Бизнес чахнет без притока новых клиентов. Руководители это понимают, потому каждый месяц ставят задачи отделу продаж по привлечению новых клиентов. У исполнителя также есть предел загруженности – будь это фрилансер или крупная компания. Отказываться от клиентов или расширять штат – одинаково чревато последствиями. Особенно тяжело делать выбор, когда услуги не одноразовые, а абонентские. Как, например, бухгалтерский аутсорсинг. В такой ситуации поможет автоматизация бухгалтерии.
5 поводов автоматизировать бухгалтерию
1. Вы предоставляете аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Неважно, работаете из домашнего офиса или у вас есть целая компания: вести бухгалтерский учет сразу нескольким клиентам достаточно непросто.
2. Много рутинной работы. Взять хотя бы размещение документов в определенном порядке в архиве: до 5-ти минут уходит на то, чтобы открыть 1 документ, посмотреть все необходимые реквизиты и корректно его переименовать. И все равно потом этот же документ не так-то и легко найти среди массы подобных!
3. Человеческий фактор. Забыли вовремя сдать отчётность - ожидайте блокировку счёта и начисление штрафов. Отразили некорректно данные - скоро получите требования из ИФНС. А эти самые отчёты формируйте вручную. Знакомо?
4. У вас не хватает времени на повышение квалификации. Вы и ваши сотрудники «зашиваются» в текучке, вместо того, чтобы освободить время, например, на проведение аналитической работы по клиенту либо на поиск законной схемы по снижению налогов.
5. Лимитированное количество клиентов на обслуживании. Желание работать качественнее и зарабатывать больше, при этом не раздувая штат сотрудников, заставляет современных управленцев обращаться к автоматизации.
Как мы автоматизировали бухгалтерию
Мы начали автоматизировать бухгалтерию под задачи компании MCOB более 2-х лет назад. Больше всего досаждали элементарные ошибки операционистов при вводе данных: некорректный выбор счетов учета, отсутствие заполнения обязательных строк в документах и т.п. Поэтому в первую очередь стояла задача создать алгоритм автоматической проверки корректности ввода данных в 1С. Для этого были разработаны и внедрены правила ЖХО (журнал хозяйственных операций).
Дальше – больше: мы проанализировали технические операции, которые не требуют высоких компетенций, но при этом на них тратится много времени, и разработали ряд обработок, чтобы освободить бухгалтеров от ручного выполнения задач. Также наши разработчики включили запуск баз из АРМ (электронного рабочего места бухгалтера) Тардис.
Сейчас наш сервис:
- контролирует сроки сдачи отчётности и уведомляет пользователей, если отчет по каким-то причинам не сдан;
- автоматически вводит и атрибутирует первичную документацию в бухгалтерскую базу;
- самостоятельно сверяет задолженность с налоговой;
- формирует любые отчёты и отправляет выбранные документы клиенту в несколько кликов, без перехода в свою почту.
И это далеко не все. Тардис имеет уникальный раздел «Эффективность работы». Здесь можно проследить нагрузку бухгалтеров, количество операций и время, затраченное на работу.
Стоимость сервиса составляет чуть больше 1000 руб./мес. с 1 пользователя, а значит, Тардис доступен даже самой маленькой компании. К тому же, при покупке даже 1 рабочего абонемента можно получить бонусом услугу загрузки документов на 1000 страниц и аренду 1С в облаке.
Что мы получили в итоге
Мы добились сокращения трудозатрат бухгалтеров на рутинные операции, исправили забывчивость, существенно снизили человеческий фактор. Теперь у наших бухгалтеров на 30% больше свободного времени для выполнения более серьезных задач и на профессиональный рост, дебиторская задолженность движется к нулю, как, в общем-то, и пени за просроченную отчетность. Мы уже и не помним, когда в последний раз их получали. Самое главное, теперь мы можем принимать на обслуживание гораздо больше клиентов, при этом чувствуя простор в офисе;)
Узнайте больше об управлении бухгалтерией на странице сервиса Тардис
Партнерский материал
С радостью, Владимир!
1) https://prnt.sc/kh1fry
2) https://prnt.sc/kh1gj0
3) https://prnt.sc/kh1ld4
В нашем сервисе Tardis http://sauri.io/tardis/ есть еще больше управленческих отчетов, отчетов о нагрузке бухгалтера и эффективности его работы и т.д.
Уважаемый Владимир!
Когда?????
Вопроса автоматизации бухучета я коснулся весной 1994-го года. Посочувствовал главбуху, у которой «рвался баланс» и она мечтала о бухгалтерской программе.
Я скептически отнесся к мечте главбуха. В советские времена она работала инженером. Главбухом, после курсов, работала менее полугода. Поэтому, ей надо было пару лет нарабатывать навыки «ручного» выполнения роли Нестора-летописца (описывать хозяйственную деятельность предприятия на языке бухгалтерских счетов). А сразу начинать работать с компьютерной программой – это низводить себя к роли грузчика на мельнице, который:
Такому «мельнику» неведомо, как происходит помол зерна в муку.
Поэтому, я предложил главбуху этап «автоматизации бухучета» предварить этапом «механизации бухучета». В чем должна состоять механизация бухучета понятно из анализа причин «разрыва баланса». Они были следующими:
Вот я и предложил главбуху устранить причину 2. Просидев полдня за экраном компьютера мы сделали комплект компьютерных таблиц, аналогичных тем, которые главбух создавала, заполняя бумажные листы-«пустографки» формата А3.
По мере роста оборотов фирмы, главбух корректировала-дополняла таблицы комплекта. Просматривая таблицы «вдоль и поперек», главбух могла сопоставлять «разноски по счетам»; и придумывать удачные «разноски».
Комплект оказался настолько удобен, что через 3 года главбух с трудом смогла от него перейти к компьютерной программе. Обороты заставили. Но, еще целый год она вела бухучет одновременно и в компьютерной программе и в комплекте электронных таблиц.
Вот так подтверждается общеизвестная истина, что «автоматизации» обычно предшествует «механизация».
Киплинг сказал: Запад есть Запад. Восток есть Восток. И вместе им никогда не сойтись.
Аналогично, «взгляд директора» и «взгляд гл.буха» – это «две большие разницы».
Елена, спасибо за ссылки. Я прошел по ним. Мне надо подумать.
Да, прошел я по ссылкам, указанным в комментарии Елены Воробьевой (от 10 августа 2018, 15:50). Не зря вспомнил высказывание Киплинга.
Директора, прежде всего, интересуют 3 числа: прибыль чистая; НДС; и налог на прибыль.
Если они оказываются неприемлемыми, то должна быть возможность, идя обратным ходом (вплоть до первичных записей в журнале учета хозяйственных операций), увидеть причину неприемлемости. Причем, «обратный ход» должен проходиться легко-быстро, без помощи гл.буха.
А главбух, вместо вышеупомянутой возможности, предлагает «кучу» таблиц-отчетов, по которым картина формирования неприемлемости – неочевидная.
Вот почему и вспомнился Киплинг.
.===================================.
В своём комментарии от 10 августа 2018, 12:16, я описал достройку ЖУХО (в экселе):
Для контроля текущей налоговой ситуации, директору достаточно посмотреть на последнюю строку таблицы по п.4.
Чтобы увидеть как (какими ХО) сформировалось текущее значение (к примеру) прибыли, директор может просмотреть столбцы, суммы в которых сформировали текущее значение прибыли.
Если какая-то из сумм окажется «виновной» в неприемлемом значении прибыли, то по этой сумме (по операции, к которой она относится) определяется работник, осуществивший операцию. (Для этого, в достраиваемых к ЖУХО столбцах, может быть и столбец "Ответственный за хозяйственную операцию").
…
.===================================.
Так что, счастья, о котором я упомянул в своём комментарии (от 10 августа 2018, 14:46), как не было, так и нет.