Кейс ГК «Шоколадница»: как перейти в единую систему 1С и внедрить единую методологию

Единая автоматизированная система 1С, в которой все подсистемы работают взаимосвязано – это то, к чему должна прийти каждая организация, которой важно работать только с корректной отчетностью, актуальными и своевременными данными, вовремя отслеживать изменения в законодательстве и не тратить время на лишние движения, которые приводят к торможению рабочих процессов.

Увы, на сегодняшний день даже компании крупного сегмента со сложной разветвленной структурой (десятки или сотни подразделений), которые работают с большим объемом аналитической информации и финансовыми данными, до сих пор ведут учет в нескольких базах 1С, что приводит к дополнительным затратам времени, средств, а также к частому возникновению серьезных ошибок. 

Мы в RDV понимаем все эти проблемы, так как в нашей практике это не единичный случай. И наши специалисты успешно работают над их разрешением. 

Чтобы не быть голословными, делимся нашим кейсом, где мы успешно завершили проект по консолидации РСБУ в единой информационной системе, оптимизировали бизнес-процессы бухгалтерского и налогового учета, а также выстроили единую методологию для всей ГК. 

О клиенте. В 2019 году к нам обратилась сеть «Шоколадница» – крупная и активно развивающаяся компания ресторанного бизнеса в Москве, а также в крупных регионах России и странах СНГ. На данный момент рестораны компании «Шоколадница» включают в себя такие известные бренды, как «Шоколадница», «Кофе Хауз», «Вабисаби», Panda, Макс Бреннер и другие. В состав ГК входят более 50 юрлиц и более 350 кофеен.

Ознакомиться с другими кейсами компании можно на сайте RDV

С какими проблемами обратился клиент

До обращения в RDV компания вела все процессы по бухгалтерскому и налоговому учету в 4-х разных базах, основанных на 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0. Основной проблемой было то, что данные системы содержали множество доработок, что вызывало реальные сложности поддерживать их в актуальном состоянии, учитывая изменениям в законодательстве. 

Учетные политики, планы счетов, справочники нормативно-справочной информации не были унифицированы и содержали большое количество расхождений в исторических базах. У компании уходило много времени на подготовку сводной отчетности, от этого тормозились остальные процессы.

Все эти проблемы возникали систематически, компания пробовала ранее решать какие-то вопросы локально, но в процессе появлялись новые недочеты. Нужно было подходить к вопросу комплексно, ведь дальнейшее откладывание привело бы к последствиям, которые практически невозможно было бы исправить.

Как строился процесс работы с ГК «Шоколадница»

Клиент, чтобы наладить бизнес-процессы в компании и устранить перечисленные недостатки, принял решение внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Так мы в январе 2020 года начали плодотворное сотрудничество с ГК «Шоколадница».

Работу начали с анализа существующих бизнес-процессов учета, текущих показателей системы 1С, а также методологии для всех организаций, которые входят в ГК.  Выполняли большой пул задач, в которые вошли: 

• разработка детальных функциональных требований к ведению регламентированного учета;
• проведение анализа конфигураций 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0;
• необходимые доработки в конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0;
• внедрение решения по сближению учетных принципов и унификации бизнес-процессов;
• проведение моделирования бизнес-процессов в единой системе 1С;
• анализ и модернизация интеграционных потоков, а также проектирование механизмов интеграции данных с действующими смежными системами клиента - 1С:Документооборот, 1С:Управление рестораном, 1С:Зарплата и управление кадрами.
• проектирование и внедрение механизмов переноса данных из исторических систем, включая отчеты сверок начальных остатков и оборотов;
• полная доработка автоматизированной системы в соответствии с методологией учета и архитектурой взаимодействием систем. 

Все проведенные доработки единой информационной системы были протестированы и продемонстрированы клиенту. Помимо этого оказали полную методологическую и консультационную поддержку и провели обучение для ключевых пользователей 1С. 

Клиенту было важно, чтобы бизнес-процессы работали без сбоев, так как компания росла, увеличивалось количество пользователей, задач – нужно было все поддерживать в рабочем состоянии. Мы учли этот момент по следующим функциональным блокам в рамках единой консолидированной бухгалтерии системы (часть из них посредством интеграции с другими системами 1С, часть посредством учета в самой системе):

• кассовые и банковские операции, включая централизованное Казначейство;
• закупки и продажи;
• доходы и расходы будущих периодов;
• учет финансовых вложений;
• расчеты по кредитам и займам;
• основные средства и нематериальные активы;
• складской учет;
• учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации;
• расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами;
• резервы по сомнительным долгам;
• взаиморасчеты с контрагентами (плюс внутригрупповые операции компаний);
• выпуск продукции на заводе по производству готовых блюд и полуфабрикатов;
• учет капитала;
• учет налогов и сборов;
• отражение зеркальных операций в ВГО;
• данные по закрытию месяца;
• подготовка регламентированной отчетности.

Какие результаты получил клиент

Летом 2020 года был осуществлен полный переход всех юридических лиц ГК «Шоколадница» в новую учетную автоматизированную систему по всем перечисленным выше функциональным блокам, а также были переданы данных из исторических систем за первое полугодие 2020 года. 

Внедрение единой системы позволило клиенту:

• настроить работу с актуальными бизнес-процессами в единой системе, отказавшись от устаревших разрозненных систем;
• ощутимо сократить сроки по формированию и закрытию отчетного финансового периода;
• в разы повысить оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
• заложить возможность дальнейшего развития процессов, в том числе и для управленческого учета;
• упростить процедуру прохождения внешнего аудита и повысить прозрачность данных для него. 

Наше сотрудничество с ГК «Шоколадница» – это реальный серьезный опыт, где мы смогли доказать высокий уровень компетенции наших специалистов, сильную экспертизу, что и привело нас к отличному результату, которым остался доволен клиент.

Компания RDV занимается автоматизацией среднего и крупного бизнеса. Специалисты подходят к вопросу комплексно: не только автоматизирует текущую систему учета, но и разрабатывает единую методологию ведения всех видов учетов. Это позволяет сблизить учеты, оптимизировать процессы, уменьшить количество необходимых доработок и настроек и, как следствие, снизить стоимость и сократить сроки внедрения для клиента, что является одним из основных моментов для большинства компаний. Специалисты RDV имеют сильную экспертизу в 1С и всегда открыты к обсуждению новых проектов.

Партнерский материал