Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»
Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.
Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.
Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.
Зачем автоматизировать систему управленческого учета:
- Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
- Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
- Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
- Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
- Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
- Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
- Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач
Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.
Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.
Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.
Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?
Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.
Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.
Проблемы на пути автоматизации учета
Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.
В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.
Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.
При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.
Среди организационных проблем можно выделить:
- страх персонала перед нововведениями
- отсутствие ясной цели
- неверно сформулированная задача
- нежелание получать новый опыт и лень
Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.
Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.
Партнерский материал
Э-нет:) Цифра хранится на всех разрезах (столбцах) одновременно. И статья, и дата, и ЦФО, и контрагент, и все остальные столбцы (в том числе, например, поле "комментарий" документа) могут одинаково одновременно аккумулировать на себе сумму. Анализировать накопленные суммы что по статье, что по ЦФО, что по дате - никакой разницы. Более того, на каждый разрез могут падать суммы и по дебету, и по кредиту.
Просто на заполнение статьи, даты и других разрезов, наверное, чаще вводится искусственная проверка (если его не заполнил - запись не создастся). А на ЦФО - не так часто.
Совершенно верно, удобство 1С в том, что запрограммировать можно что угодно, в смысле, требуемые функции, причём в очень в широком диапазоне, не только учёт в узком смысле, но и планирование, не только управление финансами, но и управление проектами, управление процессами, управление продажами, управление рабочим временем, интеграция баз данных, контроль поручений, ведение архива, версионность документов, полнотекстовый поиск, и т.п. Важно, что всё это осуществляется в единой базе данных, поэтому не надо переносить данные из одной системы управления в другую.
Но есть ограничения по объёмам обработки информации - понятно, что такие гиганты, как Роснефть, 1С не потянет. Но 500 - 1000 пользователей - нормально.
И в силу того, что 1С работает в Web, там скудно с визуализацией, что для анализа и отчётности, сами понимаете, очень важно. НО компенсируется гибкостью - возможность учесть практически любые пользовательские пожелания и запросы. Чем многие другие системы не обладают - там предзаданы алгоритмы, которые не поменять, почему их и называют "жёсткими" - или подстройся, или мучайся (:-))
Насколько слышал, 1С сейчас берет некоторые крупные компании, в том числе военно-промышленные.
Ну обмены между базами 1С тоже часто приходится делать. Может, это немного проще чем между продуктами разных производителей, не знаю, но приходится.
С визуализацией да - база данных и есть база данных, ее удобно использовать именно для их хранения. С интерактивным отображением дела обстоят тяжко. Хотя в новых решениях над этим хорошо работают.
Нет никакой конкуренции между различными линиями учёта - каждая нужна для своих целей, потому что обслуживает специфические запросы, в силу чего имеет специфические инструменты. Типа, управление натуральными бюджетами (закупок, продаж, производства), доходами/расходами (себестоимость/прибыль/рентабельность), денежными потоками (казначейство), сроками в управлении проектами (графики Ганта), управление рабочим временем (таймшиты) - всё это управленческий учёт. И технически он создаётся в единой АСУ УУ - либо как одна база данных, либо интегрированная из нескольких, где управленческая БД - консолидирующая все остальные.
Я уже заметил, многие споры здесь возникают потому, что каждый опирается на свой опыт, а опыт у всех различный (:-)) Есть предприятия, где нужды управления может закрывать бухгалтерский учёт, и это здорово - им не надо создавать управленческий. Возможно, то, что Вы приводите в своей цитате, как раз соответствует реалиям Вашего бизнеса. Но более распространённый случай, когда данных бухучёта для управления катастрофически не хватает. Вот прикиньте, дольщик платит строительной компании за квартиру, которую ему на эти деньги построят. Эти деньги - финансирование строительства, в бухучёте проходят как капитальные затраты, и копятся на 08 счёте до момента, когда их можно будет признать расходом. А случится это... через пару лет! Когда дом введут в эксплуатацию! И только тогда узнаете свою себестоимость! Но только уже будет поздно… Думаете, откуда потом появляются обманутые дольщики? Из-за отсутствия управленческого учёта! Если мы здесь исключаем прямое воровство, конечно. Так что бухучёт мало кого устраивает в качестве управленческого, даже если это только (!) низкая оперативность обработки данных. Через 3 месяца после отчётного периода Вы узнаете, что у Вас там было (:-)) Это всё равно, что Вы летите на самолёте, а смотрите данные о полёте с 3-х месячным опозданием (:-)) – и куда Вы прилетите? Поэтому большинство компаний создают управленческий учёт, основанный на иной учётной политике. Там по-другому может признаваться выручка, по-другому могут списываться расходы, там более детальные статьи, там недокументарный учёт факта, там другие объекты учёта, аналитики, нормы амортизации, и т.п. И сбор этих данных осуществляется в разы быстрее. Кто-то управленческий учёт делает по МСФО, кто-то делает отдельно управленческий и МСФО в параллель, словом инструмент учёта необходимо настраивать на нужды управления, а не государства (:-)) в чьём интересе ведётся бухучёт. Поэтому цитата «Точной информацией обеспечивает бухгалтерский учёт в конце отчётного периода» верна только для очень редкого случая – именно эту же самую информацию управленец хотел бы получить в управленческом учёте, и не раньше, чем в конце периода. Для всех остальных случаев она неверна.
Есть другое сравнение - более "оперативное управление" чем три месяца :) -> "Управление только на основе финансового учёта можно сравнить с поездкой на автомобиле, когда водитель может смотреть только в зеркало заднего вида".
Но это не мешает использовать данные финансового учёта в управлении, поэтому и написал об этом. Мы слишком удалились от основной темы Автоматизация и ошибки :). Что касается использования МСФО, то когда эти стандарты кто-то используют в управленческих целях, обычно интересует хорошо проработанная методическая часть. Но понятно, что если вспомнить один из принципов МСФО - достоверность информации, то это конечно данные финансового учёта, потому что точные во всём объёме данные можно получить только в конце отчётного периода. Данные Управленческого учёта в конце отчётного периода в лучшем случае будут повторять данные Финансового. Но повторюсь, что лучше разделять задачи УУ и ФУ - это снимет лишнюю нагрузку с системы автоматизации и сотрудников.
.
Да, добавить столбец в экселе не проблема, если он один (:-)) а если надо все ЦФО, Проекты, Подразделения, Контрагенты, Договора... Мы встречали компании, у которых "Эксель закончился" (:-)) Поэтому и пытаются использовать часть аналитики через формулировку статей.
Да, в целом уровень потихоньку растёт, да и не может не расти, мы же с Вами свою миссию выполняем (:-)) но всё равно не быстрое это дело, потому что в него не вникают первые лица, а они, как самые главные потребители информации, дали бы толчок развитию существенно более мощный, чем растут сами учётные подразделения естественным образом.
А в других базах данных в каждом документе больше пятнадцати реквизитов заполнять разве легче?
Ну естественный образ зависит от регламентов учета, а они медленно изменяются. Там много непоняток.
Виноват, не смог выразить мысль более точно (:-)) Да, все классификаторы - это аналитики, и по любой может хранится цифра. НО как для бухгалтера счёт, так для управленца статья - даёт понимание смысла хозяйственной операции. Если, к примеру, записать цифру по ЦФО без статьи, то что за операция выполнялась в этом ЦФО, будет непонятно - просто цифра, и цифра. Равно как по Проекту, Продукту, Региону, и т.п. Статья же, независимо от других аналитических признаков, даёт понимание, о чём речь. И к тому же, имея статьи, мы можем получить различные отчёты, например, о прибылях и убытках (в целом по компании, если не использовать других аналитик). Именно в этом смысле я хотел акцентировать классификатор статей как "осевой" в управленческом учёте, как хребет, к которому далее крепятся "рёбра". Именно поэтому правильная структура статей становится важным условием читаемости отчётов и точного понимания цифр. В этом контексте делать проводку по ЦФО без статьи в общем-то бесполезно, поэтому мы для себя уже привыкли к фразе "проводка по статье", хотя она может быть сделана и по ЦФО, и по любому другому элементу какого-либо классификатора. Вот поэтому я и написал не совсем понятно, сорри (:-))
Что касается проверок, поскольку у каждого ЦФО есть свой бюджет, то можно настраивать лимиты по статьям его расходов (статичные или динамические), которые автоматически проверяются, и если сумма платежа нарушает лимит, следует дополнительное согласование перерасхода бюджета с более высокой инстанцией.
Если вручную, конечно, не легче. Но я сначала говорю о структуре элементов учёта. Одно дело добавлять и добавлять столбцы, а потом уже по ним цифры проставлять. Другое дело создать классификатор, тем самым управляя его структурой. И уже тогда использовать его элементы (где требуется, конечно), как аналитики при проведении учётной операции. Кстати, достаточно много типовых операций настраиваются так, что все необходимые аналитики проставляются автоматически, особенно когда фактические данные подтягиваются из бухгалтерии, где есть прямые (или косвенные) аналитики, позволяющие это сделать. Например, в бухгалтерии проставляется признак Подразделение, а мы знаем, в какой ЦФО оно входит. Тогда при проведении в УУ ЦФО проставится автоматически. В этом контексте эксель сущетсвенно "тяжелее".