Людмила Шишкина: Корпоративный портал – оптимальное решение для организации рабочего места сотрудников

Есть проблема

По мере роста численности сотрудников в Вашем головном или удаленных офисах растет и количество информации, которую сотрудники «производят», обрабатывают и обмениваются друг с другом. Возникает проблема быстрого и удобного поиска

Как проблема возникла?

В первый год работы (когда в организации было 5 сотрудников) достаточно было попросить и прислать друг другу файлы с прайсами, счетами от поставщиков, или должностные инструкции и др. На второй год, когда в офисе стало 10 сотрудников, была организована локальная сеть где стали размещать документы на сетевом диске, понятного Всем каталога с папками было вполне достаточно. Но потом количество сотрудников росло: 20, 30, 40 и т.д.

За эти годы все они стали пользоваться корпоративной почтой, обзавелись информационной системой CRM или ERP класса и кучей других приложений, накопили огромную базу знаний: корпоративный кодекс, регламенты и рабочие инструкции и многое, многое другое. Новый сотрудник, придя к ним в штат, просто заблудится в этом «дремучем информационном лесу», и одних ссылок на сетевые доски, офисные приложения и корпоративные стандарты на рабочем столе и web-браузере будет недостаточно. Да и как Вы представляете себе поиск чертежа продукта в каталоге из 100 папок, если таких товаров 1000.

Разумное решение!

Создать корпоративный портал. По опыту моей компании, это единственный способ интегрировать в одном «месте» все офисные приложения и базу знаний. Создание корпоративного портала это отдельный организационный проект компании, который можно выполнить своими силами или при помощи консультантов. Его разработка и наполнение представляют собой поэтапный процесс, в ходе которого поступательно развивается функциональность портала, создаются отдельные информационные разделы и рабочие места.

В данной статье, я не буду касаться различных вендоров (разработчиков порталов), не буду раскрывать аспекты разработки или внедрения портала, как процесса.

Хочется поговорить об архитектуре контента портала, а именно о его «начинке», из каких разделов он должен состоять и как выглядеть, чтобы вызвать интерес у сотрудников и быть понятным даже удаленным пользователям, тем, пользователям, которые откроют портал самостоятельно и станут разбираться в информационных потоках Вашего предприятия без посторонней помощи.

На рисунке представлена архитектура, реально действующего корпоративного портала, которую разработали сотрудники моей компании без привлечения сторонних консультантов. Портал рабочий: им пользуются как удаленные виртуальные пользователи, так и местные офисные сотрудники.

Рисунок – Архитектура корпоративного портала

Рассмотрим вкратце каждый раздел.

Раздел 1. « Мои задачи»

Содержит информацию о работе, которую сотруднику поручает руководство либо он запланировал себе сам. Два основных вида задач:

1) Отражаются назначенные задачи другими сотрудниками (в основном руководством).

2) Отражаются собственные задачи (назначенные лично самому себе).

Обратите внимание, что информация любого раздела имеет несколько представлений.

Представление – это, определенным образом,  отсортированная информация по всему разделу. Так, например, в разделе «Задачи» можно видеть:

• «Активные задачи» – задачи всех сотрудников, требующие завершения;
• или «Все задачи» -  все задачи на портале, без какого-то фильтра;
• или «Завершающие сегодня» - задачи срок исполнения которых истекает сегодня и т.д.

При желании любой пользователь для личного удобства может создавать представления, либо менять существующие. Измененное прежнее или созданное заново пользователем представление будет отражаться только в его личном профиле.

Раздел 2. «База знаний»

Содержит библиотеки документов (в основном файлы форматов pdf., doc., DjVu), содержащие:

• базовые корпоративные и уставные документы;
• рабочие инструкции и регламенты, 
• должностные инструкции;
• учебные материалы (книги, пособия, презентации);
• документы для клиентов (бланки, коммерческие предложения, шаблоны договоров и т.д.);
• каталоги товаров, информацию о продуктах и производстве и многое другое.

Для поиска нужных документов  достаточно использовать окно поиска (верхний правый угол страницы). На корпоративном портале поиск является промышленным, т.е. запрашиваемые слова и комбинации слов находятся не только в названии файлов, но и в самих текстах документов.

Раздел 3. «Документооборот»

 В данный раздел помещают  документы, требующие согласования или  утверждения другими сотрудниками компании. В зависимости от выбранной папки и способа создания документа, автоматически срабатывают бизнес-процессы, адресующие те или иные документы ответственным лицам. Ниже в таблице приведены примеры таких бизнес-процессов.

Таблица – Разновидности рабочих процессов (некоторые примеры)

Раздел 4 «Отчеты»

Содержит открытую для внутреннего пользования информацию о финансово-хозяйственной деятельности компании; деятельности сотрудников, функциональных подразделений и компании в целом.

Так, например, общедоступными являются ежемесячные отчеты о производительности сотрудников отдела продаж, содержащие ежедневные качественные и количественные показатели эффективности: количество выполненных задач и звонков, интенсивность документооборота с клиентами, количество обращений в техподдержку, личный объем продаж.

Раздел 5. «Совместная работа»

Содержит информацию о коллективных проектах (узлах) и совместных рабочих областях.

Такие узлы создают менеджеры проектов, они же являются ответственными за наполнение контентом узла.  Доступ к совместным узлам (проектам) имеют только его организаторы и исполнители. Узел построен по принципу «матрешки», т.е. узел – это структурное повторение корпоративного портала: портал в портале. Каждый узел имеет такую же архитектуру, как и корпоративный портал (см. рисунок).

Узел предназначен для обособленного скопления всех материалов по проекту, отслеживанию и координации хода проекта, эффективному проектному документообороту.

Раздел 6. «Сотрудники и отделы»

Содержит информацию обо всех сотрудниках компании: контактные данные, сведения о должностных обязанностях, общие (совместные) документы и др.

Из этого раздела можно:

1) отправить электронное письмо сотруднику / сотрудникам;

2) «вызвать» сотрудника по Office Communicator: совершить аудио-звонок, провести видеоконференцию, отправить мгновенные сообщения, предоставить доступ к рабочему столу, начать сеанс Live Meeting.

Раздел 7. «Форум»

Приложение для организации социального общения посетителей.

Раздел 8. «Задать вопрос»

Раздел, в котором можно задать вопрос любому пользователю, зарегистрированному  на  корпоративном портале. То есть, если сотрудник не нашел на портале ответ на свой вопрос, он может задать вопрос ответственному сотруднику.

Раздел 9. «Техническая документация»

Часть раздела 2 «База знаний», вынесенная в корень корпоративного портала специально (обусловленное спецификой бизнеса) для удобства пользователей. Раздел предназначен, первое, для управления согласованиями документации техническими специалистами и, второе, для быстрого поиска тех. документов (ГОСТы, ТУ, чертежи и др. на продукцию) остальными сотрудниками компании.

Раздел 10. «Опросы»

Здесь можно принять участие в опросах, организованных руководством компании, направленных на выяснение мнения сотрудников, с последующими принятиями корректирующих решений.

Раздел 11. «Мероприятия»

Содержит информацию о предстоящих собраниях, совещаниях, вебинарах, тренингах, видеоконференциях, т.е. всех совместных корпоративных мероприятиях с указанием цели, времени и места проведения.

Раздел 12. «Новости компании»

Знакомит сотрудников с последними событиями, веяниями и изменениями, происходящими в организации. Добавить извещение может каждый пользователь корпоративного портала.

Раздел 13. «FAQ»

Собрание часто задаваемых вопросов, раздел организован по аналогу Википедии. Характеризуется такими признаками:

• возможность многократно править текст посредством самой среды портала, без применения особых приспособлений на стороне редактора;
• особый язык разметки, которая позволяет легко и быстро размечать в тексте структурные элементы и гиперссылки; форматировать и оформлять отдельные элементы;
• учет изменений (версий) страниц: возможность сравнения редакций и восстановления ранних;
• проявление изменений сразу после их внесения;
• разделение содержимого на именованные страницы;
• гипертекстовость: связь страниц и подразделов статей портала через контекстные гиперссылки;
• множество авторов (многие статьи могут править все посетители портала).

Итак, как можно заметить, корпоративный портал - это единое «море», в которое должны систематизировано и организованно впадать персональные информационные потоки сотрудников организации. Для нас важны следующие его преимущества:

Объединение информационных ресурсов. Корпоративный портал позволяет объединить различные информационные системы, в том числе созданные в разное время на различных платформах.

Защищенный доступ к информации из любой точки. Корпоративный портал предоставляет сотрудникам предприятия возможность доступа к необходимой информации вне зависимости от местонахождения – в офисе, в командировке или дома.

Поиск необходимой информации. Корпоративный портал существенно упрощает поиск нужной информации, находящейся в корпоративных базах данных и документах организации, а также во внешних источниках. Настраиваемые представления библиотек документов делают работу с массивами разнородной информации менее трудоемкой.

Хранение и публикация документов. Портал предоставляет средства организации единого хранилища документов предприятия. Корпоративный портал обеспечивает возможность хранения всех версий документа, определение прав доступа к ним, оповещение пользователей об изменении существующего документа или появлении нового.

Возможности групповой работы. Средства групповой работы помогают организовать работу над проектами, обмениваться документами, проводить обсуждения рабочих вопросов в формате форумов.

Предоставление on-line услуг для клиентов, партнеров и населения. Удобные средства представления информации в сочетании с развитой системой информационной безопасности делают корпоративный портал эффективным средством информационного взаимодействия сотрудников организации, ее партнеров, поставщиков и клиентов.

Связь с территориально удаленными подразделениями и филиалами. Информационное обслуживание территориально удаленных подразделений и филиалов традиционными способами может требовать значительных временных и финансовых затрат. Корпоративный портал содержит внутрикорпоративную доску объявлений, что позволяет информировать сотрудников об особенностях продукции, новостях, маркетинговых мероприятиях, введенных стандартах и т.д.

А Ваша организация как решила проблему интеграции офисных приложений? Есть ли проблемы с информационными потоками? Как устроен Ваш корпоративный портал? Какие разделы, по - Вашему, самые важные? Пишите, буду рада обобщить опыт…