О преимуществах и недостатках передачи на аутсорсинг бухгалтерских услуг говорили и писали уже много. Это понятие давно на слуху у российских предпринимателей, но вопросов меньше не становится. И это не удивительно: ситуация постоянно меняется, добавляются новации в законодательные акты, надо учитывать практические наработки. Поэтому снова и снова перед малым и средним бизнесом встают важные вопросы. Как передать внешним исполнителям такой ответственный участок, как бухгалтерия? Как не потерять при этом контроль над финансами и оперативно получать нужную информацию? Как организовать эффективное взаимодействие с аутсорсерами?
Что прописывать в договоре
Без сомнений, делегирование функций бухгалтерии на сторону – дело важное, конфиденциальное и требующее определенной перестройки бизнес-процессов. Поэтому еще на стадии заключения договора, необходимо детально прописать, кто за что отвечает, каковы взаимные обязательства и ответственность за нарушения условий договора.
Возьмем, например, сроки передачи от заказчика аутсорсеру первичных документов, на основе которых рассчитываются налоги и формируется отчетность. Если партнер, оказывающий бухгалтерские услуги, получает дополнительные акты уже в тот момент, когда он свою работу за отчетный период закончил, то придется все переделывать и пересчитывать. Это дополнительная работа. Поэтому в договоре должен быть ясно сказано, в каких случаях и в каком размере, она оплачивается дополнительно. Для заказчика услуги важно согласовать с исполнителем и соблюдать реальные сроки передачи отчетности. Это поможет избежать дополнительных затрат и разногласий.
При грамотном распределении функций и выполнении договоренностей обеими сторонами, сотрудничество с аутсорсинговой компанией будет плодотворным и избавит руководителя от множества забот, которые возникают при организации собственной бухгалтерии.
Главное – безопасность клиентов
На мой взгляд, одно из главных преимуществ аутсорсинговых компаний – это опытные специалисты. При трудоустройстве они проходят детальное тестирование не только по профессиональным критериям, но по и психологическим качествам. Как правило, это бухгалтера с большим опытом работы в различных отраслях народного хозяйства. Подбор таких экспертов осуществляют не менее квалифицированные HR-специалисты. При этом самостоятельно найти грамотного и ответственного бухгалтера, который в будущем не принесет компании проблем, – задача достаточно сложная.
Вообще, понять, насколько квалифицирован и исполнителен штатный бухгалтер часто очень непросто. Проблемы начинают проявляться не сразу, а при камеральных или выездных проверках, когда идет доначисление налогов, штрафов и пеней. Такие ситуации часто становятся полным сюрпризом для гендиректора, особенно, если не проведен внешний аудит. И тогда остается только один путь – увольнение бухгалтера.
В бухгалтерской компании работа организована иначе. Возможные ошибки еще на этапе подготовки отчетности выявляет отдел внутреннего контроля. И если в договоре прописана ответственность аутсорсера за качество подготовки отчетности, он покроет доначисления, сделанные налоговиками. Хотя в моей практике таких глобальных кризисных ситуаций не было. Внутренний контроль, коллективный разум и сопровождение налоговых проверок, – все это страхует заказчика от конфликтов с ФНС.
Больше ручного труда – больше ошибок
Еще один положительный момент – автоматизация работы аутсорсинговых компаний. Аутсорсеры в своей работе используют программы последних конфигураций, которые становятся все более умными. Штат программистов поможет настроить любую программу, осуществить обмен информацией между различными базами данных и перейти на новую конфигурацию.
При этом, довольно часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда бухгалтера компаний работают на программах, уже снятых с обслуживания. Или бывает так, что бухгалтер не может настроить новую программу с учетом специфики работы своего предприятия. Это означает, что будет больше ручного труда, будет больше потрачено времени, а в итоге будет больше ошибок в учете.
Сегодня самая распространенная бухгалтерская программа – это 1С. Она постоянно обновляется и дописывается. В ней загружено много справочников и методов расчета. Но для того, чтобы программа сама рассчитывала и формировала отчетность по кнопке «Заполнить», ее нужно правильно настроить. И если это не сделано – то беда.
Недавно нам пришлось потратить много сил, чтобы восстановить бухучет на одном производственном предприятии. Это было связано с тем, что штатный бухгалтер некорректно настроил 1С. В результате пошли ошибки по большому объему операций. А это все ручные проводки, автоматический расчет налогов и заполнение деклараций в таком случае невозможен. И чем дальше, тем учет становился запущеннее.
Конечно, один из основных факторов принятия решения о передаче функций бухгалтера сторонней организации – цена. В качественно и ответственно работающих компаниях она в часто выше, чем зарплата штатного бухгалтера. Но здесь нужно принимать во внимание и другие расходы, с которыми связано содержание штатной бухгалтерии. Я имею в виду налоги и взносы с заработной платы, оборудование рабочего места, обслуживание специализированных программ и серверов, профильное обучение, подписку на периодические издания…
Когда мы называем заказчику цену, (а она на 50% больше, чем зарплата штатного бухгалтера), оговариваем и все сопутствующие расходы-невидимки, которые компании передают нам вместе с передачей функций учета.
Удаленка ломает стереотипы
У аутсорсинга есть и недостатки. К их числу, я бы отнесла, пожалуй, удаленность бухгалтера. Многие руководители начинают свой рабочий день со встречи со своим главным бухгалтером, просмотра и обсуждения важных финансовых показателей. Построить такое же взаимодействие с бухгалтером-аутсорсером сложно. Но мне кажется, это дело привычки. Передать отчет к определенному сроку можно и по интернету, а обсудить его можно как по телефону, так и по каналам видеосвязи.
Но плюсы перевесят все возможные минусы, если решается главная задача аутсорсинга – снижается нагрузка на топ-менеджеров компаний по рутинному контролю и обслуживаю бухгалтерии. У них появляется возможность заниматься профильным направлением, глобально развивать бизнес, не отвлекаясь на каждодневные рутинные задачи. А это немалая ценность.
Передача функций ведения бухгалтерского и налогового учета как целиком, так и по участкам учета очень актуальна в последнее десятилетие, не знаю, что это : дань моде, попытка принять западные тенденции, экономия ресурсов (хотя и не всегда) или боязнь брать на себя ответственность, … для каждого, кто выбирает аутсорсинг свои причины. Нельзя не согласиться с автором статьи, что при очевидных плюсах передачи функций сторонней организации присутствуют и минусы: не всегда можно оперативно связаться с исполнителем, а при его смене (временной и / или постоянной) придется опять налаживать коммуникацию (все равно все функции выполняют реальные люди, от которых в конечном счете и зависит успех дела), также всегда будет зависимость от другой организации, которая вероятно будет изменять стоимость своих услуг (и не всегда в рамках инфляционной составляющей), ну и как сказал один мой коллега сравнивая своего штатного бухгалтера с аутсорсинговой компанией – кто-то женится, а кто-то просто дружит :)
Имхо, передавать на аутсорсинг есть смысл, если нужно быстро сдавать отчетность и мало на этот счет переживать.
Чем больше управленческого учета в бухгалтерском учете - тем больше нужен свой штат, и наоборот.