Партнерство разработчика платформы Docsvision и оператора электронного документооборота «Такском» позволило создать решение для клиентов, которым нужно комплексное внедрение ЭДО на предприятии: внутреннего и внешнего.
Благодаря тандему IT-компаний, вся функциональность по работе с внутренними и внешними электронными документами будет доступна заказчику в единой среде. Как функционирует реализованное решение, и каких результатов уже удалось достичь первым клиентам?
Исходные данные
Платформа Docsvision позволяет компании выстроить внутреннюю среду для работы с документами, объединить в сквозные бизнес-процессы распределённые департаменты и территориальные отделения. В связи с переходом на удалённый или гибридный формат работы возрос интерес к полноценному ЭДО со стороны двух типов клиентов:
- ранее не внедрявших ЭДО в компании;
- уже имеющих платформу Docsvision для внутрикорпоративного ЭДО, но желающих подключить ЭДО с контрагентами.
К разработке единого решения для ЭДО подтолкнули также требования законодательства по обязательному переводу всё больших типов документов в электронный вид. ФНС разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии протоколом от 25 декабря 2020 г. № 34). В документе отмечается, что постепенное развитие ЭДО в России к концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4-5 % накопленным итогом (в процентах от ВВП 2019 г.).
В планах государства – до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур, 70 % формируемых ими транспортных и товарных накладных.
Это подталкивает компании подключать комплексные решения для ЭДО, чтобы автоматизировать свои процессы под требования закона.
Цели проекта
Бизнесу в ближайшие несколько лет потребуется продукт на стыке внутреннего и внешнего ЭДО. Необходимо, во-первых, предоставить клиентам возможность работать в формате одного окна, не переключаясь между разными программами. Во-вторых – обеспечить в решении бесшовное движение электронных документов, начиная с их получения от контрагента и заканчивая итоговым согласованием внутри фирмы.
Решение задач
Платформа Docsvision направлена на закрытие задач внутреннего ЭДО, а сервисы Такскома – на организацию внешнего ЭДО, но с содержанием некоторых элементов СЭДа. Партнёры создали решение, позволяющее объединить две функциональности – дать клиентам возможность в режиме одного окна работать в цепочке внутреннего и внешнего документооборота.
При поддержке специалистов Такском к функциональности внутреннего ЭДО в платформе Docsvision добавлен полноценный сценарий работы и с внешними электронными документами. В одном окне клиенты могут:
- обмениваться формализованными документами (например – УПД, УКД) в обе стороны, т. е. работать как с входящими, так исходящими документами;
- обмениваться неформализованными документами (например – договорами, счетами, допсоглашениями, приложениями, спецификациями);
- работать с функциональностью одностороннего и двустороннего подписания документов;
- контролировать статусы документов;
- обмениваться документами с контрагентами, подключёнными к другим операторам ЭДО (в роуминге);
- обмениваться запросами на аннулирование документов и подписывать с обеих сторон.
Как клиент работает в системе
Когда сотруднику необходимо согласовать договор с контрагентом, в системе на базе платформы Docsvision он создаёт соответствующий документ и отправляет его на согласование внутри компании. Как правило, маршрут согласования определяет сама система в зависимости от условий контракта: его суммы, контрагента и отдела, который работает с документом. После согласования договора руководитель подписывает его, а ответственный сотрудник отправляет его из внутренней системы в облако Такском. После подписания договора контрагентом его можно загрузить в систему Docsvision, проверить валидность подписи и все – компании совершили юридически значимый обмен электронными документами.
Обратная ситуация, когда контрагент отправил через сервис Такском документы на подписание клиенту Docsivison. В этом случае с помощью платформы Docsivison клиент может не только загрузить полученные юридически значимые документы, но и отправить их на ознакомление или согласование ответственным сотрудникам внутри компании в рамках СЭД, а после подписания снова отправить контрагенту. При этом вся работа происходит в режиме одного окна платформы Docsvision. Для дополнительного удобства можно настроить уведомления по электронной почте о поступлении новых документов на подписание в облаке Такском.
Результаты проекта
Переход на электронный документооборот с контрагентами выгоден для компаний, как минимум, по трем причинам. Первая – сокращается скорость доставки документов. Для сравнения: доставка бумажных документов курьерской службой потребует около 2 дней, почтой – от 3-4 дней. В противовес отправка и доставка электронных документов через сервисы, например, Такском, занимает секунды. За счёт ускорения обмена документами можно также ускорить оборот денежных средств в компании.
Вторая причина – снижаются издержки на передачу документов. Пользователи платформы Docsvision получают в среднем от 1000 пакетов документов в месяц. При сохранении объёма корреспонденции, но при переводе его в сервисы ЭДО, компания в год будет экономить от полумиллиона рублей на логистике.
Третья причина – снижение трудозатрат сотрудников компании на работу с документами. Если бумажные документы требуется сначала распечатать, затем подписать и поставить подписи, подготовить к отправке, встретить курьера или отнести на почту, то работа с электронными документами не требует лишних непродуктивных действий. Подписание, согласование, отправка и получение требуют секунд, а совершенные действия мгновенно отображаются в системе. Больше не нужно проходить километры в день по коридорам для организации работы с бумажными документами.
«Изначально в архитектуру платформы Docsvision закладывалась возможность отправки электронных документов через нескольких операторов ЭДО в зависимости от потребностей компании. Поэтому для реализации совместного решения с сервисом Такском нам не потребовалось переделывать или обновлять ядро этого модуля. В будущем пользователи платформы Docsvision могут обмениваться документами с контрагентами либо через одного оператора, либо выбирать подходящий для каждого случая, оставаясь в одной системе», – прокомментировал Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн».
Роман Шибанов, руководитель службы проектных и интеграционных решений Такском: «Внедрение ЭДО в компании – это проект с большими перспективами. Переход на ЭДО позволяет автоматизировать бизнес-процессы, существенно повысить качество данных в организации, снизить риски допущения ошибок при переносе информации из разных источников. Активное развитие законодательной базы по переводу разных типов документов в электронный вид, утверждению их электронных форматов, позволяет компании комплексно взглянуть на задачу по внедрению ЭДО. Запуская полноценный проект по переводу документов в электронную форму, важно понимать, что компании это позволит решить не только одну конкретную, «горящую» задачу (например – срочно перейти на обмен электронными счетами-фактурами и УПД), но и закрыть все вопросы, связанные с дальнейшим переходом на электронные форматы и других типов документов. Переход на ЭДО – это проект с большой окупаемостью в будущем. Поэтому мы в Такском уделяем особое внимание развитию комплексных решений для этого – как собственных, так и партнерских».
Планы на проект
«Мы реализовали возможность отправки электронных документов из платформы Docsvision через сервис Такском контрагентам в полной мере, однако, дальше мы планируем совершенствовать удобство работы с сервисом. Также мы понимаем, что законодательные и нормативные требования постоянно меняются, мы готовы поддерживать актуальность решения в соответствии с развитием нормативной базы. Например, может измениться форма УПД или может быть увеличено число формализованных документов для электронного обмена. Все эти изменения мы отразим в работе сервиса, чтобы он оставался актуальным и востребованным для наших пользователей», – прокомментировал Сергей Пуцин.
Роман Шибанов: «Такском – активный участник нескольких рабочих групп по ЭДО и пилотных проектов по переводу разных типов документов в электронный вид. Мы постоянно развиваем функционал наших решений, добавляя в них новые возможности, интересные бизнесу. Мы предлагаем широкую линейку продуктов под различные бизнес-процессы, в том числе – для внешнего или кадрового документооборота, перевода в электронную форму транспортных накладных, создания единого окна навигации, подбора и предоставления документов третьим лицам, а также решения под иные отраслевые задачи или конкретные потребности бизнеса».
