Роман Исаев
Процессы и процедуры СМК
Общие требования. Для всех основных бизнес-процессов банка должны быть:
разработано единое «дерево» (иерархический список) с присвоением уникального кода каждому бизнес-процессу;
назначены «владельцы»;
определены требования согласно установленным категориям (время, безопасность, ресурсы, исполнители и др.);
определены цели в области качества;
определены показатели и разработаны механизмы сбора значений показателей (отчетности по бизнес-процессу);
выделены все необходимые ресурсы;
разработаны модели, регламенты, методики;
разработаны и утверждены формы документов (записи).
Требования разд. 4.1 «Общие положения», разд. 7.1
«Планирование производства продукции», разд. 7.5 «Производство и обслуживание» [4].
В СМК банка входят все основные, а также большинство обеспечивающих и управляющих бизнес-процессов.
Требования стандарта ISO 9001 предписывают разработку, документальное оформление и внедрение шести обязательных процедур:
управление документацией (разд. 4.2.3 «Управление документацией»). В рамках данной процедуры следует обязательно разработать процедуру «Информирование персонала» (разд. 5.5.3 «Внутренний обмен информацией»), которая обеспечит доведение до сотрудников банка всех документов и информации по СМК (своевременно и в полном объеме);
управление записями (разд. 4.2.4 «Управление записями»);
предупреждающие действия (разд. 8.5.3 «Предупреждающие действия»);
корректирующие действия (разд. 8.5.2 «Корректирующие действия»);
управление несоответствующей продукцией (разд. 8.3 «Управление несоответствующей продукцией»);
внутренний аудит (разд. 8.2.2 «Внутренний аудит»).
Пример модели типовой процедуры внутреннего аудита, разработанной в нотации Cross-Functional Flow Chart, представлен на схеме 5.
Процесс внутреннего аудита автор разделяет на пять видов аудита (подпроцессов).
1. Аудит документации СМК банка. Проводится аудиторами дистанционно при получении документации в электронном виде и включает проверку состава и содержания нормативных документов и записей.
Основные записи и документы СМК, требуемые в стандарте ISO 9001, проверяются полностью; записи, относящиеся к бизнес-процессам, стандарты процессов, должностные инструкции и другие документы — выборочно. На основе записей (отчетов по бизнес-процессам) проводится оценка отклонений показателей качества.
2. Выборочный аудит персонала и подразделений (опросы и интервью). Проводится на территории банка и охватывает две категории сотрудников: ответственных за выполнение требований стандарта ISO 9001; представителей руководства и рядовых сотрудников.
Выборочно по отдельным сотрудникам проверяется:
знание основных документов СМК, обязательных для ознакомления;
знание инструкций и регламентов по своему участку деятельности;
соответствие требованиям к квалификации;
наличие документов на местах (доступа ко всем необходимым электронным документам).
3. Выборочный аудит бизнес-процессов. Проводится на территории банка и включает наблюдение и опросы персонала на предмет соответствия регламентов бизнес-процессов их реальному выполнению в банке (актуальности), проверку наличия ресурсов и инфраструктуры для бизнес-процессов и соответствия электронных документов (нормативных документов и записей) их утвержденным печатным версиям.
4. Аудит удовлетворенности потребителя. Проводится аудиторами на территории банка и на основе каналов обратной связи с клиентом посредством опросов.
5. Аудит качества обслуживания в операционных офисах. Обычно используется методика Mystery Shopper («таинственный покупатель»).
В требованиях стандарта ISO 9001 предусматриваются также разработка, документальное оформление и внедрение следующих дополнительных бизнес-процессов и процедур СМК:
обратная связь с клиентом/маркетинговые исследования (разд. 7.2 «Процессы, связанные с потребителем»);
анализ требований клиентов к продуктам (разд. 7.2 «Процессы, связанные с потребителем»);
проектирование/модификация продуктов (разд. 7.3 «Проектирование и разработка»);
разработка/модификация процессов производства, стандартов (разд. 7.1 «Планирование процессов жизненного цикла продукции»);
реклама и продвижение продукта (разд. 7.2.3 «Взаимодействие с потребителем»);
работа с претензиями клиентов (разд. 7.2.3 «Взаимодействие с потребителем»);
бюджетирование. В нескольких разделах стандарта ISO 9001 указано, что бизнес-процессы (и соответственно персонал, структурные подразделения) должны быть обеспечены ресурсами. Поэтому важно в рамках процесса «Бюджетирование» правильно определить потребность бизнес-процессов (структурных подразделений) банка в ресурсах и затем ее стабильно удовлетворять;
выбор поставщиков и закупки (разд. 7.4 «Закупки»);
анализ СМК со стороны руководства (разд. 5.6 «Анализ со стороны руководства»). Для анализа СМК, ее компонентов и показателей могут использоваться различные инструменты (например, причинно-следственная диаграмма (схема 6) и статистические методы.
улучшение СМК (разд. 8.1 «Постоянное улучшение»). В рамках данного бизнес-процесса следует реализовать программу с условным названием «Генератор идей», с помощью которой сотрудники банка должны предлагать идеи по улучшению своей деятельности и деятельности банка в целом, устранению «узких мест» в бизнес-процессах, внедрению новых технологий.
обучение персонала/управление персоналом (разд. 6.2 «Человеческие ресурсы»);
инкассация;
ИТ-обеспечение и связь, административно-хозяйственное обеспечение. Данные бизнес-процессы требуются для создания и поддержания необходимой инфраструктуры (оборудование, транспорт, связь, помещения) и производственной среды (разд. 6.3 «Инфраструктура», разд. 6.4 «Производственная среда»).
Для всех перечисленных процессов и процедур автором разработаны типовые модели и регламенты, большинство из которых включено в типовую СМК банка [1].
Одним из главных элементов СМК банка являются показатели качества бизнес-процессов, которые закрепляются в стандартах/регламентах бизнес-процессов.
Автор выделяет шесть групп показателей качества банковских бизнес-процессов (схема 7):
ошибки, дефекты, сбои;
время выполнения (ожидания) и своевременность бизнес-процесса/процедуры;
объем входа (выхода) бизнес-процесса/процедуры, результативность;
соотношения входов (выходов), эффективность;
внутренние параметры бизнес-процесса (трудоемкость, стоимость, автоматизированность, фрагментарность и др.);
отказы клиентов от продуктов, обслуживания, претензии.
По каждой группе разработаны типовые показатели качества, которые составляют «дерево» показателей (см. схему 7).
При разработке показателей качества для конкретного бизнес-процесса банка из данного «дерева» выбираются те показатели, которые наиболее свойственны и критичны для этого бизнес-процесса. Затем изменяются формулировки названий показателей в соответствии со спецификой бизнес-процесса.
Для единого учета показателей качества рекомендуется разработать матрицу «Бизнес-процессы — показатели качества» на основе «дерева» бизнес-процессов и «дерева» показателей.
На практике не всегда просто разработать подходящие показатели для измерения качества бизнес-процессов, поэтому перечень типовых показателей, который включен в типовую СМК банка [1] и содержит более 500 показателей, может оказать значительную помощь в этой работе.
В дополнение к типовой СМК банка [1] также рекомендуется использовать следующие источники информации:
нормативные документы банка, относящиеся к бизнес-процессам;
интервью экспертов по бизнес-процессам;
анализ претензий клиентов к банку и претензий к другим банкам, публикуемых на общедоступных сайтах;
исследования консалтинговых компаний;
стандарты качества банковской деятельности от Ассоциации российских банков (АРБ).
При разработке показателей качества и результативности для бизнес-процессов следует соблюдать простые правила, благодаря которым показатель будет действительно «работать» на практике, а не являться абстрактным атрибутом бизнес-процесса. Итак, показатель должен быть:
существенным (критичным), несущим информационную ценность;
простым в измерении и расчете;
точным (надежно и адекватно выражать измеряемый бизнес-процесс либо его сторону);
объективным (неоспоримым, учитывать интересы всех заинтересованных сторон, не вызывать конфликтов и противоречий);
понятным;
своевременным (источники данных легкодоступны).
При разработке показателей качества и результативности бизнес-процессов также следует учитывать уровень их рассмотрения: банк в целом, блок (бизнес-направление банка), филиал банка, отделение банка (дополнительный офис).
Таким образом, показатели более верхних уровней агрегируют значения показателей нижестоящих уровней.
Также как и у бизнес-процесса есть «владелец», у показателя должен быть ответственный среди сотрудников банка, который отвечает за его достижение, сбор и контроль значений.
Подчеркнем, что показатели качества должны разрабатываться с позиций всех заинтересованных сторон (клиенты, акционеры и руководство банка, персонал, партнеры и поставщики, регулирующие органы) (см. схему 2, ММК. – 2010. – № 11. – С. 12).
Обратим внимание, что необходимо различать показатели качества бизнес-процессов и показатели качества обслуживания. Показатели качества обслуживания относятся к взаимодействию с клиентом непосредственно в операционном офисе (отделении банка) и закрепляются в нормативном документе «Единые стандарты качества обслуживания». Они уже являются не столько числовыми, сколько дискретно описательными (т. е. баллы и шкалы соответствия: «хорошо», «нормально», «плохо»).
Качеству обслуживания в коммерческом банке будет посвящена одна из следующих статей цикла.
Нормативные документы и бизнес-модели СМК
В соответствии со стандартами ISO 9001, ISO 10013 и собственными требованиями банка, каждый нормативный документ банка должен быть:
актуальным;
идентифицируемым (иметь уникальный код);
четким и структурированным (содержать необходимую и достаточную информацию для использования в работе);
легко доступным для сотрудников (наличие на рабочих местах в печатном или электронном виде);
иметь ответственного за его актуализацию.
Кроме того, нормативные документы должны управляться в соответствии с обязательной процедурой СМК «Управление документацией» и иметь права доступа (при необходимости).
Перечислим нормативные документы банка, разработка которых требуется либо предусматривается стандартом ISO 9001:
Цели в области качества (для банка в целом, для подразделений и бизнес-процессов). Отметим, что цели не обязательно должны отражать только требования клиентов (например, минимизация ошибок в бизнес-процессах, быстрое обслуживание и т. п.), а могут и должны отражать требования и других заинтересованных сторон (см. схему 2);
стандарты и регламенты бизнес-процессов;
единые стандарты качества обслуживания;
должностные/рабочие инструкции, положения о подразделениях. Должны быть согласованы с моделями и регламентами бизнес-процессов, т. е. отражать участие сотрудника в бизнес-процессах/процедурах банка и включать закрепленные за сотрудником показатели качества и результативности. При использовании профессиональных программных продуктов бизнес-моделирования (например, Business Studio) должностные инструкции могут формироваться автоматически при условии, что описаны соответствующие бизнес-процессы и заданы атрибуты должностей (требования к квалификации, права и полномочия и др.);
кадровые и технические нормативные документы;
Положение о продукте (карточка продукта);
Положение о бизнес-процессах;
Положение о разработке, согласовании и утверждении нормативных документов;
Положение о Дне качества;
план разработки/актуализации СМК.
Для всех перечисленных нормативных документов автором разработаны типовые версии, большинство из которых включено в типовую СМК банка [1].
Информационные технологии и системы
В стандарте ISO 9001 нет специальных требований к данному блоку, однако применение в банке современных информационных технологий и систем позволяет значительно повысить эффективность СМК. Основные информационные технологии и системы банка, задействованные в СМК, представлены в табл. 2.
Записи
Записи — это документы, отражающие результаты или содержащие свидетельства осуществленной деятельности [3].
Другими словами, записи — это различные акты, планы-отчеты, протоколы, приказы, распоряжения, листы согласования и другие формы документов, которые формируются и циркулируют в бизнес-процессах, а затем передаются на хранение.
Важно понимать отличие нормативных документов и записей в СМК. В нормативных документах закрепляются требования стандарта ISO 9001 и требования банка к СМК, записи подтверждают выполнение этих требований в течение времени (в процессе функционирования СМК).
Нормативные документы, как правило, утверждаются на длительный срок, а затем обновляются в виде новых редакций. Записи же создаются ежедневно на основе утвержденных форм (шаблонов).
Некоторые специалисты относят к записям все обычные (текущие) формы документов, которые циркулируют в бизнес-процессах либо являются их выходами (например, заявления, справки, договоры, анкеты и т. п.). Однако автор предпочитает разделять два этих вида документов: записи и обычные (текущие) формы документов бизнес-процессов.
В соответствии со стандартами ISO 9001, ISO 10013 [5] и собственными требованиями банка к записям предъявляются такие же требования, как и к нормативным документам. Записи должны управляться в соответствии с обязательной процедурой СМК «Управление записями».
Перечислим обязательные записи, которые требуются и предусматриваются соответствующими разделами стандарта ISO 9001.
Разд. 5. «Ответственность руководства»:
запись об анализе СМК со стороны руководства банка.
Разд. 6. «Менеджмент ресурсов»:
план обучения персонала банка;
аттестационные листы;
журнал ознакомления персонала с нормативными документами (инструктажа);
анкета по оценке удовлетворенности персонала банка;
отчет по оценке удовлетворенности персонала банка.
Разд. 7. «Процессы жизненного цикла продукции»:
стратегический план по бизнес-процессу банка;
анкета для сбора показателей бизнес-процесса банка;
запись о показателях продукта (план-факт);
запись о показателях качества обслуживания в банке (план-факт);
стратегия управления бизнес-процессами банка;
запись (отчет) по выявлению требований к продукции банка;
запись о результатах анализа требований к продукции банка;
отчет о проведении и результатах маркетинговых кампаний;
анкета по оценке удовлетворенности клиентов банка;
отчет по оценке удовлетворенности клиентов банка;
запись (форма) по обратной связи для клиентов банка;
запись о входных данных для проектирования и разработки (бизнес-предложение на разработку банковского продукта/услуги);
запись о результатах анализа проекта и разработки (протокол по рассмотрению и анализу бизнес-предложения на разработку банковского продукта/услуги);
запись о результатах верификации проекта и разработки (протокол разработки и согласования банковского продукта/услуги);
запись о результатах валидации проекта и разработки (протокол тестирования, пилотной эксплуатации банковского продукта/услуги);
заявка на изменение;
отчет по результатам анализа изменений;
запись о результатах оценки и отбора поставщиков.
Разд. 8. «Измерение, анализ и улучшение»:
программа внутренних аудитов СМК банка на год, реестр аудитов;
план внутреннего аудита СМК банка;
чек-лист (вопросник) для внутреннего аудита СМК банка;
отчет по результатам внутреннего аудита СМК банка;
сообщение (акт) о несоответствии;
отчет о функционировании и результативности СМК банка (сводный);
отчет по аудиту и измерению бизнес-процессов банка;
форма претензии для клиентов;
журнал регистрации и рассмотрения претензий клиентов;
отчет по анализу претензий клиентов;
запись по несоответствующей продукции и предпринятых действиях;
реестр (журнал) записей по несоответствующей продукции;
заявка на улучшение СМК банка;
реестр (журнал) заявок на улучшение СМК банка;
план разработки, актуализации и улучшения СМК банка;
план-отчет о корректирующих действиях;
реестр (журнал) отчетов о корректирующих действиях;
план-отчет о предупреждающих действиях;
реестр (журнал) отчетов о предупреждающих действиях;
Для всех перечисленных видов записей автором разработаны типовые формы, большинство из которых включено в типовую СМК банка [1].
Структурные подразделения и персонал
В банке должна быть разработана и поддерживаться в актуальном состоянии модель организационной структуры.
Для всех структурных звеньев должны быть разработаны Положения о подразделениях, должностные инструкции. Эти документы должны быть согласованы с регламентами бизнес-процессов и другими компонентами СМК, т. е., например, включать актуальную информацию о функциях сотрудника в бизнес-процессах, назначенных сотруднику показателях и др.
Все документы, используемые сотрудником в работе, должны быть доступны (находиться на рабочем месте либо в электронном виде с постоянным открытым доступом). Для сотрудников должны быть прописаны требования к их квалификации.
Перечислим структурные подразделения банка, которые наиболее задействованы в СМК:
служба качества;
подразделение бизнес-процессов и методологии;
подразделение банковских технологий и ИТ;
подразделение маркетинга;
подразделение разработки и развития продуктов;
бизнес-подразделения (продажи, работа с клиентами);
служба внутреннего контроля;
служба персонала;
подразделение риск-менеджмента;
служба делопроизводства;
планово-аналитический отдел;
административно-хозяйственная служба;
руководство банка, в составе: правление банка, руководители структурных подразделений, владельцы бизнес-процессов;
комитет по качеству;
комитет по бизнес-процессам;
рабочие группы по бизнес-процессам.
Поскольку служба качества является главным подразделением в СМК банка, остановимся на ней более подробно.
Во главе службы качества стоит директор по качеству, который должен подчиняться напрямую руководителю блока или заместителю председателя правления (в зависимости от размера банка).
В стандарте ISO 9001:2008 содержится отдельное требование разд. 5.5.2 «Представитель руководства», согласно которому «высшее руководство должно назначить представителя из состава руководства организации, который независимо от других обязанностей должен нести ответственность и иметь полномочия, распространяющиеся на:
a) обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых системой менеджмента качества;
b) представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента качества и необходимости ее улучшения;
c) содействие распространению понимания требований потребителей по всей организации».
В состав службы качества в банках обычно входят два отдела: отдел системы менеджмента качества (методологи, внутренние аудиторы) и отдел по работе с претензиями.
Если в банке нет самостоятельного подразделения по описанию бизнес-процессов, то сюда добавляется третья структурная единица — отдел управления бизнес-процессами.
Для службы качества и ее сотрудников есть типовые положения и должностные инструкции, которые описывают функционал, требования, права и полномочия, цели и показатели. Все они входят в состав типовой СМК банка [1].
Рассмотрим фрагмент Положения о службе качества банка.
Цели службы качества:
обеспечение и повышение качества и эффективности деятельности банка в пределах своей компетенции;
реализация Политики и целей в области качества банка в пределах своей компетенции;
поддержание высокого имиджа банка в области качества.
Функции службы качества:
разработка годового плана разработки, внедрения, поддержания, анализа и совершенствования системы СМК банка, а также текущих планов работ в области качества;
координация и выполнение деятельности по разработке, внедрению, поддержанию, анализу и совершенствованию СМК банка. Координация взаимодействия всех структурных подразделений банках в области обеспечения качества и СМК;
нормативно-методическое обеспечение СМК;
выполнение обязательных процедур СМК в роли участника/ответственного;
оперативный контроль качества бизнес-процессов и обслуживания в банке;
работа с претензиями клиентов;
разработка учебных программ в области качества для сотрудников банка;
проведение обучения, повышения квалификации и аттестации сотрудников банка по СМК;
консультирование сотрудников банка по вопросам функционирования СМК;
участие в проектах банка, которые затрагивают СМК;
подготовка отчетов и ведение записей по СМК, установленных соответствующими процедурами;
сбор информации и проведение исследований по деятельности в области СМК в банковской отрасли РФ.
Сбор и внедрение успешных решений в области СМК (бенчмаркинг);
представление банка на конференциях и других мероприятиях в области качества в банковской отрасли.
Права службы качества:
предлагать инициативы, проекты и мероприятия по СМК на рассмотрение комитета по качеству;
анализировать, разрабатывать и актуализировать все виды документации по СМК;
запрашивать и получать у руководителей структурных подразделений банка информацию и документацию, необходимую для решения задач в области СМК;
создавать рабочие группы из числа сотрудников структурных подразделений банка для решения задач в области СМК;
привлекать к работе по СМК сотрудников структурных подразделений банка при согласовании с их руководителями;
вести переписку и взаимодействие со сторонними организациями (в том числе сертифицирующими органами, консалтинговыми и тренинговыми компаниями);
участвовать в проектах банка, которые затрагивают СМК
Для оценки функционирования службы качества в банке автором разработана следующая счетная карта (перечень показателей) (табл. 3).
Помимо структурных подразделений, которые входят в организационную структуру банка, для эффективного функционирования СМК необходимы еще постоянно действующие органы управления: комитет по качеству, рабочие группы по качеству бизнес-процессов.
Примерный состав комитета по качеству:
заместитель председателя правления, курирующий данную деятельность/руководитель блока;
начальник службы качества;
начальник службы внутреннего контроля;
«владельцы» основных бизнес-процессов;
руководители клиентских подразделений (продажи);
руководители подразделений по разработке продуктов и маркетингу;
руководители подразделений по методологии и бизнес-процессам;
руководители подразделений ИТ и банковских технологий.
Задачи комитета по качеству:
управление проектом по построению СМК в целом и PR-проекта внутри банка;
организация и обеспечение эффективной деятельности рабочих групп по качеству (по бизнес-процессам);
вовлечение в проект необходимых сотрудников банка (экспертов);
разработка и утверждение общей документации по проекту (план проекта, методика, приказы, формы документов и т. п.);
выполнение задач в рамках проекта совместно с рабочими группами;
организация обучения по СМК рабочих групп и сотрудников банка.
По каждому основному бизнес-процессу банка рекомендуется создавать рабочие группы по качеству в следующем примерном составе:
ключевые исполнители и ответственные по бизнес-процессу: фронт-офис (продажи) и бэк-офис;
ключевые сотрудники подразделений, ответственных за разработку продукта, относящегося к бизнес-процессу;
ключевые сотрудники подразделений по методологии и бизнес-процессам;
ключевые сотрудники подразделений ИТ и банковских технологий.
Задачи групп по качеству:
выявление проблем и слабых сторон в бизнес-процессе;
разработка предложений и мероприятий по улучшению бизнес-процесса;
назначение ответственных за проведение мероприятий, проведение мероприятий;
разработка показателей и требований, которые существенны для бизнес-процесса и должны отслеживаться;
разработка механизмов регулярного учета (сбора значений) показателей;
сбор и анализ статистики по показателям;
внесение изменений в регламенты и стандарт бизнес-процесса.
Заключение
Задача построения СМК в коммерческом банке является довольно сложной и трудоемкой. Однако когда мы знаем четкую и понятную архитектуру СМК, то данная задача разбивается на более мелкие и простые — разработка каждого компонента СМК. А если рассмотреть разработку отдельного компонента, то это уже совершенно понятная последовательность действий в соответствии с выбранной методикой (например, описание бизнес-процессов).
Типовая СМК банка и ее архитектура, подробно рассмотренная в настоящей работе, должна оказать значительную поддержку для банков и соответствующих проектов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Типовая система менеджмента качества коммерческого банка (в составе Комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка). – http://www.businessstudio.ru/buy/modelshop/nm_bank2.
2. Исаев Р.А. Бизнес-инжиниринг и управление в коммерческом банке. – М.: ГОЛОС-ПРЕСС, 2009. – 318 с., ил.
3. ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
4. ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.
5. ISO 10013:2001. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества.
Статья впервые опубликована в журнале 'Методы менеджмента качества' № 11 / 2010
Также смотрите:
Типовая система менеджмента качества коммерческого банка и ее архитектура. Часть 1
