В любой организации воруют. Разница только в масштабах нарушений и объемах украденного. Поэтому задача любого управленца – снизить потери до уровня, на котором они незаметны для финансового результата компании. В этой статье я расскажу о нескольких принципах, которые помогут вам добиться высокого уровня безопасности в системе внутренней логистики.
Воруют там, где это позволяют
Вне зависимости от заработной платы и условий труда, от статуса и квалификации; на продовольственном складе и в академии наук, в детском саду и органах власти – если своровать можно, то воровать будут. Конечно, масштабы будут разными, но рано или поздно это произойдет. Если вы на 100% уверены, что в вашей организации никто ничего не ворует, у меня для вас плохие новости – скорее всего, воруют уже сейчас, и уже не в первый раз.
Я особенно подчеркиваю эту простую, в общем-то, истину, чтобы у вас не оставалось наивных мыслей касательно человеческой натуры. Это не уникально для нашей страны или для какой-то определенной группы людей (национальной или социальной), это просто есть. Люди неидеальны. Если они видят соблазн и знают, что не понесут наказания, удержаться практически невозможно. И, начиная с малого, впоследствии это приводит к крупным проблемам.
В первую очередь в таких проблемах виноват управляющий, который создал бизнес-процесс, позволяющий сотрудникам красть. Вы, как менеджер, отвечающий за организацию работы, должны сразу создавать условия, при которых своровать настолько сложно, что это невыгодно. Наказание, конечно, тоже будет, но оно не так эффективно, как превентивные меры.
Как сделать воровство сложным и невыгодным? Есть ли универсальный способ, который можно использовать, вне зависимости от специфики работы организации? К сожалению, универсального способа нет. В каждой компании есть своя специфика хозяйственной деятельности и сотрудники с уникальным характером и историей взаимоотношений. Однако есть один из принципов организации труда, который не пользуется популярностью у руководителей, но дает хорошие результаты при противодействии воровству.
Разделение власти и ответственности
Не давайте всю власть над маршрутом движения товаров или денег в одни руки. Всегда добавляйте других людей, и чем «дальше» они будут друг от друга (разные отделы, департаменты, менталитеты), тем лучше. Например, поступление товаров, сборка и отгрузка готовых изделий клиентам. Если все это проходит через одни руки, например, начальника склада, возможны различные схемы сравнительно незаметного воровства. А уж способов договориться внутри коллектива и скрыть нарушение от руководства просто невероятное множество.
К сожалению, установки типа «не стучать» и «не выносить сор из избы» все еще имеют сильное влияние на поведение людей, даже тех, кто в других областях показывает себя как хороший и ответственный сотрудник. Также многие руководители боятся, что выявленные нарушения их подчиненных подорвут их репутацию перед начальством.
Однако стоит нам разделить сферы влияния между разными отделами, и возможностей для воровства и нарушения внутреннего регламента сразу станет намного меньше. Например, поступление товара делится между складом и отделом закупки. Склад осуществляет непосредственную приемку товара и вносит информацию в базу данных, а закупка проверяет соответствие документов и факта. А отгрузку, фактически проведенную складом и/или службой логистики, контролирует отдел продаж, собирая обратную связь от клиентов и проверяя количество рекламации от клиентов и реального брака на складе.
Это – простые примеры, но много организаций не считают нужным усложнять бизнес-процессы, скидывая все это на склад. Потом, во время инвентаризаций, возникает множество вопросов. Кстати, об инвентаризациях. Абсолютное большинство компаний проводит инвентаризации силами кладовщиков и других сотрудников склада. Это борьба пчел против меда. Используйте персонал других отделов или сторонние организации. Таким образом, вы получите взгляд со стороны и непредвзятое отношение к результатам инвентаризации.
Помните, если «человека с улицы» нельзя за один час обучить считать количество товара на складе, значит, либо ваш склад слишком запутан и не организован, либо человек, мягко говоря, не умный. В первом случае проверьте архитектуру бизнес-процессов склада, во втором – увольте человека. А лучше сами попробуйте посчитать пару ячеек или полок. Прекрасный тест, за 30 минут узнаете много нового про себя и ваш склад.
На каждое преступление – адекватное наказание
Сразу скажу, здесь все очень плохо. Я не встречал ни одной организации, которая смогла бы построить внятную и эффективную систему наказания за воровство. Две фундаментальные причины такой печальной реальности – российское трудовое законодательство и тотальная «теневая» экономика фирм и складов.
В большинстве случаев все заканчивается банальным увольнением по соглашению сторон и лишением «серой» части зарплаты. Может быть, еще возмещение какой-то части ущерба. Это создает в сознании сотрудников вполне определенную установку: воровать выгодно, даже если тебя поймают, ты останешься в плюсе.
Что еще можно сделать? Если есть юрист или начальник службы безопасности – обращайтесь в полицию. Вид людей в форме очень пугает неподготовленных людей. Если они еще и заявление примут (дело они, скорее всего, не заведут), то есть хорошие шансы, что виновный все вернет после первого вызова в отделение. Но таких случаев, прямо скажем, немного.
Обязательно давайте плохие рекомендации и негативные отзывы сотрудникам для их будущих работодателей. Если сотрудник проработал в вашей компании достаточно долго, он укажет вашу фирму в резюме, чтобы не потерять стаж. Фамилию непосредственного руководителя он не станет писать, но телефон call-центра или кого-нибудь из сотрудников может указать. Обязательно проработайте этот момент и доведите до сведения остальных сотрудников, какой ущерб получила компания и насколько тяжело теперь будет уволившемуся найти новую работу.
Постарайтесь показать работникам, что этот ущерб, в том числе, нанесен и им, нужно придать воровству максимально негативный оттенок и разделить их и уволенного. Часто такие люди в качестве оправдания воровства называют несправедливые условия работы и/или оплаты труда и становятся рупором «социальной несправедливости» в компании. Такая ситуация может привести к рецидиву воровства на складе.
Конечно, эта проблема не решается одной беседой, здесь нужна продолжительная работа по мотивации персонала склада. Это отдельная, обширная тема со своими нюансами. Но даже если вы просто расскажете ситуацию подчиненным, это будет лучше, чем промолчать и не говорить ничего, ведь отсутствие информации – это прямой путь к распространению слухов.
Надеюсь, что эта статья поможет вам в построении безопасных и эффективных бизнес-процессов на складах вашей компании.
Хорошая статья с реальным взглядом на подобные ситуации. Автор правда не указал еще один метод защиты от воровства - коллективную материальную ответственность. Во многих случаях - это помогает. Народ становится бдительней. Но иногда, при разовых хищениях, нет, т.к. вору выгоднее заплатить 1/10 или какую-там часть раскиданную на всех сотрудников.
И к сожалению бывает, что в схемах хищений оказываются замешаны те, кто вроде по долгу службы, должны эти хищения предотвращать - охрана или служба безопасности.
Самый простой и естественный способ борьбы с воровством на складе - регулярные инвентаризации. Сличаешь электронный склад с фактическим - и о чудо, всё сразу видно. А без коллективной материальной ответственности по-моему сейчас ни один склад не работает.
А ответ на вопрос в заголовке очень простой - на вашем складе воруют только по одной причине - потому что вы это допускаете.
Нет учета, нет контроля и нет культуры
а ещё воруют там... где появляется вирус "жадности", часто сам собственник бизнеса им поражён - зараза распространяется на всю компанию.
"На работе ты не гость, унеси с собой хоть гвоздь!"
Это лозунг из страны Советов.
Переломить ситуацию можно лишь воспитанием с младенчества. Ведь правильно подметил автор - воровство есть везде. Хоть в малых, хоть в больших объемах. Кто-то ручку из офиса унес, кто-то принтер, кто-то мебель. На складе продуктового магазина сотрудники походя пробуют, в зале супермаркета и едят и пьют...
Культура....
Отличная статья. Особенно, в части передачи на аутсорсинг инвентаризации. К сожалению, многие руководители этого не понимают, пытаясь экономить - проводя инвентаризации собственными силами и средствами. Да и экономия то призрачная получается, объективные данные отсутствуют, так как сотрудники не желают заниматься не свойственной им задачей, сюда так же можно добавить текучесть кадров, затраты на поиск, подбор, обучение, интеграцию, удержание сотрудников. Всё это требует значительных финансовых и временных затрат.
В моей практике работала схема -"ревизорская группа" это люди которые обучены проведению инвентаризации, знают товар и и административно подчинены только директору. Мотивация их построена на % от выявленных недостач. Инвентаризации они проводили в текущем режиме ежедневно по отдельной группе товара и в итоге весь склад "пересчитывался" за квартал. Годовая инвентаризация также проводилась одновременно по всему складу, и по ее результатам можно было судить о качестве работы "ревизоров". Также постоянное присутствие "ревизоров" являлось сдерживающим фактором для не чистых на руку работников.Затраты на содержание ревизоров вполне покрывались снижением недостач .
Инвентаризация - это хорошо и нужно. Но наши российские несуны, тоже не лыком шиты. Не сталкивались, когда по кол-ву все коробки на месте, но в коробках оказывались не те товары, что должны там были быть?
Это еще "цветочки", а вот когда из пластиковой емкости с шампунем/моющим средством, сливается 50% и добавляется вода.)))