Сегодня многие предприниматели и руководители небольших компаний предпочитают не брать штатного бухгалтера, а передать эту функцию специализированной организации — бухгалтерской компании. Выбор достаточно серьезный, поэтому важно не ошибиться в самом начале, и тогда вы сможете развивать свой основной бизнес в полной уверенности, что «тылы» надежно прикрыты.
Итак, на что стоит обратить внимание, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерского учета.
1. Договор
Во-первых, какую услугу предоставляет компания? Кто будет ставить подпись на отчетности и нести ответственность за ошибки и невыполнение сроков сдачи отчетности? Это очень важный момент, так как некоторые бухгалтерские компании просто составляют отчетность, но подпись под ней ставит сам предприниматель. Он же несет ответственность за ее отправку.
В идеале в договоре прописано, что функцию главного бухгалтера клиента будет выполнять руководитель бухгалтерского бюро, который и несет ответственность за ее подготовку и своевременную сдачу. Предприниматель выпускает приказ по компании о назначении главного бухгалтера и ставит в известность об этом налоговую инспекцию.
2. Риски и возмещение
Все бухгалтерские фирмы заявляют, что у них работают только профессионалы с многолетним стажем работы, прошедшие лучшее обучение, с ворохом сертификатов. Тем не менее нужно прямо задать вопрос: что будет, если ко мне возникнут претензии со стороны контролирующих органов, вызванные вашими ошибками? Серьезные компании несут финансовую ответственность за ошибки в отчетности или нарушение сроков сдачи отчетности.
Механизм может быть разным ― прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то стоит поискать другую компанию.
3. Способ взаимодействия
Важный момент, который многие недооценивают, передавая бухучет на аутсорсинг. Ваш бухгалтер не будет сидеть за соседним столом, чтобы попросить «быстренько сделать то-то и то-то». Поэтому сразу нужно понять, каким образом (и с кем из сотрудников бухгалтерского бюро) вы будете общаться.
Распространены две схемы по точке контакта:
1. Клиент обращается непосредственно к выделенному бухгалтеру. В основном популярна эта схема в небольших бухгалтерских фирмах, в которых отсутствует клиентская служба. Плюсом является «прямой доступ к телу», минусом — он же. Поясню. Ваш бухгалтер находится в процессе учета документов или выверки баланса, в это время звоните вы с вопросом. Он отвлекается, закрывает ваш вопрос и пытается закончить баланс. Следующий клиент набирает его номер, и, сами понимаете, вероятность ошибки повышается, а производительность бухгалтера снижается.
2. Персональный менеджер. Он не бухгалтер, хотя и знает основы бухучета. Его задача — быть для клиента тем сотрудником, который может решить все вопросы. Не самостоятельно, но с помощью всех сотрудников фирмы. Ведь зачастую у клиента могут быть вопросы, требующие специальных знаний или даже дополнительного анализа законодательства. Один бухгалтер может не обладать нужной компетенцией (или просто временем). Грамотная клиентская служба решает также вопросы, связанные с заключением договоров, контролем оплат, подготовкой закрывающих документов по услугам. Все вопросы и обращения клиентов фиксируются в информационной системе (в идеале — в CRM-системе), а ответы на них и удовлетворенность клиентов отслеживается руководителем службы.
По способу и частоте обмена документами все бухгалтерские фирмы можно разделить на «бумажные» и «электронные».
Первые работают по старинке, получая от клиента бумажные документы для обработки, накапливая архив и передавая его в конце года клиенту. Документы привозит либо сам клиент, либо курьеры бухгалтерского бюро (не забывайте, что, даже если курьеры «бесплатны», их услуги уже включены в стоимость обслуживания).
Электронный обмен предполагает отсутствие необходимости возить бумагу. Самый продвинутый вариант, когда клиент получает при постановке на учет электронно-цифровую подпись и ограниченный доступ к информационной системе бухгалтерской компании. В итоге выигрывает и клиент, и бухгалтер: первый получил инструмент для бизнеса (есть откуда выставлять счета клиентам), второй имеет черновики первички уже в бухгалтерской системе. Теперь их нужно проверить и учесть. Не менее важно то, что электронные документы поступают в бухгалтерию постоянно, не накапливаясь (в отличие от бумажных). Это дает равномерную нагрузку на бухгалтера, а не режим аврала, когда в последний момент все клиенты привозят чемоданы бумажных документов для учета.
4. Цена (что включено)
Казалось бы, с ценой все понятно, но это не так. Ценообразование бухгалтерских услуг сильно разнится от компании к компании, несмотря на обилие калькуляторов для расчета услуг на сайтах аутсорсеров. Какие могут быть подводные камни? Возьмем для примера услугу «Расчет заработной платы». Например, один сотрудник — 500 рублей. Но! Если он сходил на больничный, в отпуск или ушел (скорее ушла) в декрет, то расчет такого сотрудника стоит в несколько раз дороже! Или каждая справка 2-НДФЛ (банки требуют такую для кредита) стоит 2000 рублей. Еще пример: подготовка отчетности стоит 1000 рублей, но отправка в эту сумму не включена, поэтому доплатите за курьера или программу сдачи отчетности. Мой совет: выбирая по цене, не забывайте про возможные скрытые платежи. Возможно, тарифные планы, сформированные по принципу «все включено» будут вам гораздо понятнее и выгоднее.
5. Отзывы
На всех современных сайтах вы увидите логотипы или фото счастливых клиентов с хвалебными отзывами о компании и ее услугах. Хотите быть уверены в качестве — не поленитесь, позвоните клиентам с сайта или запросите у бухгалтерской компании контакты существующих клиентов и узнайте, как им работается с этой фирмой. Это абсолютно нормальная практика в мире профессиональных услуг, а вы будете делать свой выбор не методом лотереи, а на основе важных факторов.
Итак, вот ваш чек-лист для выбора бухгалтерского агентства. Можете делать пометки прямо во время разговора.
| Пункт | Компания А | Компания Б |
| 1. Договор (какая услуга, чья подпись, ответственность) | ||
| 2. Возмещение по ошибкам | ||
| 3. Взаимодействие | ||
| 4. Цена (что включено) | ||
| 5. Отзывы клиентов Фото: www.klerk.ru |
К сожалению, данная статья написана автором без учета действующего законодательства и реального знания предмета. В действительности надо понимать, что ''аутсорсинг бухгалтерского учета'' - это понятийное обозначение договора на оказание платных услуг. Кроме того автором специально или по незнанию смешаны два различных понятия: налоговый учет по НК РФ и бухгалтерский учет по 129-ФЗ.
Учетная работа состоит из нескольких составляющих: первичного учета (материального и финансового), аналитического и синтетического учета (бухгалтерского) и налогового учета. При этом налоговый учет может вестись как на основе первичного учета, так и по результатам (транформацией) бухгалтерского учета.
Бухгалтерские услуги включают в себя любой из компонентов или все компоненты в месте.
Согласно закона 129-ФЗ о бухучете - 4я форма бухучета - передача учета специализированной оргвнизации с уведомлением налоговой о таком ведении учета. В этом случае цена услуг сравнима с ценой штатного бухгалтера или превышать ее в 2-2,5 раза из-за налогов на ФЗП и гарантий ответественности компании.
Налоговый учет, ведется налогоплательщиком по НК РФ самостоятельно и он (заказчик) полностью отвечает за него в любом случае. Исключение составляет статус бухгалтерской компании, как налогового представителя (по НК РФ). В этом случае бухкомпания должна иметь доверенность от компании-заказчика на представление его интересов.
В первом случае это договор оказания услуг, во втором - поручения. Общий договор такого типа будет правильно называться договором на оказание комплексных услуг ведения первичной отчетности, бухгалтерского учета и отчетности, налогового учета и представления интересов в ИФНС.
Расчет больничных, о котором пишет автор - это обязанность не бухгалтеров, а кадровиков - ОТИЗов. Хотя в небольших компаниях бухгалтера вынуждены заниматься и оформлением кадровой документации,больничных, отпусков и т.п., хотя это не входит и в их обязанности. Большинство бухгалтеров не очень хорошо знают ТК РФ и совершают много ошибок в части правильного оформления документов, поскольку руководствуются информацией, опубликованной на сайтах и часто ''сомнительных''комментариях аудиторов и других бухгалтеров, а не судебной практикой и законодательством.
Процесс б/у состоит из следующих блоков: первичный учет - материальный и финансовый, аналитический и синтетический учет (машино-счетная работа); генерация отчетности по бух.учету, налоговый учет, генерация налоговой отчетности, представление интересов в ИФНС (сдача отчетности).
Учетная работа и ее стоимость зависит от: дисциплинированности и адекватности клиента (его персонала), кол-ва первичных операций и их характера, кол-ва и сложности договоров по основной и хоз-административной деятельности, видов деятельности компании, кол-ва персонала и его текучести (транзакций персонала), наличия командировок и специальных условий труда, кол-ва банковских операций, необходимости оптимизации налоговой нагрузки организации-заказчика.
С января 2013 г. стандартные процедуры и первичная документация по первичному и б/у должна быть разработана организацией самостоятельно в отражена в учетных политиках: по бухгалтерскому учету, налоговому учету. Вопросы, связанные с персоналом, оплатой его труда, командировок и оплаты больничных отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка согласно ТК РФ. За такую работу оплата берется отдельно в качестве ежегодного платежа, либо включается в ежемесячную плату.
Также учитывается необходимость покупки лицензии на ПО (обычно 1С), стоимость ее обновления, наличие системы клиент-банк и системы сдачи отчетности по сети интернет.
То что описано в статье - это ''жалобный клич'' бизнесмена, не понимающего как работает то, что он купил. Надеюсь, что данное краткое описание по старту использования услуг поможет вам сориентироваться в выборе партнера и оценке его компетенции, поскольку это все он должен вам рассказать с самого начала и сказать, сколько это будет стоить для вас.
На такой вопрос можно ответить, только увидев учет клиента и его договора: исполненные и заключенные.
Оплата всегда рассчитывается либо по транзациям, либо по чел./часам в зависимости от требуемой для вашей организации компетенции специалиста, чтобы вам там не говорили.
П.С. Кстати, насчет ''0'' отчетности - ее по закону быть не может, если только директор - не единственный учредитель. Почему - спрашивайте...
Спасибо за такой развернутый комментарий, но именно такой большой объем ''специальной'' информации и вводит в ступор руководителей малого бизнеса, когда речь идет о бухгалтерском учете. Что немаловажно, для предпринимателя бухгалтерский, налоговый и даже кадровый учет - это практически одно и то же, а именно - действия связанные с общением с контролирующими органами. В этом не хочется разбираться, а есть желание передать профессиональному бухгалтеру ''под ключ'', желательно с минимальными рясками за приемлемую стоимость. В подавляющем большинстве случаев достаточно одного из стандартных пакетов, например предложения компании Фингуру *** Ссылка удалена модератором *** Нарушение Декларации Сообщества п. 7
129-ФЗ утратил силу с 1 января 2013 года в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ''О бухгалтерском учете''.
Так что комментарий тоже написан ''без учета действующего законодательства''