Чаще всего ежедневник устроен так, что на развороте справа – просто разлинованные поля, а слева – временная сетка, которая разбита на дни или часы. Первым делом заполняется правая часть разворота. Здесь нужно составить список всех дел на неделю. Каждый пункт в списке нужно оценить в часах и минутах, которые потребуются на его выполнение.
Проводите оценку исходя из опыта и предположений. Например, на составление отчета потребуется шесть часов, на прочтение книги – три часа, и все в таком духе. При этом всегда оставляйте запас времени на то, что будете отвлекаться.
Дальше заполняется левая половина разворота. Сначала в ней расставляются занятия, которые совершаются ежедневно. Например, поход в фитнес-клуб или обед. Дальше по левой странице расписываются все задачи из правой страницы. Например, в понедельник с 12.00 по 15.00 – три часа составляем отчет, а еще столько же времени, которое на это потребуется, – выделяем во вторник.
Возможно, вначале вы не будете угадывать со временем, которое нужно отводить на то или иное занятие. Например, написание отчета может занять на три часа больше или на три часа меньше. Со временем, вы будете строить более реалистичные планы.
При заполнении левой страницы ежедневника присваивайте каждой задаче приоритет – от А до С:
А – самые важные дела,
В – дела средней срочности,
С – дела, которые могут и подождать.
Система приоритетов не только сразу позволяет отличить главное от второстепенного, но и может пригодиться вам позже – в случае, если вы не успеваете выполнить все, что запланировано на день.
Система «Цикл»
Хороший способ наладить эффективную работу – превратить ее в цикл, как будто каждый день вы начинаете маленькую новую жизнь, в которой все задачи заранее определены и расписаны заранее. Ваша цель – выполнить их одну за другой, быстро и без напряжения, как будто вы находитесь в состоянии потока. Вот некоторые советы, которые помогут войти в такое состояние:
Придумайте себе ритуалы
Превращайте в ритуалы часто повторяющиеся дела и задачи, и доводите их до автоматизма. Это поможет сэкономить время. В моем случае, носить с собой ежедневник – автоматическое действие. Я не задумываюсь, брать его с собой или нет. А утреннее десятиминутное планирование дня стало ритуалом. Первым делом, я всегда составляю план.
Также вы можете запустить свой день с утренней пробежки и контрастного душа. Некоторые начинают день с кофе и сигареты, чтобы включиться, но это, конечно, не лучший вариант.
Планируйте на утро самое неприятное
В тайм-менеджменте есть даже специальное выражение для этой практики – «съесть лягушку», которое придумал писатель Марк Твен, и растиражировал бизнес-тренер Брайан Трейси. Это означает: выполнить сначала дело, которое кажется самым неприятным. Вы получите двойной эффект: не только «съедите лягушку», но и почувствуете гордость и будете довольны собой. Это создаст дополнительную мотивацию для того, чтобы и дальше дела шли как по маслу. Поддерживать мотивацию – самое важное в тайм-менеджменте!
В конце дня подведите итог
Если что-то не получается, не вините себя, а спокойно пересмотрите планы и запланированный объем задач. Дела с приоритетом В и С можно переносить на следующий день.
Когда «подвисают» дела с приоритетом А, попробуйте делегировать их или обратитесь к руководителю с просьбой разобраться в приоритетах, сократить количество задач. Относитесь к себе позитивно и уважительно. Помните: для достижения цели важно уметь не бороться с собой, а развивать в себе лучшее.
Не перегружайтесь
Если взваливать на себя непосильный груз и оставлять в конце дня огромный список невыполненных дел, то почувствуешь бессилие.
Такой тайм-менеджмент приведет к негативным эмоциям и падению самооценки. Поэтому в конце дня так важно ощущение законченности. Все самое главное на сегодня сделано, второстепенные дела перенеслись, теперь можно заслуженно отдохнуть.
Не изматывайте себя
Большинство людей может работать эффективно только восемь-десять часов в сутки. Дальше начинается бег на месте. Поощряйте себя правильным отдыхом – здоровым сном и спортом. При достижении серьезной цели и работе над большим проектом нужно понимать, что ваше тело – ваш главный рабочий инструмент, и о нем необходимо заботиться.
Лилия Кох, тренер хостинг-компании «Русоникс»
