В этом году страховая компания, которая предоставляет услуги ДМС нашим сотрудникам, объявила, что планирует повысить цены. Мы решили проверить обоснованность этого шага и провели электронный тендер среди потенциальных поставщиков. В результате мы продлили договор с действующим партнером: цена осталась прежней, а условия страховки улучшились. Мы расширили список клиник и перешли с предоплатной стоматологии на постоплатную, с которой клиники охотнее работают. В чем секрет? Страховой компании пришлось на равных конкурировать с другими поставщиками. В статье мы расскажем, как правильно подготовить и провести такой тендер, даже если вы не профессиональный закупщик.
Отказываемся от переговоров
Для IT-компаний программы ДМС фактически стали обязательными. Дело в том, что на рынке дефицитных специалистов, где вакансий больше, чем соискателей, работодатели вынуждены конкурировать за сотрудников. При прочих равных условиях разработчики программного обеспечения выбирают место работы с белой зарплатой, программой ДМС и другими «плюшками». В нашей компании B2B-Center программа ДМС действует уже пятый год. Она распространяется на всех сотрудников, которые прошли испытательный срок. Набор услуг примерно одинаковый и включает стоматологию. Есть несколько категорий страховок, которые отличаются лишь уровнем клиник.
В первые годы мы выбирали страховые компании традиционным способом: обзванивали потенциальных поставщиков, собирали коммерческие приложения, анализировали их и весь рынок, а затем долго вели переговоры о цене и согласовывали условия. В результате первоначальные цены удавалось сбивать, но процесс отнимал у нас много времени и сил. К тому же мы не могли гарантировать, что достигли оптимального результата. Сотрудники HR-департамента могли не знать о всех игроках рынка и принимать решения исходя из личных симпатий.
Два года назад мы решили воспользоваться опытом наших клиентов. B2B-Center занимается разработкой онлайн-сервисов для автоматизации закупок крупных компаний. Для того, чтобы не переплачивать за необходимые товары и услуги, они проводят специальные закупочные процедуры, которые часто называют одним словом «тендеры». Их цель – создать равные условия для честной конкуренции поставщиков.
Традиционный «бумажный» тендер может потребовать от вас не меньших ресурсов, чем переговоры с поставщиками. Поэтому рекомендуем проводить его в электронном виде: тогда все этапы от начала тендера и сбора предложений до «вскрытия конвертов» и выбора победителя можно провести в онлайн-режиме, не вставая с рабочего места. Для этого достаточно выбрать подходящую электронную торговую площадку c большой базой зарегистрированных страховых компаний.
Самое главное – вы сможете полностью отказаться от переговоров с поставщиками, основные усилия потребуются для того, чтобы составить техническое задание с четко прописанными требованиями к ДМС.
Готовимся к тендеру
ДМС – это сложная услуга, цена которой зависит от численности сотрудников, категории программы страхования, количества и содержания услуг, уровня клиник. Поэтому тендер должен проходить по правилам, которые подразумевают выбор поставщика по ряду критериев, а не только стоимости страховки. Такие закупки чаще всего проводят в форме конкурса или запроса предложений. Для коммерческих компаний подойдет последний способ, который не накладывают на заказчика излишних обязательств. Например, вы можете отказаться от проведения такого тендера в любой момент до подведения итогов.
Главная сложность – это подготовка закупочной документации, которая должна включать общие сведения о порядке проведения тендера, требования к ДМС сотрудников (список клиник и услуг), условия и содержание договора, максимальную стоимость страховки. Ключевой момент документации – критерии оценки поступивших заявок, которые помогут сделать объективный выбор. Для себя важно определить обязательные требования к поставщикам и желательные опции.
Например, для нашей компании важны: вид стоматологии (предоплатная/рисковая, на базе ЛПУ/стоматологических клиник), рейтинг страховой компании и возможность оказания медицинского обслуживания в Республике Беларусь, так как у нас есть офис в Минске. Каждый критерий отсекает часть страховых компаний, но позволяет сэкономить время. Среди необязательных требований – возможность диспансеризации, ведение беременности, скидки на нестраховые услуги. Страховые компании могут не включать эти опции в коммерческое предложение, но их наличие повышает шансы на победу.
Кроме того, в запросе предложений поставщики могут делать альтернативные предложения: другой набор клиник или условия страховки. Заказчик не может предусмотреть все нюансы, поэтому такие предложения могут быть привлекательнее ваших требований.
Затруднения с документацией могут возникнуть только перед первым тендером. Но боятся не стоит. Все закупки услуг ДМС в нашей компании проводили сотрудники HR-департамента, у которых не было опыта проведения тендеров и специальных знаний. Интерфейс современных электронных площадок позволяет провести собственную закупку так же просто, как продать что-нибудь на любом сервисе бесплатных объявлений. За последние несколько лет на площадках накопилось достаточное число уже прошедших закупок ДМС. Как правило, данные по ним полностью открыты, поэтому вы всегда можете посмотреть документацию, требования к подрядчикам и их работам, важные моменты, которые необходимо учесть в договоре и другую информацию. Кроме того, можно попросить помощи у ваших юристов или обратиться в службу поддержки электронной торговой площадки.
Получаем результат
Медицинское страхование – это высококонкурентный рынок, поэтому результат при правильной организации тендера вам гарантирован. По нашему опыту, в ходе тендера страховые компании существенно снижают первоначальные цены, которые озвучивают при очных переговорах. В первый раз мы добились снижения цены на 20%, а во второй – один из участников запроса предложений снизил цену в полтора раза.
Стоит учитывать особенности поведения страховых компаний. Во время тендера они ждут пока кто-то из конкурентов первым предложит свою цену, а затем отправляют предложение. В электронных торгах все участники анонимны, поэтому сговор маловероятен. В связи с этим, даже самый «смелый» участник будет предлагать цену близкую к рыночной, иначе он рискует проиграть тем, кто подаст предложения после него.
Тендер можно использовать не только для снижения цены и выбора нового поставщика. Он поможет в схожей с нашей ситуации: усилит вашу позицию в переговорах с действующим партнером. Если в целом все устраивает, но страховая компания завышает цены, то смело проводите тендер. Он поможет узнать рыночную стоимость, и заставит вашего партнера побороться за контракт с вами.
Я, конечно, многого не понимаю, в частности, почему это вдруг "корпоративные финансы", но мною движет любопытство: страховая индустрия организована так, что продажи во многом идут через брокеров. Не проще было бы обратиться к брокеру, они лучше знают, какая страховая компания что может, да еще обычно и комиссией за продажу от страховой делятся с клиентом, отдавая часть ее в виде скидки?
Давайте посмотрим на мотивацию людей. Есть две ситуации:
1.Страховой брокер, который подбирает клиенту разные варианты. Он работает за % от суммы договора. Чем выше сумма, тем больше комиссия. При этом сумма должна устраивать клиента, иначе сделка не состоится. Балансируя между этими двумя крайними точками, он старается объяснить клиенту, что "цена хорошая, рынок вырос, в других дороже" и т.п. Страховая компания, рассчитывая доходность контракта, закладывает в расходы комиссию брокера, т.е. завышает цену.
2. Пять страховых компании борются за ваш контракт в режиме онлайн. Комиссии Брокеру нет. Понятно, что они будут двигаться от первоначальной цены до своего минимума. В нашем случае цена снизилась более чем на 20%.
Если вы ни разу не сталкивались с ДМС, то в первый год конечно лучше пользоваться услугами брокера, т.к. есть много подводных камней которые нужно изучить перед тем как отправляться в самостоятельное плавание. Но потом выгодней работать на прямую.
Мы так и поступали:
1-2 годы - Брокер;
3 - 4 годы - самостоятельные оффлайн торги со страховыми. Много стресса, но цена снизилась.
5 год - тендер в электронном виде. Есть нюансы в правильном оформлении тендера (нам помогли специалисты коммерческой службы), за то потом начинается магия - ты видишь, как цены тают))