Как наглядно и просто объяснить участникам тренинга или семинара сложный процесс или закономерность? Проверенный способ — использовать схему.
Однако этот способ не всегда срабатывает. Возьмем, к примеру, слайд из недавнего выступления сотрудников службы обучения одной компании. Вроде бы и схема нарисована, а простоты и наглядности от нее не прибавляется.
Как говорится, «и радио есть, а счастья нет». А ведь авторы старались, тратили на эту схему время и силы. Как же не наступать на подобные «грабли»? Как создавать внятные схемы, которые действительно помогут слушателю понять материал? На своих тренингах по проведению презентаций я обычно предлагаю участникам следующих алгоритм создания схем. Алгоритм состоит всего из двух шагов.
Первый шаг — определение типа закономерности
Принимаясь за составление схемы, мы первым делом определяем, какую закономерность эта схема должна иллюстрировать. Основные типы закономерностей описаны в таблице — и для каждого типа таблица предлагает наиболее привычные варианты графического представления.
Таблица видов закономерностей
| Тип закономерности | Описание | Примеры закономерностей |
| Последовательность шагов
| Описываются последовательные этапы процесса. | «Процесс найма сотрудников на работу включает в себя поиск кандидатов, отбор подходящих кандидатов среди найденных, прием отобранных кандидатов на работу и последующую их адаптацию в коллективе» |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
| Иерархия | Описывается подчиненность объектов друг другу. Может акцентироваться внимание на важности или размерах объектов по отношению друг к другу. | «Бизнес компании строится по трем продуктовым направлениям. Самое крупное – страхование физических лиц. Два более мелких – страхование производственных помещений и страхование строительного оборудования. Направление страхования физических лиц включает (в порядке убывания численности) службу по работе с клиентами, службу по проверке клиентских требований и техническую службу. Направление страхования производственных помещений включает службу по работе с организациями и строительно-экспертный отдел» |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
| Уровни | Описывается распределение объектов по иерархическим уровням (базовый, средний, высокий, высший). | «Согласно пирамиде Маслоу, на самом низком, базовом уровне находятся физиологические потребности человека. Когда эти потребности удовлетворены, возникают потребности следующего уровня – потребность в безопасности, затем потребность в принадлежности и любви. На следующем уровне появляется потребность в уважении и почитании» |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
| Роли и действия | Описываются участники какого-либо процесса, их роли и взаимодействие между ними. | «Компания является посредником между молочными заводами и потребителями молока. От потребителей компания получает заказы. В зависимости от региона и требований по качеству и количеству молока, компания определяет, на каком заводе целесообразно разместить заказ. После того, как заказ выполнен, компания получает с завода молоко и обеспечивает транспортировку молока до потребителя». |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
| Категории | Описывается распределение объектов по категориям, соотношение масштабов этих категорий, их возможное перекрывание. | «Пользователи персональных компьютеров делятся на: (1) технофилов – тех, кому нравится использовать различные технические приспособления, даже если без этих приспособлений вполне можно обойтись, (2) технофобов – тех, кто до последнего отказывается от использования техники, выполняя работу «вручную», (3) индифферентных – тех, кто рассматривает технику только как инструмент, и спокойно использует этот инструмент, когда это целесообразно». |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
| Силы и варианты | Описываются силы, влияющие на какое-либо событие (объект) или инициированные этим событием (объектом). Также могут описываться варианты, доступные для этого объекта. | «На решение о выборе профессии влияют друзья, родители, пресса, общественное мнение». «Определяясь с будущей профессией, молодой человек может выбрать профессию: 1) как у родителей, 2) как у друзей, 3) модную, 4) престижную, 5) на которую легче выучиться». |
Графическое представление (по книге Нэнси Дуарте «Slide:ology»)
Выполним этот шаг для нашей схемы. Схема объясняет организацию процесса обучения. В процессе участвуют головной офис, российский офис и групповая академия, — их сотрудники выполняют определенные обязанности и определенным образом взаимодействуют друг с другом. В терминах таблицы это закономерность типа «Роли и действия». Графическое представление, выбранное автором схемы, вполне соответствует этому типу, однако это не делает схему ясной. Чтобы понять, почему, перейдем ко второму шагу.
Второй шаг — построение иерархии
Разобравшись с типом закономерности, нам нужно выстроить ее иерархию. Для нашей схемы иерархия может выглядеть так:
На первом уровне речь идет о взаимодействии между головным офисом, российским офисом, корпоративной академией, дилерами и привлеченными компаниями. Это самые крупные единицы процесса. Внутри каждой из единиц есть должностные лица. Это следующий уровень иерархии. Наконец, для каждого из должностных лиц известны имя и обязанности. Это самые мелкие детали. Хорошая, внятная схема должна подчеркивать эту иерархию. А что у нас? Взгляните на слайд — объекты первого уровня совершенно теряются, а в глаза бросаются «Петр Колосов» и «администраторы», которым следовало бы скромно отойти на второй план. Вот в чем причина неэффективности схемы — попробуем ее устранить.
Подчеркнем относительную важность объектов с помощью размера и смещения вправо. Удалим со схемы детали последнего уровня, чтобы они не перегружали слайд.
Теперь слушателю легче «ухватить» суть объясняемой закономерности, а имена и обязанности отдельных сотрудников выступающий может объяснить на словах, или посвятить им отдельный слайд.
Как видите, алгоритм прост и позволяет за два шага получать гарантированный результат. Чтобы окончательно в этом убедиться, опробуем его еще на одной ситуации.
Пример использования
Представьте, что вы обучаете правилам этикета. Вам нужно объяснить аудитории процедуру знакомства кавалера с дамой на балу. Как известно, кавалер не может пригласить даму на танец, если они не представлены друг другу. Представить же кавалера даме может не всякий. Лучшие представляющие — пожилые люди, знающие и кавалера, и даму. Если таких нет, подойдут более молодые общие знакомые, мужчина или женщина, обязательно состоящие в браке. Если и таких нет, можно обратиться к незамужней девушке, знающей и кавалера, и даму. Выбирая одного из перечисленных выше людей, важно учитывать их репутацию. Человек, известный непристойным поведением, в представляющие не годится. Только если подходящего представляющего на балу не оказывается, можно пойти другим путем. Дама всегда приезжает на бал с сопровождающим, и кавалер может самостоятельно представиться этому сопровождающему и попросить представить его даме.
Процедура непростая, и без наглядной схемы ее будет сложно воспринять. На одном из тренингов попросила участников предложить схемы, которые они бы использовали для ее объяснения. Участники предложили два следующих варианта.
Разбор вариантов
Оба предложенных варианта перед вами. Какая из схем, на ваш взгляд, лучше помогает понять правила представления?
Схема 1
Схема 2
Как правило, больше голосов получает вторая схема. И это вполне объяснимо с точки зрения алгоритма.
По алгоритму мы имеем дело с зависимостью «Силы и варианты». Чтобы представиться даме, нам достаточно одного из возможных посредников, а первая схема создает ощущение, что нужны все четверо. В заблуждение вводит тип схемы – он скорее соответствует зависимости типа «Уровни» или «Последовательность шагов».
Внутри наших «Сил и вариантов» существует иерархия. По большому счету, перед кавалером не четыре пути к даме, а только два – через положительного общего знакомого или через сопровождающего. Только если мы находим положительного общего знакомого, нам есть смысл анализировать его пол, возраст и семейное положение. Первая схема этого совершенно не отражает – она создает впечатление, что к каждому кандидату нужно последовательно применять все четыре критерия.
Вторая схема в этом смысле удачнее – и тип графического представления выбран правильно, и иерархия отражена. Однако и она небезупречна. Из-за четырех одинаковых стрелок все равно остается ощущение, что вариантов четыре и они равнозначны. Как можно было бы подчеркнуть иерархию, сделав схему доступной «с первого взгляда»? Мы с участниками пришли на одном из последних тренингов к такому варианту:
Во-первых, мы использовали размер, цветовую заливку, и расстояние от левого края, чтобы проранжировать объекты по значимости. Во-вторых, мы оставили стрелки только для путей, а для вариантов внутри пути выбрали другое графическое представление.
Схема стала гораздо нагляднее – впрочем, подумав над ней еще немного, вы, скорее всего, сможете предложить и более интересные варианты. Ведь использование алгоритма оставляет простор для творчества и выдумки!
Впервые статья была опубликована на Executive.ru 17 февраля 2009 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции
Класс! Как раз искал руководство. Спасибо!