Сколько неотвеченных писем в папке входящих сообщений в вашей электронной почте? Если единицы, то вам можно только позавидовать – вы научились виртуозно управлять цифровой коммуникацией.
Управление входящими потоками электронной почты – недооцененный навык в работе. Когда сотрудник не отвечает на письма, коллеги воспринимают его как неорганизованного и ленивого.
Конечно, сложно оценить чужой почтовый ящик и сказать наверняка, насколько продуктивен другой человек. Как правило, стратегия email-управления сильно зависит от профессии, от стандартов, принятых в индустрии в целом, а также от общего потока писем в компании.
Эксперты в вопросах психологии и технологий поделились инсайтами о том, какая существует взаимосвязь между тем, как мы управляем электронной почтой, и личными качествами человека. Итак, три типа пользователей почтовых сервисов.
1. Хранитель/Ликвидатор
Видит сообщение и немедленно реагирует – удаляет или складывает в соответствующие папки.
Этот человек сразу читает письмо, быстро на него отвечает, если требуется. Затем удаляет, если нет никакой ценной информации, или переносит сообщение в архивные папки по теме. Количество писем, оставшихся без ответа в его почте, всегда стремится к нулю.
Ларри Розен, доктор философии, психолог-исследователь и автор книги «iDisorder: понимание нашей одержимости технологиями и преодоление ее влияния на нас», относит себя к этой категории пользователей. Слишком долгий перерыв в работе с электронной почтой заставляет его нервничать. Это напрямую связано с особенностями работы мозга.
Мозг «хранителя/ликвидатора» реагирует крайне негативно, когда сталкивается с кучей непрочитанных сообщений. По словам Розена, переполненная письмами почта вызывает стресс, высвобождая нейромедиаторы, такие как кортизол, которые заставляют человека беспокоиться. Поддержание порядка в почтовом ящике и удержание количества важных писем на минимальном уровне позволяет успокоить тревогу на какое-то время.
Розен полагает, что стратегия управления электронной почтой сводится к тому, как мы привыкли контролировать свою жизнь. Некоторые спокойно относятся к беспорядку и могут запросто оставить его в доме, на рабочем месте или в папке входящих сообщений. «Хранителей и ликвидаторов» отсутствие порядка просто сводит с ума. Им нужен внешний способ контролировать мир. Придерживаясь системы управления почтой, они удовлетворяют свою постоянную потребность в наведении и поддержании порядка.
2. Архиватор
Редко удаляет сообщения после прочтения.
По словам Памелы Ратледж, доктора философии, директора Исследовательского центра медиапсихологии, существует несколько потенциальных объяснений поведения «архиваторов». Одна из причин – перфекционизм. Эти пользователи уверены, что когда-нибудь обязательно доберутся до этих сообщений. По этой же причине у них, как правило, есть огромный список дел, который настолько длинный, что со временем стал бесполезным, а также куча одежды в шкафу на самой дальней полке, которая устала ждать, когда ее починят.
По сути, сохраняя большинство писем, они вводят себя в заблуждение, что однажды найдут способ ответить и решить все вопросы. Ратледж также отмечает, что удаление письма кажется слишком рискованным действием для «архиваторов». Некоторые люди сохраняют прочитанные сообщения из соображений безопасности, полагая, что смогут найти их, если им понадобится ценная информация из этого письма. А некоторые более спокойно и терпимо относятся к неопределенности, чем другие.
3. Игнорщик
Не читает и не удаляет письма.
По словам Рона Фридмана, доктора философии, автора книги «Лучшее место для работы: искусство и наука создания необычного рабочего места», сотни и тысячи непрочитанных писем в почтовом ящике – это не признак проблемного поведения. Фридман также предостерегает от того, чтобы делать определенные выводы о личности и психологическом состоянии человека на базе его привычек работы с электронной почтой. Тем не менее, он предлагает несколько возможных объяснений тенденции игнорирования писем.
Самая очевидная причина – пользователь перегружен или находится в режиме офлайн, поэтому не успевает реагировать на сообщения.
Еще одно объяснение – человек пришел к выводу, что постоянный мониторинг и зависание в почте не помогают в процессе работы и в достижении целей. Это означает, что он достаточно умен, чтобы правильно расставить приоритеты.
Некоторые «игнорщики» бывают даже более организованными и продуктивными, чем остальные пользователи. В конце концов, электронная почта отражает лишь намерения и желания других людей по отношению к нам, а не обязательную работу, требующую немедленного внимания.
Что раздражает вас больше всего в работе с электронной почтой?
По материалам businessinsider.com, перевела с английского Алина Прудских
Фото: pixabay.com
А удобная классификация! Все творцы, наверное, игнорщики - потому что сами привыкли расставлять приоритеты и решать за себя, точно :) Спасибо за материал!