Ольга Лоза
Сегодня – мой день. Сегодня в издательстве – клуб друзей, наше главное топовое мероприятие, сочетающее в себе семинар, конференцию и круглый стол одновременно. Плюс фуршет и культурная программа. Кворум – 50 человек, плюс гости, плюс СМИ. А, музыкантов забыла, пардон.
9:30 Утро. Подъем (я бы не встала так рано, но на 10 запись в солярий и на массаж).
Умыться неспешно, лед под глаза, 5 минут спокойно спуститься (благо, фитнес находится в подъезде собственного дома).
10:00-11:00 Только приятные процедуры. Дома с порога взгляд в зеркало - выгляжу отлично, черт возьми! Завтрак с Бобби Макферреном и Чиком Кориа. Никакого ТВ. Никаких звонков. Наработаюсь вечером, а день - мой. Одна пиранья на все издательство – значит, соответствуй. Без сучка - без задоринки, без красноты в глазах и дрожи в коленках. После завтрака – 40 минут упражнений по сценической речи. Что-что, а каша во рту и писклявый голос - худшее, что можно придумать для ведущей подобного шоу. Макияж – легкий, будет еще время подкраситься на работе.
14:00 Появляюсь на рабочем месте. На столе куча записок – кто откуда звонил и что просил передать. Отлично. Все будут, все подтвердили. Поднимаюсь в конференц-зал. Столы накрыты, папки разложены еще вчера, все готово. Что осталось? Ага, расставить на каждый стол таблички с названиями компаний. Скандалистов – на задние ряды, столы у микрофона – толковым людям.
Погладить костюмчик, зайти к редактору, услышать, что все о’кей и в ответ сказать тоже самое.
16:00 Привезли спиртное и угощение на фуршет. Канапе в холодильник, тарталетки туда же, фрукты можно выкладывать сразу, оливки пропасть не должны, но лучше их тоже в холодильник. Вообще-то мой контроль – формальность, девчонки у нас золотые, сами все сделают в лучшем виде. Просто их надо похвалить и подбодрить, тогда и настроение будет у них отличное и обслуживание по высшему разряду.
17:00 Пришел Женя, лучший в городе эксперт по главной теме встречи, наш консультант, человек, без которого сегодняшнее мероприятие было бы невозможно. Это он подсказал тему, это он расписал сценарий, это он посоветовал, кого именно надо пригласить и кто наиболее компетентен в этой теме. Так, есть еще часик обсудить регламент. Один докладчик не придет – значит, наш супер консультант по данному вопросу должен сказать что-то сам.
17:15 Первый форс-мажор: приехали телевизионщики. На час раньше – перепутали время. Поднимаюсь – страсти накаляются. Улыбаюсь, кофе, закуски, напитки – ребята расслабились, сменили гнев на милость.
Упс…. Еще один перепутавший время – кто-то из докладчиков (а я до сих пор в шортах и топе с открытой спиной!!!). Спокойно, только не дергаться! Оставляю его на Женю, сама срочно вниз – одеваться-краситься. По дороге встречаю прибывающих – ну надо же, как близко к сердцу приняли они мою просьбу (прийти на 5 минут пораньше). Ай-яй-яй. Не успела. Впрочем, начало в 18:30, кто не спрятался - я не виновата.
18:25 Вхожу в зал – все пришли, все сидят на своих местах, только человек пять толпятся в «предбаннике» - пришли без приглашения, ждут меня, чтобы я их рассадила. Ничего страшного, мы гостям рады (тем более таким! PR-отдел топливной компании…), усаживаю на резервные места.
Поехали! Мое приветствие, представляю Женю и передаю бразды правления ему. Он –эксперт, ему и рулить. Всего за вечер я на сцене – раз пять, в моменты, когда дискуссия становится слишком эмоциональной. Спасибо столику справа – там сидят самые толковые люди, когда мы уходим от темы, они мне говорят, что надо возвращать разговор в нужное русло. Ну, слава Богу, нет спящих в зале и видно, что тема им интересна. Ага, вот и первая эксклюзивная информация, чего мы и хотели. Когда про это напишут другие СМИ? Через неделю, не раньше. А я это знаю сейчас!
Вопросы в кулуарах, ответы самые неожиданные, диктофон плавится в руках – от общей ли жары или от всего услышанного?!
Хорошим бодрым темпом подходим к финалу. Женька умница – это ж надо суметь так логично подвести тему к предстоящему фуршету. Я умница тоже (редко себя хвалю, но сейчас имею право) – грамотно нашла человечка.
Дискуссия смолкает, музыку бокалов сменяет живой джаз. О-О, это что-то новенькое! Собирают отзывы о мероприятии. Естественно, восторженные. Ну надо же… Пустячок, а приятно. Начальство, конечно, вряд ли оценит, но на небесах, я надеюсь, зачтется.
Так, расплатиться с музыкантами и официантками и на выход.
23:00 Я уже в постели. Завтра вставать ни свет ни заря – информацию переработать и к часу сдать на верстку, тема не должна остыть и пропасть ни за что! В конце концов, этот момент я готовила месяц.
Теперь немного «кухни». Мероприятие плановое. Это значит, что тема собрания мне известна за месяц. Первые неделя-полторы – разведка, сбор данных. Поиск эксперта.
80% успеха – связи. Самое сложное – пригласить не халявщиков, а толковых, знающих и очень занятых людей. Практиков. Ибо только практики могут сказать что-то реальное. Тут хороши все средства. Влиятельные знакомые (не боюсь и дергаю каждый раз, когда надо), личное обаяние, а главное – убеждение, что им это надо больше, чем мне. PR-отделы зову в последнюю очередь.
Нужный человек найден. Начинается разработка сценария. Информации у него – море, а регламент мероприятия ограничен. Отделяем зерна от плевел. Выясняем имена. Звоню. Встречаюсь. Убеждаю. За неделю знаю, кто о чем будет говорить. Попутно решаю вопрос с фуршетом. Роли распределены - этим заниматься буду не я. Мое дело – взять у генерального деньги на банкет и прочие расходы и передать их тому человеку, кто будет закупать продукты, и накрывать на стол. Теперь СМИ. Надеяться на случай и рассылать релизы – удел дилетантов. Звоню и встречаюсь только лично. Затравка есть, ведь тема-то горячая, а где еще обычный журналист найдет в одном месте столько экспертов по узкому вопросу? Показываю сценарий. Сливаю часть информация - ровно такую часть, чтобы вызвать интерес и не отдать конкурентам главное.
За три дня готовлю тезисы, обзваниваю приглашенных – 90% подтверждают участие. Контрольный звонок музыкантам.
За день «делаем» интерьер вместе с Любой (девушкой, которая ведает фуршетом). Месяц плановой подготовки – и никакой гонки в день мероприятия. Если подсчитать время, потраченное на подготовку, получится в среднем по 1,5 часа в день. Реально? Вполне. Другие дела не страдают, ибо готовятся точно так же – заблаговременно и четко.
Оперативка есть, конечно. Правда, ее немного и решается она практически мгновенно.
Самое страшное, что может произойти – конференция на ту же тему в тот же день у более сильного конкурента. Как было на этот раз. Наши потери - 2 человека. Два из пятидесяти! Многие побывали и там и там, отзывы – у нас серьезней. Конечно, серьезней, если месяц готовить. Чудес на свете не бывает, и за неделю сложно сделать что-либо толково. У них – импровизация, у нас – режиссура. Впрочем, как и должно быть в грамотном PR.
Фото: freeimages.com
