Лечение и профилактика дебиторской задолженности

На дворе экономический кризис, санкции и вообще – отток капитала, что дает некоторые неприятные эффекты:

Денежные средства постоянно дорожают;
Покупательная способность падает;
Банки предъявляют к своим заемщикам все более жесткие требования, несмотря на непомерно выросшие ставки на заемные средства.

кредит

В результате растут не только финансовые издержки, но и такой показатель, как средневзвешенная стоимость капитала. Если два-три года назад компании использовали при построении бизнес-плана показатель 8,5%, то сегодня ставка выросла до 12,5%.

То есть стоимость использования капитала выросла на треть, а значит, тем компаниям, которые до сих пор не придавали значения такому показателю, как размер оборотного капитала, если смысл подумать над возможностями скрытыми в этом ресурсе. Посчитать текущий размер оборотного капитала очень просто. Берем бухгалтерский баланс и от оборотных активов (запасы, текущая дебиторская задолженность, денежные средства) отнимаем текущие обязательства (текущая кредиторская задолженность, текущие заемные средства). Получившаяся сумма составляет искомый оборотный капитал.

Далее простая арифметика. Если ваш оборотный капитал составил 100 млн. руб. То уменьшение его всего на 5% даст вам положительный ежегодный финансовый эффект 625 тыс. руб., которые можно потратить, например, на организацию корпоратива для сотрудников. Особенно привлекательно эта экономия будет выглядеть, если меры по ее достижению не будут стоить компании существенных средств.

Логично, что поскольку лишних денег сейчас ни у кого нет, есть смысл поискать способы сократить размер рабочего капитала, и, по возможности, использовать денежные средства своих партнеров в качестве безвозмездных заемных средств. В этой ситуации я советую обращаться к проверенным методам, которые вот уже много лет используют компании с большим жизненным опытом:

1) Системный подход к выбору коммерческих условий для покупателей;

2) Аккуратность при выставлении счетов покупателям;

3) Систематический подход к сбору дебиторской задолженности.

Остановимся немного подробнее на каждом средстве отдельно.

Системный подход к выбору коммерческих условий для покупателей

Если вы никогда не задавались вопросом систематизации условий соглашений с покупателями, проведите небольшую инвентаризацию заключенных уже соглашений. Вас ждет немало интересных открытий. Задайте себе и своим сотрудникам вопросы:

Почему одни покупатели работают с вами по предоплате, а у других в условиях оплаты стоит период в 30, а то и 60 дней?
Всегда ли отсрочка платежа обоснована реальными причинами или это только продукт договоренностей и особого настроя торгового представителя?
С какого момента обычно начинается отсчет дней для оплаты?
Всегда ли, согласного договору, просрочка оплаты означает приостановку отгрузок в адрес данного клиента?

Если ответы на поставленные вопросы не носят однозначный характер, то в вашей компании нет единого подхода к отношениям с покупателями, что влечет за собой сложности планирования и прогнозирования дебиторской задолженности. В качестве «таблетки» предлагается разработать коммерческую политику, которая установит правила игры для вашего отдела продаж.

Проверка содержания исходящих (выставляемых клиентам) счетов

В условиях недостатка ликвидности компании начинают использовать все возможные методы для оптимизации денежных потоков. И прокредитоваться за счет контрагента – не самый плохой способ привлечения ликвидности, особенно, если сам контрагент дает такую возможность. Неправильно выставленный счет – это прекрасный повод его не оплачивать, а подождать несколько дней звонка от поставщика, затем еще пара дней на перевыпуск счета и еще пара дней до следующего платежного дня, и все это на совершенно законных основаниях.

Все это время поставщик несет расходы по кредитованию или недополучает прибыль от размещения денежных средств, что, по сути, одно и то же. При значительном объеме документооборота хорошо настроенный контроль, не допускающий отправку клиенту некорректно составленных счетов, приносит значительную выгоду в виде снижения размеров просроченной дебиторской задолженности. Кроме того, такой контроль, в итоге, экономит время, потраченное на выяснения с клиентом и на повторное выставление счета.

Процедура сбора дебиторской задолженности

С дебиторами (клиентами) нужно вести себя как с детьми. Нежно, методично, последовательно и настойчиво. Если вы один раз позволили клиенту не заплатить по счету вовремя, без каких-либо последствий, в следующий раз он однозначно не заплатит вовремя, по причине, описанной в предыдущем разделе. Разработанный план по взысканию просроченной задолженности, а также выставленные собственным сотрудникам соответствующие KPIs позволяют сократить объем просроченных выплат и сэкономить массу нервов и времени.

На первый взгляд эти меры просты и очевидны для любого руководителя, и, видимо, в силу их простоты и очевидности ими часто пренебрегают даже в крупных и уважаемых компаниях. Между тем, эти лекарства можно выписывать компании даже без предварительной диагностики, в качестве профилактики, предотвращая ряд серьезных заболеваний, таких как разрастание дебиторской задолженности и острые проявления коммерческого подкупа.