Способ снизить расходы без ущерба для компании

Кризис в экономике так или иначе затрагивает все сферы бизнеса. Прямо или косвенно, но все компании замечают влияние актуальных событий на свои бизнес-процессы. Во множестве отраслей уменьшатся доходы, так как конечный потребитель перераспределят свои расходы и уменьшает количество приобретаемых им товаров и услуг. И выигрывают в этой ситуации те участники бизнес-сообщества, которые первыми сумели адаптироваться к происходящим изменениям. При этом очень важно помнить, что чем меньше внимания к вопросам управления информации, тем выше потери компании в период кризиса, когда идет конкурентная борьба за каждого клиента.

Три основных механизма по предотвращению и преодолению финансового кризиса внутри компании это:

• Уменьшение затратных статей расходов
• Увеличение поступления денежных средств
• Более эффективное развитие компании

Давайте подробно остановимся на каждом из этих пунктов, и посмотрим, каким образом корпоративные аутсорс-услуги обеспечивают превосходство вашего бизнеса даже в условиях нарастания экономического кризиса. И из чего может состоять комплекс методов в различных подсистемах менеджмента, позволяющий перенаправить финансовые потоки так, чтобы оптимизировать расходную часть бюджета и увеличить доходы.

Уменьшение затратных статей бюджета

В среднем расходы на документооборот могут достигать до 50% всех затрат на ведение дела. Но практически силами внутреннего персонала достаточно сложно подсчитать, сколько именно бизнес тратит на управление и хранение документов. Это связано в первую очередь с тем, что с документами работают сотрудники различных подразделений, и свести «воедино» всю имеющуюся информацию о категориях документов и их движениях, может оказаться проблематично.

В данном случае, удобнее использовать аутсорсинг документооборота и, таким образом, получить полную и профессиональную оценку каждого движения документов, реальных издержек на их обработку и возможностей для оптимизации затрат в данном направлении. Кроме того, любые документоемкие бизнес-процессы требуют привлечение как человеческих, так и материальных ресурсов. И, как показывают независимые исследования, в среднем за счет передачи процесса обработки документации на аутсорсинг, затраты на организацию документационного обеспечения снижаются минимум на 25%. Соответственно, организация, которые заинтересована в снижении затратных статей расходов вообще, и издержек на обработку документации в частности, может значительно сэкономить путем передачи этой задачи на аутсорсинг.

Важно! Работать с сокращением бюджета можно только по тем расходным статьями, которые поддаются реальной экономии. Создавать, управлять и хранить документы придется в любом случае. Попустительское отношение к ведению документации компании чревато административными или даже судебными издержками, а также упущенной выгодой и недополученной прибылью.

Эффект от перевода архива на аутсорсинг не мгновенный, но ощутимый и долгосрочный. Это системная экономия, которая поможет вашей компании укрепить свои позиции и получить конкурентные преимущества в период кризиса.

Увеличение доходности

Уменьшение затратных статей бюджета – это только одно из экономических преимуществ аутсорс-управления документацией. Также благодаря передаче документов на внеофисное хранение, происходит значительное повышение качества и прозрачности всех бизнес-процессов, а значит сокращаются сроки закрытия сделок, общая оперативность и эффективность работы. При этом повышается качество оказываемых вашей компаний услуг, и таким образом, вы получаете дополнительные конкурентные преимущества в условиях жесткой конкуренции, которая особенно обостряется в периоды экономических кризисов.

Внеофисное хранение документов обеспечивает:

• Высвобождение человеческих ресурсов
• Простоту управления документами

Таким образом, у сотрудников компании появляются возможности для более эффективной и плодотворной работы. А значит высвобождаются ресурсы для получения дополнительных прибылей и обеспечиваются конкурентные и стабильные преимущества.

Важно! Наиболее ощутим экономический эффект от внеофисного управления документами в том случае, если обработка и хранение информации передается на аутсорсинг полностью. Так обеспечивается полная оптимизация и автоматизация всех процессов управления документацией, а значит и создает больше возможностей для получения дополнительных прибылей.

Более эффективное и стабильное развитие

Антикризисное управление компанией требует принятия сложных управленческих решений, в том числе и в условиях ограниченности финансовых средств, состоянии высоких рисков, при отсутствии определенности и ясности перспектив. И, учитывая высокий уровень ответственности, и цену ошибки, очень важно иметь уверенность в том, что все документы компании хранятся в условиях повышенной надежности, с полной гарантией соблюдения действующего законодательства. Ведь малейшее нарушение в сроках или конфиденциальности хранения документов может нести в себе риски дополнительных финансовых издержек или упущенной прибыли.

Передача управления и хранения документов на аутсорсинг позволяет перестать беспокоиться о таких процессах управления документацией, как:

• Научно-техническая обработка документации
• Определение сроков хранения
• Подготовка и передача документов в Госархив
• Гарантия сохранности и защищенности данных;
• Конфиденциальное уничтожение

Важно! При передаче документов на внеофисное хранение, ваша компания перестает зависеть от личной дисциплины и лояльности сотрудников. Теперь документы гарантированно и надежно сохраняются даже в том случае, если лояльность сотрудников снизилась по каким-либо экономическим или социальным причинам, что вполне вероятно в условиях кризиса.

Оптимизация управления документами как механизм преодоления кризиса

Затраты на управление и хранение документов – это та часть бюджета, которая не может быть урезана без ущерба для конкурентоспособности и эффективности компании. И пока экономика находится в условиях дестабилизации, важно сохранять свои преимущества, и иметь возможность перенаправить финансовые потоки так, чтобы, с одной стороны, максимально оптимизировать издержки, а с другой – обеспечить компании возможности для стабильного роста и развития.

Важно! Реализация проекта оптимизация и автоматизации внеофисной работы с документами не требует больших инвестиционных вложений, что особенно существенно в условиях экономической напряженности.

Преимущества аутсорсинга документооборота оценит любая компания, от самых больших до самых маленьких. Ведь экономический эффект пропорционален общему размеру бюджета, затрачиваемого на управление документами.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 23 февраля 2015 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции.