Физика внедрения ERP-систем

Причина, побудившая меня написать эту статью, уважаемые руководители предприятий, владельцы бизнеса, IТ-специалисты, — отнюдь не стремление выступить в роли учителя, а желание поделиться опытом оптимизации затрат при внедрении дорогостоящих ERP-систем. Это уроки, вынесенные из проектов, в которых я участвовал в роли как заказчика, так и исполнителя.

Второе десятилетие в странах СНГ идет масштабная экспансия ERP-систем. Автоматизируются сотни предприятий, открываются десятки специализирующихся на внедрении ERP-систем IТ-компаний, издается специализированная литература о целесообразности и правильности выбора ERP-систем, повышении эффективности управления бизнесом и так далее.

Несмотря на многомиллионный экономический эффект от внедрений ERP-систем, до сих пор ключевым критерием в принятии решения о выборе и внедрении таких систем является стоимость. Причина, на мой взгляд, кроется в разнице между разумно и неразумно потраченными средствами.

Вспомните из физики такой параметр, как коэффициент полезного действия. Данный показатель в силу закона сохранения энергии меньше 100%. Это связано с неизбежными потерями энергии на трение, нагревание окружающих тел и тому подобное. Вы, заказчики, и мы, внедренцы, порождаем такие же «потери энергии» при внедрении бизнес-решений, что, соответственно, приводит к снижению результативности проекта и, в конечном итоге, формирует мнение о чрезмерной дороговизне ERP-систем. Почему мы, внедренцы, зачастую оказываем бессознательное влияние на это? Мы просто не говорим вам об очевидных для нас вещах. И дело не в том, что мы пытаемся что-то скрыть. Мы, заблуждаясь, думаем, что вы об этом знаете.

Начальная физика

Историю о затратах нужно было начать с фундаментальных основ: с потребностей в автоматизации управления бизнесом, цены принятия судьбоносного решения о внедрении ERP, «будущей» стоимости владения бизнес-решения. И только потом следовало остановиться на самой проектной составляющей. Но поскольку я полагаю, что именно в этот момент некоторые из руководителей предприятий — читателей уже приняли решение о внедрении ERP-систем и проекты вот-вот должны стартовать, начну с самых обсуждаемых затрат — затрат на лицензии и консалтинг.

Курс 1. Стоимость лицензий

Когда меня спрашивают, сколько стоит продукт, я говорю: «Ноль». Но право пользования продуктом стоит уже определенных средств. Стоимость лицензий — это та часть инвестиций, сэкономить на которой вам не даст разработчик продукта. Согласны? А зря. Откуда у вас уверенность в этом? Вы общались напрямую с поставщиком продукта? Или вам так сказала ИТ-компания, претендующая на внедрение вашей системы?

Чем больше лицензий вам необходимо, чем уникальнее ваш бизнес, тем выше шанс получить хорошую скидку от поставщика. Но сколько лицензий необходимо? Для ответа на этот вопрос вы, как минимум, должны представлять, для чего вам нужна ERP-система: какого эффекта хотите достичь, какие существующие узкие места планируете нивелировать, а какие бизнес-процессы — автоматизировать. И, что не менее важно, вы должны изучить политику лицензирования продуктов поставщика: типы лицензий, типы пользователей, стоимость лицензий в зависимости от типов пользователей, условия оплаты, начало действия и жизненный цикл лицензионного соглашения и прочее. Сложновато, не так ли? Однако учитывая, что стоимость лицензий может составлять четверть, а то и выше от стоимости проекта по внедрению, это хороший повод потратить свое время и разобраться с данным вопросом.

«Причем здесь выпрашиваемая скидка?» — спросите вы. Зачастую желание получить скидку подталкивает к закупке большего количества лицензий, чем можно освоить. И здесь мы должны учитывать политику лицензирования, так как в момент передачи лицензий может начать действовать денежное соглашение о сопровождении вашего внедряемого решения. С одной стороны, это абсолютно правильная схема, предлагаемая вендором/вендорами, ведь в процессе внедрения больше всего запросов поступает по поддержке. С другой стороны, незнание политики лицензирования, отсутствие сведений о количестве требуемых лицензий, подпитываемые хорошей скидкой, не всегда приводят к очевидной экономии. Именно здесь и кроются первые наши с вами «потери энергии».

Курс 2. Стоимость консалтинга

Знаете ли вы, как формируется стоимость человека/часа консультанта? Каждый выполненный проект повышает экспертизу специалиста и его рыночную стоимость; на каждого консультанта расходуется офисная площадь, электроэнергия, оргтехника, мебель и так далее. Ваши специфические бизнес-процессы требуют привлечения специалиста с особой экспертизой, которого зачастую даже приходится «покупать» у других игроков на рынке; кроме того, нельзя упускать из виду норму рентабельности. И не забывайте, IТ-бизнес — это проектный бизнес. В отличие от процессной организации, каждый час работы в IТ-компании приносит или прибыль, или убытки. Это значит, что недобросовестный исполнитель может заложить в цену часа потери от своей неэффективности.

Любой проект по внедрению ERP-системы можно представить в виде следующей последовательности этапов: обследование, проектирование, реализация, ввод в эксплуатацию, обучение, техническое сопровождение. Каждому заказчику в любом случае придется пройти через эти этапы. И команда исполнителя, возможно, будет только увеличиваться (как количественно, так и качественно — я имею в виду точечную экспертизу с привлечением профильных экспертов) в зависимости от ваших пожеланий, сроков реализации, уникальности или специфичности ваших бизнес-процессов. А теперь, представляя структуру стоимости консалтинга и типовую структуру проекта, задайтесь вопросом: будет ли в таком случае сильно разниться стоимость консультанта продуктов 1С, SAP или Oracle?

Ну и где здесь наши общие «потери энергии», удивитесь вы.

Во-первых, вы должны знать консультантов. Неблагонадежная компания может предложить вам неопытного консультанта в надежде на то, что за время данного проекта этот консультант «вырастет» и его можно будет продать дороже (порой даже вам самим). Если IТ-компания хочет «прокачать» своего специалиста, пусть она это делает бесплатно. Получите о консультанте больше информации. Безымянные резюме — это как «мертвые души».

Во-вторых, вы должны управлять проектом. Многие процессно-ориентированные компании внедряют у себя проектные офисы. Соглашаясь на большой и рискованный проект, вы должны принимать и правила игры в управление проектами: управляйте эффективностью работы своей команды, что даст возможность существенно сэкономить на работе консультантов.

В-третьих, вы должны считать деньги. Существует два основных типа оплаты работ консалтинга по внедрению ERP-системы: фиксированная стоимость и оплата часа работы. Какой лучше? На первый взгляд, конечно же, фиксированная стоимость. Однако вы четко должны понимать, что фиксация стоимости в любом случае будет включать в себя и фиксацию рисков исполнителя. И поверьте, любая здравомыслящая IТ-компания очень хорошо зафиксирует эти риски.

Используя второй вариант, заказчик получит более четкую картину доставок по отношению к затратам. Вместе с тем стоимость часа работы консультанта должна вас отрезвлять. Забудьте о своих людях с их повседневными полномочиями и обязанностями. Превратите свою команду в проектную, по максимуму выжимая результат из каждого стороннего консультанта. Что лучше — почасовая ставка или фиксированная стоимость? Решение за вами.

Продвинутая физика

Очень часто мы ищем оправдание всему. Стоимость внедрений, видите ли, большая! И виноваты во всем жадные до денег поставщики продуктов и нерадивые консультанты с большими «баксо»-запросами. И это нормально, скажу я вам, так как непосредственно потребитель дает повод своим бездействием.

Курс 1. Стоимость бездействия

Как может уменьшиться стоимость того же консалтинга, когда внедрения ERP-решений в нашей стране можно перечислить по пальцам… Правда, уже и по пальцам ног тоже.

Почему держится стоимость? Потому что есть более-менее устоявшийся курс одного человека/часа за ERP-консультанта. Потому что есть эфемерная устоявшаяся цена внедрения ERP-системы. И, как и на любом рынке, на эти цены влияет потребитель. В данном случае именно бездействие белорусского потребителя позволяет держать стоимость работ на высоком уровне. И в данном случае IТ-компаниям нет смысла делать предложения, уменьшающие стоимость решений. «А как же конкуренция?» — спросите вы. С конкуренцией все нормально, но, как правило, она выражается в сохранении экспертной составляющей, что позволяет IТ-компаниям претендовать на знание предметных областей в той либо иной отрасли.

Если вы планируете внедрять бизнес-решение, для начала посмотрите на рынок. Возможно, кто-то уже внедрил подобный проект. В таком случае имеет смысл присмотреться именно к данной реализации. Не исключено, что тот или иной автоматизированный бизнес-процесс вам подойдет на все 100%. В таком случае нет смысла заказывать его автоматизацию у IТ-компании. Гораздо проще рассмотреть вопрос о его приобретении у компании, которая автоматизировала этот процесс.

То же самое относится и к компаниям, уже эксплуатирующим IТ-системы. Посмотрите вокруг себя: ваш инструментарий может быть полезен соседу по рынку. У вас есть неплохой шанс компенсировать часть затрат на внедрение путем перепродажи настроенных под вас, под местное законодательство бизнес-процессов.

Конечно, вы с легкостью парируете: «Это не наш основной бизнес, мы не продадим решение своему конкуренту». Такое мнение имеет место быть. Но:

• если вы владеете ERP-решением, то это уже часть вашей организационной экосистемы, а раз так, то поддерживать и развивать данный элемент экосистемы тоже необходимо. Что вы выберите: тратить больше и растить свое информационное детище или искать, предлагать и делиться наработками с другими, вовлекая такие же компании, как и вы, в необратимый процесс под названием «ERP в массы», тем самым снижая в первую очередь свою финансовую нагрузку на содержание и развитие бизнес-систем?
• конкуренция на рынке свойственна схожим активностям. Между тем многие бизнес-процессы лежат вне конкурентных плоскостей.

Находясь на том или ином рынке, вы являетесь его частью, а значит, можете воздействовать на этот рынок. Так почему не попробовать?

Курс 2. Стоимость экономии

Предположим, компания «Х» внедряет бизнес-решение, стоящее неимоверных денег. «Х» определила рабочую проектную группу, которая впоследствии должна превратиться в центр компетенции по поддержке данного решения. В эту группу вошли ключевые специалисты по бизнес-процессам компании «Х».

Вопрос: кем станет большинство членов данной проектной группы в будущем?

Ответ: высокооплачиваемыми сотрудниками IТ-компаний, консалтинговых компаний. Другими словами, спасибо вам за отличные кадры!

Любая IТ-система требует определенных знаний. Любая компания, внедряющая такие системы, планирует в будущем слезть с так называемой иглы финансовой зависимости и отвязаться от компании, которая произвела внедрение. Так или иначе, поднимается вопрос о внедрении собственного центра компетенции. В случае создания такого центра возникает следующая дилемма: сколько компания должна платить сотрудникам центра? Если больше, чем другим — будет бунт.

Согласитесь, человек, расширяющий свой перечень компетенций, увеличивает запрос и по своей заработной плате. Причем зарплата должна быть конкурентной по отношению к рынку, иначе вы рискуете тем, что в скором времени ваши специалисты и эксперты, поднаторев в системах, уйдут в те же IТ-компании. Кстати, это действительно счастье, когда удается нанять на работу человека со стороны бизнеса. Из таких людей и получаются как раз те самые консультанты с приставкой «бизнес», которые понимают специфику бизнеса, знают систему. Услуги таких специалистов грех не продать задорого. Кстати, не исключено, что продадим мы их именно вам. Благодаря тому, что человек знает «внутреннюю кухню», повышается результативность проектов. А для вас потеря таких людей выливается в приличные затраты по найму или взращиванию замены, найму сторонних специалистов или компаний по сопровождению ваших систем.

Курс 3. Стоимость процессов

Во-первых, вам нужен правильный человек, который будет поддерживать и управлять проектом по внедрению ERP-системы. Во-вторых, необходимы четко сформированные бизнес-требования. И в-третьих, нужно точно знать, какие бизнес-процессы будут автоматизированы.

Теперь по порядку.

1. Процесс выбора владельца проекта. Зачастую выбор системы и руководство проектом ложится на плечи IТ-директора компании. Я с большим уважением отношусь к IТ-директорам, но считаю, что это не является их задачей. IТ-директор напрямую не участвует в росте экономических показателей эффективности бизнеса. Это, простите, просто не его зона ответственности! Если директору по логистике поручить проект по созданию корпоративного хранилища данных, то каков будет результат, по вашему мнению?

Присмотритесь к финансовому директору, директору по логистике, коммерческому директору как кандидатам на роль владельца проекта. Ведь в основе деятельности коммерческой организации лежит отдача на вложенный капитал, и выбор правильного владельца проекта повышает вероятность успеха не только самого проекта, но и его результатов.

2. Процесс описания бизнес-требований к будущей системе. Порой проще и дешевле заказать консалтинг по подготовке технического задания на проектирование, разработку и внедрение ERP-системы, чем заниматься этим самому. Согласитесь, зубы вы же себе сами не пломбируете. Бизнес-требование — модное слово или важная часть процесса автоматизации? Сможете ли вы, ваши сотрудники предельно ясно сформулировать и описать его? Сможете ли соотнести данное бизнес-требование с другими, исключая дубликаты, неоднозначность? Видимо, не всегда. Поверьте, цена некачественного бизнес-требования варьируется от небольших затрат на исправление ошибок в настройках системы до внушительных затрат на исправления архитектурных ошибок.

3. Процесс формализации бизнеса. Существуют два варианта.

Первый — это когда мы пытаемся «поставить» ERP-систему на существующую деятельность. В итоге, чем меньше формализованы ваши бизнес-процессы, тем дороже вам будет их автоматизировать, так как в начале проекта эти процессы надо привести в какое-то соответствие, описать. Это занимает достаточно времени и, что немаловажно, стоит приличных денег. А что такое стоимость консалтинга, мы с вами знаем. Возможно, для начала вам необходимо задаться именно целью упорядочивания, выстраивания и формализации бизнес-процессов, а уж потом их автоматизацией. При такой схеме для вас наиболее эффективна работа с консультантами по управлению, а не с IТ-консультантами.

Второй вариант — принять идеологию, закладываемую поставщиками решений в ERP-систему. Если вы доверяете лучшим практикам, которые заложены в решения поставщиков, то не столь важно, какие до этого у вас были бизнес-процессы. Да, согласен, лучшие практики не могут учесть всей локальной специфики бизнеса. Но насколько это критично для всех ваших бизнес-процессов? Видимо, не для всех. А раз так, однозначно можно использовать многие процессы, уже заложенные в систему. Только для этого нужна самая малость: перестроить мышление организации, изменить корпоративную культуру и принять заложенную в ERP-системы идеологию.

Высшая физика

Нередко решение о внедрении ERP принимается с оглядкой на эффект от внедрения. Есть люди, готовые рассчитать данный эффект и обосновать его, и есть люди, готовые этому поверить и принять решение… Порою прихоть, выраженная в кровной, денежной заинтересованности приводит к тому, что одни должны что-то «рисовать», а другие — восхищаться этим и покупать… А потом класть в чулан и забывать… Знакомо, не так ли?

Курс 1. Стоимость прихоти

Не буду отрицать гипотетическую возможность подобных расчетов. Однако подобные методики расчетов разрабатывают и производители ERP-систем. Подумайте сами, как можно оценить организационные изменения, связанные с внедрением ERP; сопротивляемость сотрудников внедрению; финансовые вложения в организационные изменения, связанные с внедрением ERP, а также то, как изменится стоимость вашего сотрудника (бухгалтера, специалиста по закупкам, экономиста и прочих), перешедшего на новую систему, и прочее?

Оценка экономического эффекта от внедрения, на мой взгляд, — исключительно рекламный трюк производителей ERP-систем.

Такой эффект не появится просто оттого, что вы автоматизировали ваши существующие бизнес-процессы. Если у вас есть бизнес-процесс с изъяном и вы его автоматизируете, то может получится дорогой автоматизированный изъян. Есть тут эффект? Правильно. Поэтому и появляются задорные сообщения в СМИ о том, как внедрение ERP сократило время компании на подготовку корпоративной отчетности с двух недель до 20 минут. И что? Только для этого была внедрена система со стоимостью в шесть нулей?

Если вы хотите понять и, что важнее, получить эффект от внедрения, тогда ответьте для себя на следующие вопросы:

• верите ли вы в то, что ERP — это не еще одна из ИТ-систем, а целая идеология?
• понимаете ли вы и ваша команда ценность и место ERP-системы в вашей организации?
• готовы ли вы изменить существующие бизнес-процессы или отказаться от них для достижения ваших целей?
• нацелены ли вы, ваши сотрудники на максимизацию отдачи от вложенных средств?

Если ответы положительные, то эффекты от внедрения не заставят себя долго ждать. Поэтому простой совет: хотите эффективно использовать средства — дождитесь, когда будете готовы к ERPтизации, и не идите на поводу у тех, кто утверждает, что вас спасет только ERP-система. Иначе мы опять увидим очередное сообщение в прессе о «колоссальном» эффекте от внедрения.

Курс 2. Стоимость владения

Небольшая задачка. Отметьте, какое выражение более правильное, полное:

• стоимость ERP-системы включает стоимость внедрения и сопровождения;
• стоимость ERP-системы включает стоимость внедрения и сопровождения, а также включает в себя будущие затраты по расширению системы, дозакупке новых лицензий, дополнительного консалтинга;
• стоимость ERP-системы включает предыдущие пункты и что-то еще.

Верный ответ — последний. Все дело в этом самом «что-то еще».

Помните, в самом начале мы задавались вопросом: для чего нужна ERP-система? Здесь очень важно понимать, как внедрение скажется на организационной культуре компании. Во что обойдутся организационные изменения, которые затронут ваш персонал, ваши бизнес-процессы, возможно, вашу оргструктуру, структуру самого бизнеса. Вы должны представлять, как с развитием вашего бизнеса, учитывая вашу стратегию, должна развиваться ваша система, и какова стоимость этого развития. Если вы просчитываете стратегию на 3–5 лет вперед, то и затраты на развитие бизнес-систем должны рассчитываться на такой же период.

Внимательный читатель найдет небольшую неувязочку или противоречие: при расчете эффектов от внедрения мы не можем оценить, во что обойдутся организационные изменения, тогда как автор статьи настаивает на такой оценке! Дело в том, что оценка эффекта от внедрения должна учитывать и жизненный цикл вашей ERP-системы. В эту оценку должны быть заложены ваши будущие затраты на сопровождение и развитие системы, включающие и организационные изменения.

Пример

Генеральный директор одной компании долго принимал решение о внедрении ERP-системы — цена внедрения слишком уж превышала ожидания. Но умные люди настаивали, что с внедрением данной системы компания достигнет значительных результатов. Прошел год. Система наконец-то внедрена, правда, «ухнуло» полтора бюджета, но это ничего, пора фиксировать эффекты. Однако что это? Просьба создать дополнительную структуру по сопровождению системы? Согласен! Нужны деньги на тиражирование данного решения в новом филиале города М.? Согласен! А это что за счет? В купленной компании стоит другая ERP? Хм, и сколько стоит интеграция двух систем? Сколько, сколько?!

Прошло еще два года. Председатель правления компании задает гендиректору вопрос: «Скажи, мы потратили на развитие системы уже порядка $5 млн. Эффекты, которые ты нам показал, компенсировали только 10% от стоимости. И это за три года! В чем смысл такой дорогой инвестиции?».

Умные люди не зря придумали показатель TCO[1]. Общая стоимость владения системой должна мотивировать вас на достижение положительных результатов, а значит, как внедрение, так и развитие системы должны быть нацелены на главную цель — максимизацию отдачи (материальной и нематериальной) на вложенный капитал. Этой целью должны проникнуться все — от руководства компании до рядовых сотрудников, благодаря чему обеспечивается синергия мыслей и действий. Да, сделать это трудно, но только при таком подходе вы можете получить все заявляемые поставщиками решений эффекты и даже выявите новые.

Высшая физика. Выпускной экзамен

Я сознательно начал этот долгий рассказ с проектных затрат. И если вы дочитали статью до этого места, то поймете, что проектные затраты — это пустяк. Есть куда более важные моменты: культурные и организационные изменения в компании, зрелость бизнес-процессов, целеполагание в бизнесе, четкая стратегия развития систем поддержки бизнеса и самое главное — участие во всем этом людей. Людей, мотивированных на достижение поставленных корпоративных целей, а не своих сиюминутных выгод.

Закончить разговор о том, как можно сократить затраты на внедрение ERP-систем, мне хочется словами моего коллеги:

«ERP — это чертовски дорого. Это не просто IТ-система, а целая идеология, ключевая роль в которой принадлежит топ-менеджерам, пропагандирующим ее среди подчиненных. Цели внедрения должны быть понятны на всех уровнях организации: от гендиректора до оператора. Начинать внедрение нужно с процессов, где окупаемость решения самая быстрая, — это мотивирует на продолжение работы, а принятие идеологии ERP избавит от необходимости объемной и длительной подстройки системы под специфику организации, а именно здесь и возникает «пробуксовка». Если есть понимание идеологии, составлен верный план внедрения и фактический процесс следует плану, то очень скоро становится видимым экономический эффект внедрения, при этом мысль о дороговизне ERP исчезает сама собой».

Вот это главное. Понимание цели — вот что должно доминировать. Поразмышляйте над тем, какова стоимость неправильной стратегии при внедрении ERP-системы.

Удалось ли мне разрушить устоявшееся мнение о дороговизне ERP-систем?

Не уверен.

Можете ли вы повлиять на стоимость ERP-решения?

Да.

Моей целью было показать те очевидные, но не всегда явные аспекты, которые, возможно, помогут вам иначе посмотреть (и повлиять!) на стоимость внедрения ERP-систем. И что самое главное — держать ваш КПД на уровне 100%.