Большие города… Большие расстояния… Большие пробки. Приходится делать большой страховой запас, чтобы быть пунктуальным. Но точно предугадать сложно. Зачастую приезжаешь значительно раньше, или опаздываешь. Не редко ты уже в таком состоянии, что в голове только одна мысль – «как бы быстрее назад… пока твое направление закономерно не застопорилось». Одним словом, большие потери времени, сил и денег.
Другая ситуация – мы с клиентом в разных городах. И как реализовать взаимовыгодное сотрудничество, оптимальным образом затратив требуемые ресурсы – время, силы и деньги?..
Не замахиваясь на полное «дистанцирование» от клиента, можно ли в «обычной жизни» сократить число очных итераций «компания – консультанты» и повысить их эффективность?
Даже когда мы находимся еще на предпроектной стадии, встречи уже начинают плодиться. Формирование концепции проекта расползается. То в ходе обсуждения возникают дополнительные аспекты. То требуется привлечение новых действующих лиц. Все это растягивается во времени. И далее проект или угасает, не начавшись, или обе стороны, устав от переговоров, останавливаются на неком уже оговоренном содержании проекта, подтянув под него некоторый срок и некие деньги. И стартуют, с высокой степенью неопределенности… Уже на этой стадии можно ли сократить число встреч и повысить их эффективность?
Компании к «встрече» с консультантами необходимо подготовиться.
Чтобы задать правильные вопросы, поставить правильные задачи и в итоге получить то, что требуется, а не то, что получится. Для этого необходимо еще на старте сформировать «консолидированную» потребность компании в изменениях, задействовав всех своих ключевых фигур этого процесса. И транслировать ее выбранным потенциальным партнерам.
Консультантам к «встрече» с компанией необходимо подготовиться.
Получив представление о намеченных целях и задачах, а также проблемах компании, консультанты смогут оптимальным образом сформировать рабочую группу. И в более полном объеме предложить возможные варианты решения требуемых задач и более предметно презентовать свои возможности.
Таким образом, при встрече не надо будет «добывать» информацию друг о друге и «нащупывать точки соприкосновения». И можно сразу направить переговоры в более конструктивное русло. А системно и детально поработать над целями, задачами и проблемами компании представится возможность на этапе обследования.
Вхождение сторонних консультантов в предметную область деятельности компании наиболее эффективно через проведение обследования. И это не только получение «свежего» стороннего взгляда на текущую ситуацию. Но и возможность совместными усилиями выполнить диагностику и анализ деятельности компании, разработать программы оптимизации и программы проведения требуемых изменений. Проявится логика бизнеса, взаимосвязи структурных единиц, система управления компании. То есть формируется та база, которая обеспечивает эффективность реализации последующих этапов проекта.
Инструментарий для проведения обследования может быть разный, варьируется в зависимости от конкретной ситуации. Но не обойтись без проведения интервью с ключевыми специалистами компании и передачи консультантам исходной информации (регламентов компании, рабочих таблиц и т.п.).
Компании к «обследованию» необходимо подготовиться.
И это не только составить график и обеспечить присутствие респондентов. Но и ответственно подойти к подготовке информации, которая будет транслироваться консультантам.
Консультантам к «обследованию» необходимо подготовиться.
Теперь уже задача консультантов – задать правильные вопросы и добиться получения полной, достоверной и объективной информации.
Именно эта собранная информация будет систематизироваться и анализироваться. Именно на основе полученных результатов руководство компании будет принимать решение, выбирать правильный путь. Путь, по которому пойдет вся компания в целом. Сама. Без консультантов.
Возникают разные ситуации при проведении интервью. Кто-то наглухо закрывается, слово не вытянешь. Спасает профессионализм интервьюера или обращение к административным рычагам воздействия. Но зачастую обратная ситуация – респонденты фонтанируют мощным потоком информации. И главное – не упустить.
Запись интервью на диктофон предоставляет такие преимущества, как:
- поддержание высокого темпа общения;
- отсутствие отвлечения на ручное конспектирование;
- стопроцентное «запоминание»;
- возможность неоднократного прослушивания при обработке полученной информации;
- адекватная трансляция информации коллегам-консультантам – при необходимости.
Как использовать диктофон? Открыто, объяснив преимущества и согласовав с руководством. В договоре же оговаривается использование конфиденциальной информации, интеллектуальной собственности и результатов проекта. Можно отдельным пунктом зафиксировать: «Материалы первичных интервью, наблюдений, психологического тестирования, опросные листы и листы экспертных оценок, анкеты и любая другая персонифицированная информация о сотрудниках Заказчика останутся в распоряжении Исполнителя и не подлежат передаче Предприятию». Респондента предупреждают о необходимости записи интервью только для работы консультанта и гарантируют неиспользование записей в ущерб его интересов.
«Полноценный» вариант использования диктофона: интервью проводится при постоянно включенном диктофоне. Пауза возникает при обсуждении конфиденциальной, личной информации («не для записи») и при «внешних помехах» (телефонный разговор, визит стороннего лица).
При невозможности полной записи встречи можно применять «дискретный» вариант. Обсуждение проводится при выключенном диктофоне. Периодически консультант сам наговаривает на диктофон резюме по полученной информации. Респондент контролирует процесс.
Не редки случаи, когда проведенное интервью всколыхивает активность респондента. Вдогонку начинают сыпаться электронные письма, телефонные звонки с уточнением, дополнением, корректировкой переданной информации. В итоге запрашивается дополнительная встреча. Но уже пришла пора погрузиться в обработку и без того немалого объема полученной информации («по горячим следам»). А не распыляться на повторные визиты….
В процессе обработки информации у консультанта обязательно возникнут дополнительные вопросы – при выявлении противоречивости данных, их неполноты, взаимосвязи с другими аспектами и т.д. Конечно, ему необходимо сформировать адекватное видение текущей ситуации и стоящих задач. Но выходить на повторные встречи эффективнее, уже погрузившись в предметную область и сформировав собственное видение. Обмен же дополнительной информацией можно осуществлять дистанционно. А последующую встречу посвятить синхронизации видения консультанта и клиента и дальнейшему продвижению по проекту.
Еще один аспект. Вряд ли можно добиться успешности проекта без заинтересованности в нем со стороны первых лиц компании клиента. Периодически требуется в оперативном режиме получить от них информацию, согласовать промежуточные результаты, сделать выбор дальнейшего пути продвижения к цели.… Причем, действовать надо быстро, т.к. время – дорого. А они еще и находятся в постоянном движении. По городам и весям не только нашей необъятной страны, но и по всему миру. Иная стоимость разговора, разные часовые пояса накладывают ограничения на общение. И если идти на поводу этой ситуации, придется «то ждать, то догонять». Опять же, не эффективно. Теряем время, силы и деньги….
Зачастую при возвращении руководства в зону досягаемости его рабочий день проходит на повышенных оборотах. И даже если консультанту выделили пару часов, придется прилагать немалые усилия, чтобы полноценно использовать этот ресурс времени. Также на повышенных оборотах решать рабочие вопросы, и постараться сделать «задел на будущее». К тому же не редко встречи проводятся за рамками обычного рабочего дня. В таких ситуациях снизить напряжение может вкрапление между встречами дистанционного общения.
Психологический аспект. Не каждому дано свободно излагать свои мысли в письменной форме. Для многих это довольно ресурсоемкий процесс. И на какие только уловки они не идут, чтобы перевести общение с консультантами в устное русло. Причем добиваются именно личных встреч. Отказываясь даже от телефонных разговоров. А зачастую требуется только получить дополнительную информацию или обратную связь по ранее переданным материалам….
Организационный момент. Любой проект дополнительной нагрузкой вклинивается в основную деятельность компании. Внося напряжение в, и без того интенсивный, темп ее жизни. Организация дополнительных встреч может стать довольно раздражающим фактором в общении с консультантами. И приходится индивидуально подстраиваться под график каждого респондента, перераспределяя свои работы, чтобы не простаивать. К тому же при этом нередко возникают ситуации, комкающие уже даже состоявшуюся встречу – решение респондентом более важных и срочных вопросов в деятельности компании….
Во всех этих случаях наиболее эффективным будет все-таки удаленное общение. В удобное время, в спокойной обстановке оперативно обсудить возникшие вопросы и двигаться дальше.
Полноценное удаленное общение сегодня может быть достигнуто через Интернет.
Надо только установить легкую в освоении и использовании программу Skype, которая предоставляет такие возможности, как:
качественные звонки с компьютера между абонентами Skype, где бы они ни находились;
видеосвязь;
телефонные конференции с большим числом абонентов – и с участием пользователей Skype, и с участием тех, кто пользуется обычными мобильными или стационарными телефонами;
обмен мгновенными сообщениями; групповой чат;
передача файлов любого размера любому числу адресатов и быстрее, чем отправка по электронной почте;
удаленный доступ (screen sharing) – показ собеседнику всего экрана своего компьютера или только его части – причем, совместное использование экрана не помешает продолжать общаться через Skype;
Перечисленный сервис – бесплатный. Звонки абонентов Skype на стационарные и мобильные телефоны (и обратно), SMS-сообщения, голосовая почта – как правило, по более низким тарифам, чем при традиционной связи. Предоставляются и другие функциональные возможности.
И дополнительно – MX Skype Recorder – представляет собой инструмент, который работает совместно с Skype, для записи аудио разговоров. После окончания разговора автоматически создается mp3 или wav файл и помещается в указанную папку.
Таким образом, мы можем взаимодействовать более эффективно, как бы далеко друг от друга ни находились, как бы ни были заняты.
Если мы говорим о проекте внедрения информационной системы, то применять ее будут, конечно же, сотрудники компании. И эффект от внедрения будет напрямую зависеть от них. От того, как они освоят ее. От того, как они будут ее использовать в своей повседневной деятельности. Добиться желаемого можно только полноценно изучив возможности, которые предоставляет новая система, и адаптировав ее применение под специфику деятельности компании. С помощью консультантов. Или самостоятельно.
Сегодня разработчики современных информационных систем уже предоставляют методический материал в достаточном объеме. Но пользователям-профессионалам после его освоения и приобретения практических навыков работы в системе все равно полезно пройти специализированное обучение. Да и системы непрерывно развиваются. Чтобы разрешить накопившиеся вопросы и открыть новые горизонты, можно подобрать для себя соответствующий курс обучения. Если есть возможность – в очной форме. Но не менее эффективно сейчас и дистанционное обучение. И, как правило, оно значительно комфортнее.
Получить качественное образование можно дистанционно – участвуя в вебинарах.
Это online формат проведения семинара с помощью специализированного программного обеспечения. Участники вебинара, не покидая своих рабочих мест, могут смотреть и слушать презентацию, общаться голосом с преподавателем и другими участниками, подключившись к серверу для проведения вебинаров. Как и при очном обучении, слушатели выполняют самостоятельные работы, которые проверяет преподаватель. При возникновении трудностей можно обратиться к нему за помощью, дав доступ к своему экрану. После окончания обучения можно пройти тестирование и оценить полученные знания.
Конечно, когда в компании есть пользователи-профессионалы, снижается ее зависимость от сторонних консультантов. Но если говорить об информационных системах, то не разумно полностью отказываться от их поддержки. Периодически возникают проблемные ситуации или требуется освоить что-то новое, причем – быстро. И очень удобно это сделать дистанционно.
Когда консультант территориально удален от Вас:
сложно описать словами проблемную ситуацию – можно показать консультанту свой экран;
не получается самостоятельно выполнить полученные рекомендации – передаете управление своим компьютером консультанту и смотрите на его действия;
выясняется, что требуется обновление или дополнительные внешние файлы – сразу же получаете искомое.
Эти возможности предоставляет простое решение для удаленного доступа – программа TeamViewer, которая портативна и не требует особых настроек. Интерфейс ее предельно прост. Обеспечивается высокая скорость передачи данных. Поддерживается высочайший стандарт безопасности.
Программное обеспечение может быть разным. Главное, чтобы оно было… и было надежным. И чтобы не боялись его использовать. И применяли эффективно.
Несомненно, когда речь идет об «удаленном» взаимодействии, наряду с оперативностью и комфортом, на первый план выходит аспект безопасности. И даже не надо быть параноиком, чтобы почувствовать тревожность, когда не только высовываешься в «большой мир», но и открываешь ему прямой доступ к себе. В этом вопросе несколько аспектов.
Аспект первый. Насколько вы обеспечиваете общую безопасность своей деятельности? Какова ваша политика информационной безопасности? Какие средства обеспечения безопасности вы используете и как эффективно это делаете? Кто ваши партнеры? Как вы обращаетесь с конфиденциальной информацией?
Если в этой сфере состояние дел оставляет желать лучшего, то по другим аспектам можно особо не тревожиться. Вы уже «под дамокловым мечом». И скорее всего проблемы прилетят с этих сторон. Или уже прилетели, а вы просто еще не знаете об этом.
Аспект второй. Насколько безопасен сам процесс полноценного удаленного взаимодействия?
Процесс обеспечивают средства. А одной из их функций является «безопасность». Обеспечение безопасности. Время сейчас такое, что разработчики ставят во главу угла этот аспект и непрерывно развивают эту функцию своего продукта. Так что, тревожатся о нашей безопасности они больше нас. В силу того, что больше знают об угрозах. Нам же остается сделать правильный выбор программного продукта. В эпоху Интернета это не сложно. На официальном сайте продукта всегда есть раздел «Безопасность» с информацией о его стандартах безопасности и средствах защиты (защищенные каналы, системы шифрования, защита доступа и т.д.). Даются рекомендации пользователям. Необходимо только найти время и ознакомиться с этими разделами. Найти отзывы пользователей. И ко всему относиться критически – все-таки речь идет о безопасности.
Самостоятельно получив представление о безопасном использовании продукта, полезно получить и консультацию ИТ-специалиста. Для надежности – не одного. А то возможна и такая ситуация. Внедренец предлагает бухгалтеру удаленное сопровождение. Как это – быстро, просто, надежно. Приглашают ИТ-специалиста. И он красочно расписывает все ужасы и тот кошмар, в который рухнет компания. Бухгалтер входит в такой ступор, что даже обычное взаимодействие может оказаться под сомнением, не говоря об удаленном. Конечно же, проще держать в страхе, чтобы подчеркнуть значимость своей службы. Да и работы ей поменьше бы…. Придется искать компромисс, потому что без ИТ-поддержки не обойтись.
Аспект третий. Насколько безопасны партнеры, с которыми вы вступаете в контакт?
Если говорим о дистанционном обучении у разработчика информационной системы, то он является профессионалом в своей сфере деятельности. И можно довериться ему в выборе средств связи и обеспечении безопасности. При обучении в других областях знаний более значимым становится вопрос деловой репутации и профессионализма компании, оказывающей данные услуги. А выбор преподавателя и формы обучения – за нами.
Если говорим о дистанционном общении со своими партнерами по проекту – мы же выбрали их в партнеры. Значит, доверяем им и теперь можем общаться более эффективно.
Аспект четвертый. Насколько безопасны вы сами?
Все мы люди. Ничто человеческое нам не чуждо. От страха перед новым так и кажется, что обязательно нажмем «красную кнопку» и произойдет непоправимое. Вряд ли. Миллионы людей успешно общаются на расстоянии. Нужно просто последовать их примеру и открыть для себя новые возможности.
Освоив новый формат общения с более опытным в этом вопросе партнером, можно распространить полученные навыки в другие области своей профессиональной деятельности – дистанционно общаться со своими клиентами, коллегами, руководством. Снижается зависимость от пространственной принадлежности. Повышается качество коммуникаций компании. Несмотря на расстояния, она действует быстрее. И при этом экономит ресурсы. Эффект предсказуем.
Дальше – больше. И в личной жизни можно «стирать» расстояния. Почти «вживую» общаться с родными и близкими. Не только слышать, но и видеть их. Обмениваться с ними фотографиями и видео. Где бы они ни находились. Сегодня можно найти и джунгли, и берег океана, где есть Интернет.
А расстояние ему не помеха… Удаленность друг от друга не является помехой. Напротив, это стимул наиболее оптимально использовать свои ресурсы и выстроить наиболее эффективную систему взаимодействия между компанией и ее партнерами.
Считаю очень полезный материал. Требует внимательного не просто чтения, а изучения. Спасибо.
(При этом завтра, к сожалению, мне придется более 20 км. проехать через пробки по городу, потом еще около 15 км за городом до офиса клиента (загородный отель), и все потому, что клиент, имея все необходимые средства связи для удаленной коммуникации, пока предпочитает личные встречи. А потом еще путь обратно, а у нас по всем мостам ограниченное движение.)
Да, умение пользоваться скайпом и электронной почтой - это очень важно. Что только здесь ''просто читать'' а тем более изучать? :o
Тут я не спорю, ибо не консультант. Но может быть следует предупредить клиента перед встречей (пусть и по сети) чтобы он сделал то/другое? Если Вы отметили именно это тезис у автора как новаторский - совершенно не возражаю, пусть так и будет.