Это случается даже с лучшими профессионалами. Возможно, какой-то отдел не предоставил вам вовремя важные данные. Возможно, вы думали, что работа над проектом займет всего четыре часа, тогда как понадобилось 14. Или вы отравились в корпоративной столовой во вторник, и никак не смогли притащить себя в офис, чтобы закончить отчет для клиента в среду. В любом случае, когда вы срываете дедлайны, ни заказчики, ни ваш босс, ни кто бы то ни было еще, кому вы подчиняетесь, не будут в восторге.
Когда речь шла о срыве сроков, Андриан Гранзелла Ларсен, находился по обе стороны, будучи одновременно и автором, и редактором. Вот пять способов того, как получить отсрочку и не испортить отношения, которые он опробовал и в полезности которых убедился.
1. Сообщите о том, что вы не успеваете, заранее
Ничто так не приводит в бешенство (после непрофессионализма), как просьбы: «Ой, я не успел к сегодняшнему дню. Можно, я закончу на следующей неделе?». Конечно, бывают исключения (например, отравление), но в большинстве случаев вы обязаны предупредить заранее, если понимаете, что не справляетесь в срок. Тем, кто с вами работает, гораздо проще подстроиться под вас, если вы скажете: «Что-то я закопался в проекте. По-моему, сбор данных займет на несколько дней больше, чем я предполагал. Могу я перенести дедлайн со следующей пятницы еще на неделю вперед?» На самом деле, большинство людей будут рады пойти вам на встречу, если у вас есть веская причина и, разумеется, если они узнали о ней заранее.
2. Кратко объясните ситуацию
С профессиональной точки зрения, всегда важно объяснить, почему вы не можете завершить работу в срок. Однако не все дедлайны равноценны: одно дело – сроки, оговоренные в соглашении с клиентом, другое – небрежная просьба, обращенная к коллеге, сдать отчет «на следующей неделе». Каждый из них требует разного уровня объяснений. Но разумное поведение состоит в том, чтобы кратко объяснить, почему события развиваются не по плану, не обвиняя никого и не прибегая к типичным уловкам о внезапно заболевшей собаке, сломавшемся компьютере или горе других незаконченных дел. Просто обозначьте факты («к сожалению, у меня возникли проблемы с программным обеспечением»), - как правило, этого достаточно. Тем не менее, вы можете предстать в более выгодном свете, если…
3. Дадите преимущество или бонус
Одна любимых авторов Ларсена всегда прибегает к одной из его любимых стратегий, когда собирается сорвать дедлайн. Она предлагает выбор – принять работу в назначенное им время или перенести срок. Вот как это звучит: «Я работаю над проектом, и он требует больше времени, чем ожидалось. Я не слишком вас подведу, если сдам проект завтра? Если да, я закончу его сегодня к вечеру, но если вы не против, я бы предпочла задержать его до завтрашнего утра». В подавляющем большинстве случаев Ларсен рад уступить. Таким же образом вы всегда можете предложить сдать завершенную часть работы. Например: «Я могу сдать с первой по шестую страницы доклада сегодня вечером или завтра к полудню – все десять». Если вы создаете кому-то проблемы, пропуская сроки, подумайте, что вы можете предложить, чтобы компенсировать неудобства. Один из авторов, работающих с Ларсеном, предлагает прислать две статьи вместо одной. Если вы работаете с клиентом, вы можете предложить дополнительные опции к продукту или обслуживание со скидкой. Иногда вы подводите кого-то, но помогаете в чем-то другом – это всегда производит хорошее впечатление.
4. Покажите профессионализм и признательность
Если вы когда-нибудь принимали работу, сданную с опозданием, вы знаете, как это может быть неприятно. Так что демонстрируйте признательность, когда просите о продлении срока. Не обязательно падать в ноги, но простое «Я очень ценю, что вы делаете это исключение. Такое больше не повторится», - будет очень кстати. Кроме того, назначив новую дату, строго придерживайтесь ее. Люди с большей вероятностью будут продолжать видеть в вас профессионала, если они точно будут знать, когда ожидать работу. Вместо того чтобы быть неконкретным («могу я сдать позже?»), попробуйте так: «Могу я предоставить отчет во вторник? Он будет у вас в папке в 5 вечера, или, я надеюсь, раньше». После этого сделайте все, чтобы именно так и произошло.
5. Убедитесь, что это случается с вами нечасто
Возможно, лучший совет из всех – убедитесь, что срывать дедлайны не стало вашей привычкой. Когда надежные авторы единожды просят Ларсена сдвинуть срок, он счастлив пойти им на встречу. Когда это происходит регулярно, все труднее и труднее быть снисходительным.
Лучший способ все успевать вовремя – устанавливать собственный дедлайн на день или два раньше реального и фиксировать его в календаре. Это обманет ваш мозг и заставить думать, что работа должна быть готова раньше. Придерживайтесь этого срока, и вы всегда будете в безопасности. Даже если случайно отравитесь.
По материалам: mashable.com
