5 смертных грехов бухгалтерии стартапа

1. Нет официальной регистрации

Часто стартапы из-за своей нестабильности могут долго существовать на уровне идеи и даже не задумываться о том, чтобы зарегистрировать свои отношения с государством официально. На самом деле, когда вы перешли уже от идеи к разработкам прототипа продукта, лучше все-таки будет зарегистрировать на свой стартап юридическое лицо (скорее всего, это будет ООО).

С одной стороны, это здорово упростит отношения с потенциальными инвесторами, покупателями, партнерами. С другой, если никаких прибылей в первый год или два у вас не будет, то государству вы не будете ничего должны, достаточно сдавать раз в год так называемую нулевую отчетность. Некоторые банки дают предпринимателям возможность не платить за ведение расчетного счета, если в течение определенного периода по счету не было никакого движения, так что даже тут вы можете ничего не потерять.

2. Неправильно выбран налоговый режим

Задуматься над тем, по какой из возможных систем налогообложения вы будете платить налоги, нужно уже тогда, когда вы несете в налоговую документы на регистрацию организации. Определиться с налоговым режимом необходимо за 30 календарных дней со дня подачи заявления на регистрацию, и, как показывает практика, если не сделать это сразу же, то об этом «маловажном» вопросе в текучке дел легко забыть.

Для того чтобы выбрать адекватный налоговый режим, нужно сесть и хорошо взвесить все. Будете ли работать с физическими лицами или только с юридическими? Какие у вас планируются обороты? Сколько у вас будет сотрудников? Каким товаром будете торговать или какие услуги оказывать? Нет ли ограничений по вашему виду деятельности на применение льготных налоговых режимов?

К тому же стоит проверить, нет ли в вашем регионе каких-либо налоговых послаблений вновь зарегистрировавшимся предприятиям и компаниям, работающим в вашей сфере. Например, в большинстве регионов индивидуальным предпринимателям на упрощенной системе налогообложения при некоторых видах деятельности в течение двух лет можно совсем не платить налоги. А IT-фирмы до 2023 года имеют право на льготу при уплате страховых взносов: компании, производящие отечественное ПО, могут платить 14 % страховых взносов вместо положенных 30 %.

Все эти тонкости лучше знать заранее, а в идеале — проконсультироваться с опытным в этих вопросах бухгалтером.

3. Оформление всех сотрудников в штат

Стремление начинающих предпринимателей все сделать правильно, конечно, похвально, но иногда стоит знать некоторые тонкости ведения бухгалтерии и кадрового учета, чтобы принять действительно верные решения. Например, трудовой договор — далеко не единственный способ оформления отношений с сотрудниками.

Часто в стартапах (особенно на первых порах) бывает не важно физическое присутствие сотрудника на рабочем месте и главным является результат работы. В этом случае стоит задуматься о том, не оформить ли с работником договор гражданско-правового характера (ГПХ).

Дело в том, что в России трудовое законодательство очень невыгодно для работодателя, и в случае возникновения любых конфликтов суд скорее всего встанет на сторону сотрудника. К тому же при содержании штатных работников вам нужно вести трудоемкое кадровое делопроизводство, заниматься оформлением отпусков и больничных и делать много чего еще. Однако если сотрудник работает удаленно (и вы не оборудуете ему рабочее место), и при этом вам важен результат работы (проведенная рекламная кампания, сданная отчетность, написанный код и прочее), то в этом случае вы имеете полное право заключить договор ГПХ. С одной стороны, это экономит довольно много времени на ведение кадрового делопроизводства, с другой — позволит вам платить сотруднику только за работу. В рамках ГПХ работодатель не делает взносы в ФСС и не оплачивает сотруднику больничные и декретные.

4. Штатный бухгалтер

Часто предприниматели, напуганные бухгалтерскими сложностями, готовы заплатить любые деньги, лишь бы никогда не вспоминать про ненавистные бумажки и отчетности. Нередкая ошибка тут — наем штатного бухгалтера.

Обычно стартап на начальном этапе ведет не слишком активную деятельность, а это значит, что у бухгалтера работы немного. Приглашать полноценного бухгалтера, создавать для него рабочее место, платить с его зарплаты налоги и страховые взносы, оплачивать ему отпускные и больничные, отправлять на курсы повышения квалификации, – все это часто просто не имеет смысла. Основная задача бухгалтера малой фирмы — это выставление «первички» и сдача отчетности. И сегодня с этим легко могут справиться бухгалтерские сервисы на аутсорсинге.

Обычно взаимодействие с бухгалтерией на аутсорсинге обходится компании в разы дешевле, а качество выполненной работы оказывается выше. При ограниченном бюджете (а с ним часто сталкиваются стартапы) вы вряд ли сможете нанять качественного специалиста на предложенные деньги, а сервисы удаленной бухгалтерии предлагают услуги очень хороших бухгалтеров, при этом готовы ручаться за результат и отвечать за ошибки. Раздувать штат только потому, что вас пугает любое взаимодействие с налоговой, по меньшей мере глупо.

5. Бухгалтеру поручаются обязанности финансового директора

Не ждите, что обычный бухгалтер сможет мыслить стратегически и корректировать ваши финансовые ошибки. Это, в конце концов, всего лишь бухгалтер.

В идеале основатель компании должен сам заниматься финансовым планированием или привлекать для этого специального человека — финансового директора или, что будет более разумно в случае со стартапом, консалтинговую компанию. Такой человек (или компания-аутсорсер) должен хорошо понимать ваш бизнес-план и корректировать его в соответствии с финансовыми возможностями вашего бизнеса. Он должен ясно понимать, какие издержки в какой момент можно оптимизировать, что можно и что нельзя делать предприятию, чтобы не потерять налоговую льготу. Он должен уметь объяснить вам, что в финансовом плане происходит с вашим предприятием сейчас. Обычному бухгалтеру такое просто не по зубам.

И вот как раз финансовый директор — тот человек, которого стоит взять в штат при возникновении первых финансовых потоков и первых взаимоотношений с инвесторами. В идеале лучше брать в стартап того, кто знает всю венчурную кухню: такого специалиста не пугают такие вещи, как краудфандинг, сделки по продаже и передаче долей, оформление отношений с инвесторами, международные сделки. Если же вы начинающий стартап, и пока возможности нанять серьезного специалиста у вас нет, то лучше все-таки остановиться на варианте с консалтинговой компанией.