Облачные технологии: деньги на ветер или конкурентное преимущество?

Кто сегодня пользуется облачными решениями? Ответ вроде бы понятен — подавляющее большинство компаний малого бизнеса. Но кто конкретно и зачем?

Аналитики компании Intuit — американского поставщика ПО для финансового, бухгалтерского и налогового учета — предложили разделить все компании малого и среднего бизнеса, использующие облачные технологии, на четыре категории:

«Plug-in players»: игроки, которые подключаются к сервисным платформам или продуктам, предоставляемым другими компаниями, и создающие на их основе свой нишевой бизнес. Типичные представители этой категории — контрактники и аутсорсеры.
«Portfolioists»: в основном это фрилансеры, которые задействуют облачные службы для работы и общения с коллегами. Такой вид малого бизнеса сродни тому, что у нас называется самозанятостью.
«Hive» (от слова «улей»): сообщества профессионалов, которые используют облачные сервисы для формирования гибких продуктивных команд, выполняющих определенные задачи.
«Head-to-headers»: малые компании, которые благодаря облачным технологиям могут в своих сегментах почти на равных конкурировать с крупными игроками.

На последнюю категорию стоит обратить особое внимание — такие компании сегодня работают буквально на всех рынках и во всех сферах, и они, без преувеличения, очень «опасны» — опасны в хорошем смысле, как конкуренты. Более крупным компаниям стоило бы повнимательнее присмотреться к тому, кто в последнее время уводит у них контракты — и если это микроскопические компании, которые научились выполнять определенные задачи лучше и экономичнее, чем лидеры рынка, то пора делать выводы.

При чем здесь вообще облака?

Казалось бы, с облачными технологиями все ясно — многие известные приложения, от программ электронной почты и обработки текстов до CRM- и ERP-систем, уже появились в «облачных» и даже в мобильных версиях. Если вы думаете, что в этом все дело — вы недооцениваете «облака».

Благодаря облачным решениям малый бизнес легко решает проблему сезонных колебаний — в высокий сезон в таких компаниях дистанционно работают десятки сотрудников, а в низкий благодаря облачным службам эти компании экономят на аренде. Избыточные серверные мощности им не нужны так же, как и офисные площади, нет лишних рабочих мест — нет проблемы.

Таким компаниям не приходится приобретать, обслуживать и обновлять собственные компьютерные системы, они могут оплачивать только необходимые вычислительные ресурсы по мере их использования. Это избавляет малый бизнес от необходимости инвестиций в IT — вложения ограничиваются предсказуемыми ежемесячными затратами с простой тарификацией на пользователя.

Если же малый бизнес использует комплексное облачное решение, в которое, помимо бизнес-приложений, входят средства обеспечения безопасности, ему становится еще проще — задачу защиты данных заказчиков и компании можно переложить на интеллектуальные средства безопасности, входящие в облачное решение, и заниматься основной деятельностью.

Чем же тогда занимаются IT-службы «облачных» компаний?

Казалось бы, полномасштабные многофункциональные IT-службы малому бизнесу теперь не нужны — но для айтишников это хорошая новость, потому что «облака» избавляют их от каждодневных рутинных операций администрирования и обслуживания рабочих мест, им становится проще управлять пользователями, устройствами, приложениями и сервисами, и их ресурс освобождается для более масштабных задач, таких как разработка стратегии использования больших данных и машинного обучения.

Разработчики программного обеспечения и раньше пытались сдавать свои продукты в аренду, но это работало только для очень крупных предприятий и выглядело крайне неуклюже. Зато теперь можно взять в аренду любое количество рабочих мест на столько месяцев, на сколько требуется. Это так же легко, как арендовать автомобиль в каршеринге — пока он нужен, вы на нем катаетесь, необходимость отпала — бросили машину и пошли пешком.

Microsoft 365 — именно такое облачное решение. Оно включает в себя Windows 10, Office 365 и необходимые средства защиты от киберугроз. Классический Office доступен как в виде приложений, так и в виде веб-служб. Средства бизнес-аналитики позволяют лучше понимать, что происходит с бизнесом, и эффективнее им управлять.

При этом облачная модель использования программного обеспечения позволяет, один раз подписавшись на услугу, как угодно менять не только количество рабочих мест, но и объем используемой функциональности. Автоматические обновления и исправления устанавливаются сами, участия внутренних IT-специалистов не нужно. Такая же ситуация с серверными приложениями — за них, включая администрирование, обновление и безопасность, отвечает Microsoft.

Не Office в «облаке», а облачный офис

Самое большое заблуждение о Microsoft 365 — что это «просто Office 365 плюс что-то там еще», а Office 365 — это просто Word, PowerPoint и Excel в «облаке». Давайте разберемся, чего на самом деле люди не знают о Microsoft 365.

Это не «набор для офиса». Это и есть офис — инфраструктура для полноценной деятельности, полнофункциональный набор систем, приложений и сервисов для совместной работы, который позволяет неограниченно коммуницировать в командах и сообща работать с документами.
В состав Microsoft 365 входит приложение для командной работы Microsoft Teams. Это универсальный сервис, который позволяет сотрудникам эффективно и просто обмениваться сообщениями в режиме индивидуальных и командных чатов, совместно работать над документами, быстро организовывать аудио и видео-звонки, а также добавлять любые нужные инструменты для быстрого доступа из приложения, такие как корпоративный портал, аналитические отчеты, социальные сети или корпоративную ERP-систему.
Есть в Microsoft 365 и виртуальная канбан-доска, она называется Microsoft Planner и поддерживает разработку планов, управление задачами и контроль их выполнения, обмен документами и обсуждение текущих дел. На «доске» можно размещать документы Word, таблицы Excel, заметки OneNote и синхронизировать их.
Не успели вы подумать о том, что вам нужен инструмент, который позволит объединять различные сервисы и базы данных в один рабочий процесс, как оказалось, что он тоже входит в Microsoft — и это Microsoft Flow. Например, он позволяет собрать сообщения из социальных сетей и электронные письма, обработать их и создать из них карточки потенциальных клиентов и задания для аккаунт-менеджеров в Dynamics 365.
Многим компаниям, особенно использующим временную рабочую силу, нужен сервис для управления рабочими сменами. Система Microsoft StaffHub, которая входит в Microsoft 365, позволяет не только это — она дает доступ к информации временным сотрудникам, в распоряжении которых нет выделенных компьютеров.
Есть инструмент и для автоматизации планирования встреч с клиентами и управления ими, это Microsoft Bookings — простая и удобная альтернатива назначению встреч по телефону.
Средство создания опросников и тестов для сотрудников или клиентов компании — как обычно, Microsoft Word? Нет, Microsoft Forms.
Многие мечтают об индивидуальном to-do менеджере, который решал бы за нас, какие из наших задач — более важные и более срочные. Он тоже есть, годится как для бизнеса, так и для ведения личных дел, и называется Microsoft To-Do.

И это далеко не все. Возможно, стоит просто поинтересоваться у ИТ-менеджера, какие полезные и инновационные инструменты входят в Microsoft 365, и чем еще это решение может быть полезно для вашего бизнеса.

Не тратьте ваши денежки

Переход в облако — это еще и эффективный способ экономии бюджета компании. По подсчетам Gartner, переход на облачный сервис позволяет снизить расходы организации на 14% благодаря эффекту масштаба. Кроме того, такой переход позволит снизить временные затраты на управление несовместимыми или не полностью совместимыми приложениями, которые, по данным отчета Techaisle составляют для владельцев компаний малого и среднего бизнеса в среднем 33 часа в месяц — почти целую рабочую неделю!

Согласно совместному исследованию Microsoft и SuperJob, 78% руководителей, 53% сотрудников и 71% менеджеров по работе с персоналом считают, что технологии мобильной и совместной работы нужны для улучшения бизнес-показателей, а исследование The Economist показывает, что сотрудники компаний, активно внедряющих мобильные технологии, стали трудиться на 16% продуктивнее, что эквивалентно 6,4 часа работы в 40-часовую рабочую неделю.

Узнать больше о преимуществах облачных решений для малого бизнеса

Партнерский материал