На правах рекламы
То, что страна сейчас проходит очень, скажем, интересный период — понимает каждый. Современные реалии рынка открывают для кого-то новые перспективы, а для кого-то являются тревожным и опасным сигналом. В такие моменты каждая компания проверяется на прочность и способность эффективно трансформироваться из-за меняющейся среды. Показательным примером гибкости бизнеса является его возможность оперативно сокращаться или, наоборот, «разрастаться» — открывать филиалы, осваивать новые рынки. Рассмотрим в настоящей статье первую стратегию («защитную») и инструменты, которые могут помочь в ее реализации.
Стратегия 1. «Затягиваем пояса»
Что делают многие предприятия в нелегкие времена? Сокращают зарплаты, штат, экономят на сырье — но зачастую это меры крайние — есть и другие варианты экономии. В первую очередь важно оценить, на чем можно сэкономить без ущерба для общего дела. Какие изменения компании не заметят ее конечные клиенты?
Никаких излишеств
В первую очередь стоит отказать себе в личных водителях, больших представительских расходах и прочих подобных привилегиях. Корпоративы — проще, офисной канцелярии — меньше. В любом случае, вначале следует детально оценить все статьи расходов компании — наверняка найдутся самые очевидные, экономии на которых, возможно, будет достаточно для того, чтобы дела у компании пошли лучше.
«В тесноте, да не в обиде»
Стоит подумать и над тем, чтобы переехать в офис категории В или С, перевести склад на более низкий класс. Зачастую компании оставляют основное представительство там же, где оно и было, переводя «бэк-офис» в более бюджетные здания на окраинах города. Вопрос с проведением интернета и телефона решается легко (сегодня можно за пару минуть купить городской номер себе в офис), поэтому провести такой переезд можно достаточно оперативно.
Вариант более кардинальный — сокращение арендуемых площадей (как под склады, так и под офисы). В этом случае персонал может или сокращаться или переводиться на «виртуальный режим». Кроме экономии на арендной плате, сокращаются и расходы на электричество, транспорт, что в перспективе, например, года, поможет сберечь хорошую сумму.
«Казнить (,) нельзя (,) помиловать?»
Стоит ли сокращать штат, чтобы оптимизировать расходы компании?
Многие согласятся, что данная мера является крайней и вынужденной, но может ли ее что-то заменить?
Во-первых, можно начать с малого — сократить длину рабочего дня. Этот вариант часто применяют производства, где нет необходимости быть всегда на связи, и заказы выполняются планово. Когда рабочий день заканчивается, на сайте можно сделать форму обратной связи более явной, а для звонков в компанию можно поставить автоответчик и голосовую почту. Просмотреть все сообщения и прослушать звонки можно на следующий день — не упустив таким образом ни одной заявки в компанию.
Вариант, позволяющий также сэкономить большую часть бюджета — это перевод сотрудников на удаленную работу. Актуально, если компания решила сократить площадь арендуемого офиса и переводит часть сотрудников на дистанционный формат работы. Ко многим сервисам, в которых регулярно работает персонал, можно обратиться через интернет, удаленный доступ позволит всегда иметь под рукой нужную документацию. Если также подключить и интернет-телефонию, то менеджер по продажам, например, может работать из дома и звонить клиентам с официального городского телефона компании, при этом всего лишь имея домашний компьютер, гарнитуру и сервис, в котором ведется база клиентов (CRM или просто Excel). Чтобы позвонить, сотрудник нажимает мышкой на номер клиента в программе, и в его наушниках слышится сигнал звонка, начинается вызов. Реализовать такую схему легко в случае интеграции АТС и CRM. Доступ к корпоративной почте сегодня также легко настроить через интернет, поэтому если грамотно организовать «виртуальное» рабочее место сотрудника, то такие «перестановки» в компании будут абсолютно незаметны стороннему глазу.
Если говорить о комфортной работе со входящими звонками, то не нужно думать о мобильных номерах, дорогой переадресации и путанице среди персонала — с помощью облачной АТС можно принимать звонки на официальный номер компании и переводить их на нужных сотрудников (в том числе удаленных). Менеджер будет принимать вызовы у себя дома на компьютере или в смартфоне абсолютно бесплатно — стоит только установить программный телефон. Кроме того, входящие звонки можно переводить на нужных сотрудников по заданному алгоритму. Например, для продаж — по принципу опытности сотрудников, для операторов — переводить не на тех, кто разговаривает, а кто свободен для общения (или на тех, кто давно уже не общался по телефону, то есть по принципу загруженности). Все это можно настроить в АТС за несколько минут. За каждым сотрудником, как это принято, закрепляется добавочный номер, и к нему можно дозвониться обычным способом — набрав, например, (495) 663-73-73, доб. 400. Так что какая разница, где сидит Ваш бухгалтер или техническая поддержка, если они выполняют всю работу качественно и в срок, а клиент не замечает никаких перемен? Американские компании уже давно практикуют перевод своих колл-центров в отдаленные регионы или даже в другие страны, где зарплаты на порядок ниже.
Поэтому, прежде чем принимать такое кардинальное решение, как массовое увольнение, важно оценить, не потеряет ли конечный клиент в качестве основной продукции компании? Если услуги будут предоставляться с худшим качеством, то такая игра не стоит свеч. Кроме того, сама задача — определить тех, кого следует уволить — бывает крайне сложна. Особенно, в крупных компаниях, где линейный персонал не столь заметен для руководства, неосторожный шаг в этом направлении может испортить работу целого подразделения. Чтобы минимизировать риски, можно провести детальную оценку работы сотрудников (выявить «звезду» или «слабое звено») и начать переходный период — с аутсорсинга небольшой части бизнес-процесса. Тогда, если результаты кардинально отличаются от работы штатных сотрудников, лучше еще раз взвесить все «за» и «против» и, возможно, изменить тактику.
Не стоит забывать, что в сложные для бизнеса времена проверяется и сам коллектив. Лояльные сотрудники поймут, что тяжелое положение компании может восприниматься не только как проблема, но и как возможность. Предложив грамотные инструменты, взяв на себя дополнительную ответственность и, тем более, достигнув поставленных задач, — вы получите незаменимых сотрудников, знающих огромную часть бизнеса, прошедших «огонь и воду». Поэтому стоит задуматься — в каких-то случаях стоит, возможно, не экономить, а, наоборот, вложиться в обучение сотрудников и инвестирование в кадровый резерв?
Экономить ли на общении?
Конечно, где личные встречи излишни, стоит отказаться от большего числа поездок, сократить расходы на транспорт и командировочные. Большую часть переговоров можно проводить с помощью конференц-связи, к тому же запись звонков позволит всегда вернуться к актуальным договоренностям, а не вспоминать «кто что сказал». Для сложных проектов можно назначать время ежедневной телефонной конференции (с ключевым клиентом или партнером), где кратко проводить оценку текущей ситуации, достигнутые показатели и план дальнейших работ.
Сэкономить на длительных и регулярных звонках поможет переход на тарифы IP-телефонии, которые позволят в разы сократить расходы на телефонную связь. При этом, если объединить все филиалы компании на одной виртуальной АТС, подключив виртуальные городские номера для каждого подразделения — это позволит и сэкономить 100% затрат на звонки из одного подразделения в другое, а также на другие внутрикорпоративные коммуникации. А чтобы наиболее выгодно провести подключение, следует следить за предложениями провайдеров — например, сейчас как раз идет акция Телфин «Два номера по цене одного», позволяющая получить любой региональный номер в подарок при подключении московского номера.
И, конечно, в сложное для компании время обязательно стоит вспомнить о старых клиентах и актуализировать базу контактов. Многие для этого используют рассылки, программы лояльности, и, безусловно, звонки, личное общение. Но если времени на звонки не остается, можно использовать автообзвон. Технология проста — для каждого контакта в базе производится автоматический набор номера и проигрывается специальное сообщение — например, акционное предложение. Клиенту высвечивается номер компании, и, если его заинтересует акция, он просто перезванивает и попадает в отдел продаж. Этот вариант информирования клиентов сейчас становится все более популярным, так как пока не воспринимается как спам.
P.S. Обратную стратегию — масштабирование бизнеса — мы рассмотрим в следующей статье на E-xecutive. Но в любом случае, прежде чем принимать стратегическое решение — важно заранее просчитать все «за» и «против», рассмотреть всевозможные варианты развития событий и выбрать по-настоящему эффективные инструменты для реализации задуманного — «семь раз отмерь, один раз отрежь».
