Тенденции в закупочных процессах
Наблюдается быстрый рост автоматизации закупочных процессов. Проводятся электронные торги, существует электронный документооборот и право электронной подписи. Во многих компаниях есть электронные системы закупок, в которых хранится вся закупочная информация, документы автоматически формируются, проверяются на правильность заполнения и рассылаются поставщикам. Скоро в жизнь закупщика войдут нейронные сети, которые позволят использовать большие данные для быстрого и точного анализа, а поиск и привлечение поставщиков будут вести боты с искусственным интеллектом.
В недалеком будущем оценка предложений поставщиков, формирование, заключение договоров и контроль затрат полностью автоматизируются. Электронные площадки переместятся в соцсети и мессенджеры, что позволит работать удаленно, легко решая сложнейшие аналитические задачи в сфере закупок. Все это значительно облегчит закупочный процесс, увеличит скорость, гибкость и прозрачность.
Наибольшую часть рабочего времени у специалистов по закупкам отнимают ручные процессы сведения информации, бумажный документооборот, обсуждение условий с поставщиками. С помощью автоматизации большое количество времени закупщиков высвободится от рутины для решения стратегических вопросов. А благодаря четко определенным и выверенным критериям, заранее выбранным рекомендованным поставщикам, стандартным процедурам и документации можно будет доверить закупки любому сотруднику предприятия, а результаты получать как от опытного снабженца.
Закупочные процессы и функции становятся более дифференцированными, разделяясь на стратегические и тактические. Стратегические категории – это те, которые важны для компании и ее развития на рынке. Для них сложно найти объективные условия оценки, и они сложно поддаются автоматизации. Например, это касается комплексных услуг или инновационных продуктов. Становится важным найти ключевые задачи и категории с наиболее высоким потенциалом ценности для компании, стратегические затраты и стратегических поставщиков, которым закупщики будут уделять особое внимание, где нужен вклад профессионалов. Однако можно легко автоматизировать тактические закупки, где добываться повышения ценности неэффективно, где человеческий фактор не так важен: от простых (канцелярских принадлежностей, воды, ГСМ) до более сложных. Достаточно четко сформулировать требования к тому, что необходимо закупить, и отдать на проработку боту. Такие закупки можно делегировать в функции, компаниям-коллекторам, или покупать полностью или частично нужные услуги закупок у поставщика третьей стороны, оставив за собой функции контроля.
Экономические предпосылки к эволюции отдела закупок
Изменение задач отдела закупок связано с изменениями рынка. В России мы наблюдаем замедление экономического роста и рост конкурентной среды, что не позволяет кратно увеличивать объемы продаж, и заставляет в борьбе за потребителя снижать цены. Это повышает важность оптимизации затрат, которые в основном приходятся на закупки. Затраты на сырье и продвижение продукта на некоторых предприятиях доходят до 85% от оборота. Каждый процент в этих затратах может превратиться в прибыль. Возникает понимание, что закупщик оказывает влияние на экономический рост компании через развитие рынка снабжения. Важной становится разработка совместной стратегии бизнеса и закупок, которая охватывает долгосрочную перспективу развития: раскрывает потенциал снижения затрат и себестоимости разработок, планы вывода новых продуктов, эффективность использования ресурсов, энергии, топлива. Закупщики привлекаются к стратегическому финансовому планированию, составлению бюджетов и управлению затратами. Финансовое прогнозирование на раннем этапе продолжается в ходе постоянного анализа факторов затрат и снижения общих затрат в цепи поставок.
Закупки из категории «расходы» переходят в категорию «инвестиции». Любая закупка требует теперь расчета совокупной стоимости владения. Идет изменение фокуса с закупочных цен на рентабельность и окупаемость инвестиций. Эти показатели – про долгосрочную перспективу, про стратегию и системное мышление. Недорогое оборудование, как правило, обходится дороже: требует частой профилактики, имеет дорогие расходные материалы, низкую производительность и потребляет много энергии, а дешевые ингредиенты снижают качество производимого продукта. Закупщик уже не может быть простым оператором по размещению заказа и отслеживанию поставок, а становится стратегическим партнером, влияя на качество конечного продукта через затраты и инновации. Совместно с другими отделами специалист отдела закупок определяет и уменьшает финансовые, геополитические, валютные риски компании; риски отсутствия необходимых услуг или материалов, сбоя графиков поставок, изменения законодательства…
Кроме того, конкуренция теперь проходит не только по цене, а по качеству продукта и по скорости производства и поставок. И у закупок самая важная роль: качество производства готового продукта напрямую зависит от качества поставляемого сырья, комплектующих и оборудования. В торговых компаниях качество закупаемых товаров и последующее стимулирование поставщиков повышать качество тоже целиком зависит от закупщика. Закупки определяют оптимальную географию рынка поставок и управляют цепями поставок для сокращения сроков вывода продукта на рынок. Как пример можно привести проекты импортозамещения (локализации закупок), которые увеличивают скорость и гибкость поставок и скорость обращения денег. Закупщик может выбирать оптимальные варианты из множества доступных на рынке предложений, учитывая наиболее эффективный способ доставки.
Усложнение конкурентной бизнес-среды требует от компаний гибкости и вынуждает искать новые способы удовлетворения все более сложных и разнообразных потребительских запросов. Роль закупок – быстро найти и развить новых поставщиков, новые технологии, инновационные ингредиенты. Занимаясь инновациями в продуктах, управляя спецификациями, закупки оказывают влияние на то, какие продукты будут производиться и продаваться, и как эффективно вывести их на рынок. А сокращение сроков вывода нового продукта на рынок способствует росту объемов продаж и прибыли и помогает добиваться большей эффективности в целом.
Компании все чаще оценивают свой социальный вклад и открыто рассказывают об этом потребителям. Все более распространенной становится практика, когда компании через закупщиков начинают более активно требовать от своих поставщиков соответствия экологическим нормам и использовать системы и стратегии устойчивого развития, а также соответствие международным стандартам.
Закупки завтра
Перечисленные рыночные тенденции диктуют изменение роли отдела закупок в компании. Конечно же основными навыками закупщика остаются нахождение и оценка предложений, развитие поставщиков, переговоры, формирование и заключение договоров, управление поставщиками, контроль затрат, принятие участия в развитии продуктов. Но кроме этого закупщику необходимы будут абсолютно новые навыки.
Сложность многих видов снабжения требует создания многофункциональных команд по развитию, которые возглавляются закупками, в состав которых входят основные специалисты и менеджеры из всех заинтересованных отделов и подразделений. Иногда такие действия требуют привлечения поставщиков и сторонних специалистов по управлению затратами, которые способны внести вклад в реализацию инициатив. Поэтому закупщик будущего должен стать настоящим лидером, способным составлять, согласовывать и воплощать совместные стратегические бизнес-планы, управлять проектами, мотивировать людей, которые ему напрямую не подчиняются, в том числе управлять виртуальными командами. Для этого ему необходимо широкое знание и понимание бизнеса, деловая проницательность, ориентация на долгосрочную перспективу, стратегическое и системное мышление.
Закупки просчитывают – что выгоднее для организации: покупка, аренда, лизинг или набирающее популярность совместное использование. Они советуют бизнесу, что лучше закупить: товар или комплексную услугу, включающую в себя, например, хранение, учет, утилизацию, страховку, то есть не ограничиваются только производством. В будущем закупки будут все больше принимать решения по объединению потребностей двух и больше отдельных неконкурирующих организаций, благодаря чему эти организации могут получить более выгодную для себя цену, более качественные проектные разработки и другие преимущества, обеспеченные более крупными закупками. Также закупки определяют, на каком уровне компании лучше проводить закупку: уровень города, страны, а в крупных международных компаниях – локальном или глобальном. Задачей закупщика становится координация различных отделов с целью объединения их требований к схожим закупкам и объединение их, решение кросс-функциональных задач (на стыке между отделами, например, принятие решений, таких как: сделать самим или купить).
И наконец, закупщик должен:
- Нести ответственность за качество и своевременное удовлетворение потребительских запросов.
- Прекрасно знать и управлять категориями закупок.
- Понимать – какие факторы влияют на стоимость и как можно их оптимизировать.
- Понимать, какие риски существуют в данной категории затрат.
- Постоянно отслеживать рынок и новинки.
- Работать с поставщиками над улучшением качества продукта, сервиса, и оптимизацией затрат совместной деятельности через анализ и контроль издержек, изменение спецификаций и технологического процесса, планирование и управление цепочкой поставок.