издержек самой компании. В конечном счете, мы покупаем труд квалифицированных аудиторов и хотим платить именно за это.

Далее определяется объем работ в человеко-часах (человеко-днях), зависящий от объема работ квалифицированных аудиторов, объема технических работ и размеров непроизводственных потерь.

Первые две составляющие — самая большая тайна ценообразования. Особенно если аудиторы приходят впервые и пытаются «на глазок» прикинуть объем требуемых для проверки документов. Стараниями коммерческих представителей с помощью ответов на не всегда очевидные вопросы в предварительных анкетах, аудиторские компании для определения этого показателя пытаются привязаться к объему выручки, количеству бухгалтеров или операций по различным направлениям хозяйственной деятельности.

Сможете ли вы сами ответить на вопрос: Сколько документов по каждому из скольки бизнес-процессов вам надо проверить на соответствие требованиям законодательства, чтобы с устраивающей вас степенью вероятности признать, что с учетом все в порядке? А ведь вы еще и знаете специфику, нюансы и подводные камни. Теперь представьте, каково аудиторам. Поэтому немудрено, что это число — скорее плод статистических иллюзий, а не честный ответ на ваши индивидуальные запросы. Некоторые практические аспекты по этому вопросу будут ниже.

Непроизводственные потери закладываются для компенсации периодов ожидания документов, вызова профильных специалистов для комментариев и прочих расходов времени на процессы, не связанные с аудитом непосредственно. Обычно по этому поводу в договорах и появляются оговорки следующего характера: «Увеличение сроков проверки, произошедшее по вине Проверяемой компании либо в связи с увеличением объема услуг, является основанием продления срока оказания услуг на соответствующий период, при этом стоимость услуг увеличивается за каждый дополнительный человеко-час увеличения срока согласно установленным тарифам Аудиторской компании». Замечу, что «сэкономленные» человеко-часы никогда аудиторами не возвращались.

Перемножив базовую стоимость человеко-часа на количество часов, мы получаем базовую стоимость аудита, корректировать которую призваны скидки и надбавки.

Надбавки обычно складываются из географических, за срочность, сезонность и дополнительные работы.

Географические надбавки взимаются, если места проверок расположены в разных городах, и обычно компенсируют стоимость командировок специалистов.

Надбавка за срочность берется, если проверку требуется провести в ближайшее время, изменив график работы специалистов. Особенно актуально в «сезон» — время перед сдачей годовой отчетности, когда появляется надбавка за сезонность. У каждой профессии есть свое «время делать деньги», и аудиторы в этом плане — не исключение.

Последняя надбавка — за дополнительные работы — позволяет аудиторской компании заработать деньги на восстановлении учета, подготовке документов, разработке положений, формировании рекомендаций и прочих работах, больше характерных для консалтинговых компаний и организаций бухгалтерского аутсорсинга. Покупка таких «пакетных решений» может оказаться неплохим подспорьем для компаний, желающих всего и сразу.

Кроме надбавок, аудиторы могут делать и скидки.

Скидка за график предоставляется за счет снижения совокупной стоимости работ благодаря заранее согласованному графику проверок, когда часть работ проводится «не в сезон», в моменты наименьшей загрузки аудиторов и т.п. Сюда же попадают скидки «ранних пташек» заказа проверок.

Скидка за объем проистекает из возможности увеличить коэффициент востребованности специалистов, сократить непроизводственные простои и, таким образом, снизить себестоимость работ, вернув часть такой экономии через соответствующую скидку.

Скидка за лояльность подразумевает отдельное ценообразование постоянным клиентам.

Имиджевые/рекламные скидки подразумевают наличие у заказчика услуг известного имени, благодаря сотрудничеству с которым и получению положительных рекомендаций от которого стоимость бренда аудиторской компании и уровень ее репутации может существенно вырасти. Традиционно аудиторы просят письменные отзывы у всех значимых клиентов, но стараются сделать это бесплатно, а иногда выкладывают название клиента у себя на сайте без его ведома. А ведь это тоже повод поторговаться.

Разумеется, есть еще множество индивидуальных факторов, способных влиять на цену проверки, начиная с прямого указания акционером на конкретную аудиторскую компанию и заканчивая пресловутыми откатами. Позволю себе исключить данные позиции из обсуждения, так как опыта работы с ними не имею и вам иметь такой опыт не рекомендую.

Разобрав механизмы ценообразования, попробуем разобраться с составом самих аудиторских услуг, чтобы понять за что по такой схеме с нас должны (или не должны) брать деньги.

Официант! Меню!

Заказать «просто аудит» — это как заказать бизнес-ланч, ориентируясь только, скажем, на его цену и количество килокаллорий. И разумеется, название ресторана. Возможно, для быстрого обеда этот вариант можно считать подходящим (и, зачастую, это действительно неплохое решение), но для вдумчивого подведения с акционерами итогов периода — вряд ли. Поэтому наш стол должен быть уставлен только теми блюдами, которые мы выберем сами. Или согласуем, исходя из рекомендаций специалиста.

Предложу следующую трактовку вариантов «сервировки» (рисунок 2).

Рисунок 2. Составные части процесса аудиторской проверки.

Обязательный аудит в соответствии с законодательством — это «программа-минимум». В любом случае, этот объем работ должен присутствовать и может зависеть только от особенностей бизнеса. Это как основное блюдо на столе, если хотите сравнение.

Дополнительная более глубокая проверка отдельных участков потому и называется дополнительной, что делается только по желанию заказчика и охватывает только указанный им объем документов на указанную им глубину. Это дополнительное блюдо. Но иногда его наличие может оказаться едва ли не значимее основного. Если вы беспокоитесь о наличии потенциальных проблем в каких-то зонах ответственности (особенно — если уверены в их наличии, и тем более — если это грозит существенными санкциями), вы сами определяете, где и что надо посмотреть свежим профессиональным взглядом.

Разработка документов и постановка учета может стать в этом списке блюд основным гарниром. Если процессы неформализованы, можно воспользоваться опытом аудиторов и привлечь их в качестве консультантов разработать вам инструкции, регламенты и положения, охватывающие различные аспекты учета. Насколько они будут «разработаны» специально для вас с учетом индивидуальных особенностей бизнеса — вопрос философский, ответ на который часто лежит между размером предложенной платы и совестью аудиторов, ставших в одночасье консультантами. По крайней мере, будет, с чего начинать самостоятельную работу.

Восстановление учета требуется, только если положение дел на каких-то участках совсем плачевно и требует незамедлительного принятия решений. Это дополнительный гарнир для проголодавшихся и никогда не бывает в списке основных блюд. Повод серьезно задуматься над «здоровьем» организма заказчика.

Неформальные консультации — это, несомненно, десерт. Самое вкусное. Никто не будет требовать от аудиторов подробного отчета по данному вопросу, но пообщаться с ними тет-а-тет всегда полезно. Спектр вопросов обычно охватывает следующие темы:

1. Насколько сотрудники находятся «на своих местах»?

2. На какие участки стоит обратить внимание, исходя из особенностей бизнеса компании и ее конкурентов (либо компаний этого же региона и тому подобное)?

3. Какие участки стоит формализовать глубже и/или по каким процессам надо разработать документы в соответствии с законодательством (хотя бы указать перечень участков, но желательно — намекнуть/прямо обозначить названия документов)?

4. На что бы вы порекомендовали обратить внимание [в целом], исходя из специфики бизнеса/ожидаемых изменений законодательства/опыта проверок конкурентов/опыта работы с передовыми компаниями?

5. Что можно отметить как наиболее успешное решение [вопросов учета], а что — как самое устаревшее[, но еще, вполне возможно, работающее]?

Перечень таких вопросов зависит только от уровня открытости аудиторов, но именно в этой неформальной работе можно получить наибольший результат от того самого свежего незамыленного взгляда с бесценным опытом проверок других предприятий разной степени успешности.

Ознакомившись с примерным содержанием меню и ориентировочным способом ценообразования, мы можем перейти к самому важному этапу — определению оптимальной цены.

Не оказаться скупым и не заплатить дважды

Выбор аудитора никогда не должен походить ни на размышления в магазине среди полок с понятными ценниками, ни на бойкую торговлю на восточном рынке. Он находится между этими вариантами. К какому ближе — зависит только от вас. Попробуем сформулировать несколько идей в помощь интересующимся.

Идея №1. Начинаем с определения минимума, ниже которого вам спуститься не удастся, чтобы в результате погони за низкой ценой не получить пародию на аудит в исполнении неизвестного любителя демпинга. Обычно этот процесс включает получение «аккредитаций» потенциальных аудиторов от акционеров и руководителей — кого бы они хотели или не хотели видеть в списке. Далее определяемся с требованиями наличия рекомендаций, опыта работы в вашей индустрии, «возраста» компании и т.п. Что важно, а что будет мелочью — решать вам. Но формализация этих требований существенно поможет при поиске оптимального соотношения цена/качество. Даже если у вас есть давние отношения с какой-нибудь из компаний, не лишним будет «протестировать» ее и конкурентов на предмет соответствия пожеланиям.

Идея №2. Четко определиться с объемом проверки. Вы и ваши специалисты могут разбить всю деятельность на отдельные элементы, в которых продумать глубину требуемой проверки, понять, что может потребовать восстановления/доработки/формализации усилиями аудитора, а что можно будет сделать самим. Законодательство законодательством, но заказчик аудита — вы. И никак не сам аудитор.

Идея №3. Подготовьтесь к аудиту и исключите все непроизводственные потери: заранее продумайте списки документов и сделайте так, чтобы они были готовы моментально оказаться на столах аудиторов, назначьте ответственных за предоставление этих документов и сбор комментариев по ним для аудиторов в каждом значимом подразделении и наделите этих ответственных на срок проверки повышенными полномочиями, позволяющими экономить время.

Идея №4. Выделите собственных делопроизводителей для копировальных и прочих технических работ и закрепите их за аудиторами. Кроме выполнения этих функций поручите им следить за уровнем работоспособности аудиторов.

Идея №5. Не дайте аудиторам сэкономить оплаченные часы. На практике, такая экономия может достигать едва ли не трети, поэтому, во-первых, отмечайте приход и уход аудиторов (потому что они любят все мерять в днях, но при этом с удовольствием делая некоторые из них сокращенными по личным вопросам либо уходом на корпоративные семинары/тренинги), во-вторых, договоритесь, что любая экономия свыше 5-10% будет возвращена деньгами на расчетный счет.

Идея №6. Разбейте аудит на этапы. После первого этапа проверки самых проблемных направлений должен быть тайм-аут для самостоятельной ликвидации проблем и недоделок. Аудиторы при этом могут быть освобождены для другого проекта. На следующем этапе они контролируют исправления и проверяют менее проблемные участки учета. Это позволит оптимизировать нагрузку и решить больше вопросов своими силами.

Идея №7. Укажите максимум результатов, которые хотите достичь, в договоре, с конкретными санкциями за конкретные проблемы с их достижением. Реализация этой идеи, скорее всего, — самая сложная часть переговоров. Но попробовать надо. К тому же, этап неформальных консультаций, по определению, формализовать невозможно. Что ж, пусть это будет возможностью проявить ваши таланты переговорщика.

Идея №8. Предложите «бонус» — в случае положительного результата годовое сотрудничество и написание развернутых положительных рекомендаций плюс указание вас в числе клиентов в информационных материалах аудиторской компании. На этом бонусе можно попытаться и сбить цену.

Идея №9. Незнакомым со спецификой конкретного бизнеса аудиторам всегда непросто оценить объем работ по годовому аудиту и провести их в обозначенные сроки с первого раза. Вполне возможно, полезным будет рассмотреть поквартальный аудит отчетности. Это может так же снизить общую цену проверки, но, что гораздо важнее, поможет заранее предотвратить наличие проблем для последующего исправления, будет держать соответствующие службы «в тонусе» и поможет аудиторам более эффективно исполнять свои обязанности. По крайней мере, так это выглядит в теории.

Идея №10. Контролируйте все лично. Регулярно заходите, проговаривайте свои требования, подключайтесь к спорным ситуациям в рамках своих полномочий либо поручайте непосредственным подчиненным с контролем исполнения. Подойдите к процессу неформально.

Выжать максимум

Мне нравятся оговорки в договорах в духе следующей: «Цены на услуги, указанные в настоящем Договоре, определены только для настоящего Договора и не могут служить прецедентом или конкурентным материалом при заключении аналогичных договоров в будущем». Значит, что-то мы смогли сделать такое, повторению чего в будущем исполнители не обрадуются. Но снижение цены при покупке услуг — процесс неоднозначный. Скажем, уломав парикмахера на 40% скидку, вы рискуете быть отвратительно подстриженным, и потом будет очень сложно нивелировать последствия. Где-то между этими камнями и лежит дорога к рачительному освоению бюджета на аудит.

Реализуя идею собрать 100% результата, помните, что часть наиболее ценных сведений возможно получить только неформально, в дружеской обстановке. Обязательно организовывайте встречи с представителями и старайтесь больше переписываться и созваниваться — такое общение дает много поводов для размышлений. В моей практике доходило до абсурда, когда «старая», уважаемая компания, претендующая на лидерство, упорно обращалась ко мне в электронных письмах на адрес явно мужского рода chadin@... не иначе как «Алеся». Многое кроется в деталях.

Иногда задача не перегнуть палку в погоне за экономией ничуть не важнее этой экономии. Услуги — слишком тонкая материя, чтобы рубить с плеча. Кое-что остается за пределами цифр.

Фото: www.youtube.com