Функции управления – центральная часть менеджмента. Каждый руководитель должен их хорошо знать и применять на практике. Но где бы, спрашивается, для .этого потренироваться? Легко! При управлении самим собой.
Во-первых, вы формулируете цели, определяя когда они должны быть достигнуты - это функция планирования. Например, я планирую, каков должен быть объем 3-го издания книги и к какому сроку я должен ее закончить.
При этом вы должны побудить себя выполнить поставленные перед собой задачи - это функция мотивации. Написание книги позволит мне приблизиться к жизненным целям, а сам процесс ее разработки, несомненно, доставит мне творческое удовлетворение (а если еще книга понравится читателям, то, значит, я не зря потрачу на нее свое время).
И т.д. Но вот проблема с функцией организации. В ходе реализации этой функции руководитель распределяет задачи и полномочия среди своих подчиненных. Интересно, а если у вас пока нет подчиненных, кому вы можете поручить выполнение собственных дел?
Кто наши невидимые помощники?
Функция организации - одна из важнейших функций управления. В процессе реализации этой функции руководитель передает задачи и полномочия, необходимые для выполнения этих задач, своим подчиненным. Этот процесс называется делегированием. Подчиненный же берет на себя ответственность за выполнение порученных задач. В результате возникает организационная структура, обычно изображаемая в виде «прямоугольников» (в них записаны должности руководителей или названия подразделений), соединенных отрезками прямых, которые определяют «кто кому подчиняется».
«Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей. Но лишь некоторые менеджеры бывают последовательны в поручении дел своим подчиненным. Многие практикуют делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере», - пишет Л.Зайверт (Ваше время – в ваших руках), причисляя, по нашему мнению ошибочно, процесс делегирования руководителем задач своим подчиненным к самоменеджменту.
Итак, в организации руководитель делегирует задания своим подчиненным.
Интересно, а если подчиненных пока нет, то кому делегировать свои задачи и полномочия, и кто возьмет на себя ответственность за выполнение этих задач? А может быть, в самоменеджменте нет функции организации? Но спросите любого: «Как ты организовал свою работу?» Вопрос не вызовет недоумения - собеседник расскажет вам о своем распорядке дня. Ниже представлено доказательство, к которому я прошу отнестись со всей серьезностью, что у каждого из нас имеется по крайней мере четверо подчиненных, готовых выполнить любое наше поручение.
На рисунке приведена модель, согласно которой у каждого человека есть помощники, которым можно делегировать ваши дела.
|
|
|
|
Вы сами |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ТЭД |
|
НАЙТ |
|
|
|
|
|
|
| МОНИНГ |
|
ДЭЙ |
|
ИВНИНГ |
Рисунок. «Организационная структура»... человека.
Управляет распределением задач и полномочий Тэд («тезаурус» переработки информации «и делегирования»). Монинг (утро) готов к решению самых сложных задач. Тэд делегирует ему самые свежие силы - физические, психологические и интеллектуальные. В то же время Монинг, готовый к решению самых тяжелых проблем, парень неровный: часто он тратит свои силы, не жалея их. Еще бы, поработав с шести утра до одиннадцати, он потом отдыхает почти целые сутки.
В этом смысле Дэй (день) – человек экономный, не ковбой, как Монинг. Он делает свою работу аккуратно, не расходуя лишних сил. Хотя это понятно, он не такой сильный, как Монинг. Третий помощник Тэда – Ивнинг (вечер), он выручает, когда нужно выполнить какую-то неблагодарную работу - что-то переписать, разобраться в бумагах. Скажу по секрету, парень он с ленцой. Бывает, если начнет смотреть телевизор, то оторвать его уже трудно. Но я не обижаюсь: ту работу, что делает Ивнинг, Монинг, если и будет выполнять, то ругается почем зря, ему жалко растрачивать себя на пустяки.
Например, когда я поручаю своим помощникам написать статью, то Тэд распределяет работу так: идею статьи и главные положения разрабатывает Монинг. Дэй шлифует фразы так, чтобы все было логично, не использовались избитые выражения, не было повторений одинаковых слов. А Ивнингу чаще доверяется черновая работа - набор и печать текста. При этом с утра статья обязательно проверяется Монингом, он у Тэда вроде отдела контроля качества - не пропустит халтуру, даже если в этом виноват близкий друг Дэй. Что касается Тэда, то он не только распределяет работу. В течение всего дня, если идет работа над статьей, он подключается в «трудные» минуты. Например, если Дэй моет посуду, Тэд в это время может продумывать план новой статьи.
Говорят, что у некоторых людей самый выносливый Ивнинг. Что поделаешь, природа многих из нас наделяет более сильной левой рукой, и приходится как-то приспосабливаться. Что касается моих ребят, то они мне здорово помогают, у меня есть кому делегировать многочисленные задачи и полномочия для их выполнения.
Присмотритесь внимательнее и вы обнаружите, что и у вас есть кому поручить ответственные задания. А если вы предприниматель (то есть работник творческого труда), то, возможно, вы найдете и пятого помощника - прелестную девушку Найт (ночь), готовую прийти к вам на помощь, когда вы разрабатываете сверхсложные проблемы: если вас ночью озарит великолепная идея, то это ее работа.
(из книги «Как научиться управлять, если у вас пока нет подчиненных»)
Вполне серьезное послесловие
Когда я стал рассматривать персональный менеджмент еще и как менеджер тренажер, с помощью которого каждый руководитель может потренировать свои навыки, проблема «отсутствия делегирования самому себе» показалась сначала неразрешимой. Вот это, на первый взгляд, шуточное описание наших помощников, позволило разрешить проблему.
Например, делегирование не приводит к решению поставленной проблемы. Почему? Причиной этого может быть – неточная постановка задачи (задача выполнена, да не та), недостаток ресурсов, отсутствие мотивации делать порученную работу и др. Но весь этот перечень также можно проследить и при делегировании задач нашим перечисленным помощникам.
