Как взаимодействовать с бухгалтером?

В прошлой статье, когда я рассказывал, как обезопасить себя и свой собственный бизнес при выборе бухгалтерской компании, я затронул одну очень важную тему, а именно: «Как успешно взаимодействовать с бухгалтером».

Наверняка каждому из вас приходилось хоть раз в жизни слышать возмущенные возгласы бухгалтера: «Нет первичных документов!», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет из-за отсутствия закрывающих документов по сделкам!». На самом деле все эти сложности возникают не только при общении с бухгалтерскими компаниями, но, зачастую, они проявляются и у рядовых компаний со своей, штатной, бухгалтерией. Давайте рассмотрим основные моменты, которые помогут успешно взаимодействовать с бухгалтером.

Первое, что следует взять за правило – весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, т.е. все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств должны быть в обязательном порядке документально подтверждены. Конечно, бухгалтер в праве по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните – это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.

Еще один тонкий момент, если вы вдруг предоставите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, то это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет Вам за это спасибо!

Второе, и не менее важное – первичные документы должны быть разложены и представлены по папкам: ПОКУПКА, ПРОДАЖА, БАНК и КАССА.

Это делается для того чтобы упростить процедуру проверки документов, а также ускорить процесс их ввода в бухгалтерскую программу.

К примеру, если у нас ПРОДАЖА/ПОКУПКА УСЛУГ, то комплект документов должен выглядеть следующим образом:

* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;

** в упрощенной системе счета-фактуры нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).

Если речь идет о ПРОДАЖЕ/ПОКУПКЕ ТОВАРА, то комплект документов следующий:

* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;

С БАНКОМ все проще, главное соблюдать хронологический порядок выписок и делать так, чтобы исходящий остаток новой выписки, совпадал с входящим остатком за предыдущий период.

КАССА является самым ответственным моментом, но не переживайте: при частом обращении все действия доводятся до автоматизма:

Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетность рекомендуется предоставлять регулярно, в течении всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):

годовую до 20 марта;
квартальную до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).

Отчетность в пенсионный фонд и фонд социального страхования рекомендуется к формированию:

годовая до 5 февраля;
квартальная до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно предоставили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.

Перед тем, как подписывать отчетность позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам не понятно и главное, уточните сумму рассчитанного налога.

После того как все согласования выполнены, смело давайте добро на отправку отчетности в контролирующие органы.

Завершающим этапом общения с бухгалтером или обслуживающей компанией должно быть извещение о своевременной сдаче и приеме отчетности.

+353 Николай Лумпов Аналитик, Москва 12 августа 2013, 22:56

Как взаимодействовать? Стоит все-таки составить бизнес-процессы, сформулировать регламенты и выполнять их. Бухгалтер - такой же участник бизнес-процессов, как и остальные, но его обязательности определены внешними по отношению к предприятию системами, первой из которых является налоговое ведомство. Потом для некоторых типов организационных форм - ФСФР. Очень хорошо, если бухгалтер знает и обучен требованиям внешних систем. То есть знает первичные документы, порядок отражения, правила оформления, сроки предоставления. Поэтому вооружитесь блокнотом и аккуратно запишите все требования, а то придется потом самому все листать и изучать. Причем чем выше должность - тем в более суровых местах и в более суровой обстановке. Конкретно, полно, но сложно о том как взаимодействовать с бухгалтером изложено в законе Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' В части же неправильных документов в этом документе четко сказано:

8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета: 1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; 2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.