Как перестроить работу команды по новым правилам

Периодически мы сталкиваемся с необходимостью перестроиться на новые рельсы, в частности, на работе. А руководителю, помимо собственной перестройки, также необходимо и свою команду вовлечь в новые реалии. 2020 год запомнился резким и, что важно, вынужденным переходом на удаленный режим работы. Понятное дело, что и раньше многие компании практиковали подобное, но никто не думал, что это решение перестанет быть выбором и переквалифицируется в обязательство.

Зачем в 2023 году вспоминать дела давно минувших дней? Потому что мне захотелось поделиться простым алгоритмом достижения договоренностей с командой на примере перехода на удаленку. Этот алгоритм можно использовать для любых других перемен.

Итак, дано:

Отделы обучения и подбора, менеджер по корпоративной культуре.
Количество сотрудников – 9.
Задача: организовать переход команды на удаленный формат работы без потери в результатах.

Ключевые ожидаемые результаты:

Отдел	Ожидаемый результат
Отдел обучения	1. Учебный план скорректирован с учетом изменений тактик по группе компаний 2. Программы, включенные в план, трансформированы в онлайн-формат и проведены 3. Оценка программы от прошедших обучение составляет 9,5 баллов 4. Разработаны новые программы
Отдел подбора	1. Выполнен план по подбору с учетом изменений тактик по группе компаний 2. Скорректированы и реализованы планы адаптаций сотрудников, работающих в ГК менее 6 месяцев 3. Разработан план по оценке персонала
Менеджер по корпоративной культуре	1. Скорректирован и реализован медиа-план в корпоративных соцсетях 2. Скорректирован и реализован план корпоративных мероприятий

Шаг 1: осознайте, что изменения реальны

Что за переменами, действительно, скрывается возможный повод для стресса. Порой, с уровня своего возраста, опыта или ответственности, нам кажется, что линейные сотрудники аналогичным образом воспринимают происходящее. На самом деле, это не так, существуют различия в устойчивости к неопределенности у руководителей и линейных специалистов.

Шаг 2: организуйте встречу команды

Сформулируйте цель этой встречи – например, договориться о правилах работы на удаленке. Создавая встречу в календаре, уделите внимание описанию – почему встреча актуальна, какую цель хотите достичь, что нужно подготовить участникам ко встрече. Согласитесь, что обсуждения таких вопросов между делом в кабинете (ведь «вы сидите все вместе») создает лишь иллюзию договоренностей и в перспективе рождает череду сложностей.

Шаг 3: начните встречу с актуальности вопроса, из-за которого собрались

Дайте команде высказаться при помощи вопроса: «Что вы об этом думаете?», «Что слышали из СМИ, от близкого окружения?», таким образом, вы получите срез мнений.

Объедините всех собравшихся в две группы и попросите одну группу составить список возможностей, которые дает это изменение, а вторую группу – список сложностей, которые маячат на горизонте. Порядка 15 минут им точно хватит на обсуждение, можно дать 10, а за минуту до истечения времени уточните, нужно ли добавить еще 5 минут.

Шаг 4: обсудите сложности и возможности, которые принесут перемены

Пусть группы по очереди озвучат свои списки. Ваша задача на данном этапе – откалиброваться со всеми участниками в едином понимании каждого пункта и вынести это на доску/флипчарт.

Пройдитесь совместно по всему списку и сформируйте две таблицы, первая из которых будет включать возможности и их использование:

Возможность	Как используем
Экономия времени на дорогу	30 минут гуляем утром и вечером / занимаемся спортом / дольше спим
Экономия денег на дорогу	Откладываем деньги на приятный подарок себе любимому
Большая концентрация на задачах (не отвлекают коллеги)	Эффективнее расходуем ресурс на выполнение рабочих задач

Вторая таблица будет включать риски и пути их страхования:

Риск	Как страхуем
Семья воспринимает нахождение дома как отличную возможность общаться	Договариваемся о режиме дня и использовании пространства
Нет поддержки коллег здесь и сейчас	Каждое утро проводим 15-минутный звонок для поддержания настроения
Малоподвижный образ жизни	30 минут гуляем утром и вечером (берем из экономии времени на дорогу)

В таблицах приведен неполный список выявленных возможностей и рисков, но, полагаю, логика ясна. Также очевидно, что некоторые возможности могут страховать риски, например, экономия времени на дорогу восполняет малоподвижный образ жизни.

Шаг 5: создайте правила и договоренности

После совместного анализа возможностей и рисков составьте вместе несколько правил, которых будете придерживаться всей командой, например:

Как часто будете проверять почту/рабочие чаты.
Как будете использовать общие ресурсы (например, бронирование корпоративных личных кабинетов в Zoom и других аналогах).
Как будете обмениваться планами/итогами на день/неделю.

Если к моменту проведения такой встречи в компании уже утвержден какой-либо локально-нормативный акт, то вы сможете интегрировать его содержание в ваши договоренности и мягко внедрить спущенную директиву.

Перенесите все ваши наработки в слайд или структурированный текст и закрепите в общем чате – пусть у сотрудников будет возможность оперативно вернуться к договоренностям.

Выводы

Второй и третий кварталы 2020 года вспоминаю с большой благодарностью, поскольку мы выполнили все поставленные планы и задачи из таблицы выше. Помогли бизнесу отреагировать на изменения, а также реализовали задачи, до которых не доходили руки на спокойной воде. Также приятным бонусом стало уверенное освоение инструментов онлайн-обучения. Весь накопленный капитал используем до сих пор.

Существует много моделей, помогающих внедрению изменений (PDCA, ADKAR, модель Курта Левина…), но не всегда есть время заглянуть в конспекты, спасает неосознанная компетентность или управленческая интуиция – зависит от этапа, на котором мы находимся.

Как вы договариваетесь о новых правилах в команде? Поделитесь в комментариях!

Также читайте: