Жанна Юрчук: Проблема автоматизации управления информационными потоками

Жанна Юрчук

В связи с ограниченностью денежных потоков, и это верно не только во время экономического кризиса, необходимо экономически обосновывать автоматизацию на предприятии. Это необходимо для того, чтобы IT не только облегчали работу предприятия, но и помогали зарабатывать ему прибыль, а не становились источников проблем для руководства и не поглощали безвозвратно денежные ресурсы предприятия. Есть несколько общеизвестных плюсов от автоматизации управления информационными потоками. Это такие как прозрачность бизнес-процессов, контроль их прохождения, сокращение используемых бизнес-процессами ресурсов и так далее. Работая над оптимизацией логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов, с точки зрения IT-специалиста, сталкиваешься с необходимостью обоснования перед руководством автоматизации управления информационными потоками. И это понятно, затрачивая на IT-проект свои ресурсы, собственник хочет видеть эффект от изменений и желательно в денежном выражение. Трудность в том, что достаточно трудно выразить эффект от оптимизации и автоматизации в цифрах. В настоящее время для определения эффективности IT-инвестиций предлагается ряд методик, которые можно группировать следующим образом: традиционные финансовые методики (Net Present Value, Internal Rate of Return, Payback), вероятностные методы (Applied Information Economics, Real Option Valuation) и инструменты качественного анализа (IT Scorecard, BSC, Information Economics).

Традиционные финансовые методы используют финансовые расчеты с учетом специфики IT и необходимости оценивать риск. Поэтому достоинством этих методов является то, что они базируются на классической теории определения экономической эффективности инвестиций. Данные методы используют общепринятые в финансовой сфере критерии (чистая текущая стоимость, внутренняя норма прибыли и другое). Все формулы, необходимые для вычисления искомых значений, известны. Главный недостаток – в ограниченности применения таких методов: они оперируют понятиями притока и оттока денежных средств, требующими конкретики и точности. Определить отток денежных средств (затраты на IT-проект) можно с помощью известных затрат на человеческие ресурсы, затрат на необходимое компьютерное оборудование и так далее. Проблемой является определение значения притока денежных средств. Ведь эффект от IT-внедрений часто выражается в качественных трудно формализуемых преимуществах, связь которых с общими экономическими результатами компании совсем неочевидна (например, повышение степени удовлетворенности клиентов в результате автоматизации).

Достоинством вероятностных методов является возможность оценки вероятности возникновения риска и появления новых возможностей с помощью статистических и математических моделей. Для статистических методов необходимы среднестатистические показатели эффекта от внедрения IT-систем в России. К сожалению, у нас их нет. К вероятностным методам относятся прикладная информационная экономика и справедливая цена опциона. Первый из них очень субъективен, а второй – труден и требует большого времени для анализа.

Достоинством качественных (эвристических) методов является реализованная в них попытка дополнить количественные расчеты качественными оценками. Они могут помочь оценить все явные и неявные факторы эффективности IT-проектов и увязать их с общей стратегией предприятия. Данная группа методов позволяет специалистам самостоятельно выбирать наиболее важные для них характеристики IT, устанавливать между ними соотношения, например, с помощью коэффициентов значимости. Но для применения этих методов сначала надо четко определиться с логистической стратегией предприятия, продумать и внедрить систему ключевых показателей эффективности (KPI). Что вызывает ряд сложностей.

Все описанные методы определения экономического эффекта от IT-проекта дают достаточно расплывчатый ответ на вопрос – как посчитать экономическую эффективность от автоматизации управления информационными потоками на дистрибьюторской фирме с разветвленной сетью филиалов. Показывающую не только выгодность или невыгодность IT-преобразований, но и приводящую всестороннюю картину эффекта от таких изменений.

Еще одна трудность для автоматизации управления информационными потоками в том, что IT-специалисты в большинстве своем мыслят и говорят в разрезе IT-терминов, а не на языке бизнеса. И это также часто является существенным препятствием для оптимизации IT-инфраструктуры или автоматизированных информационных потоков. В результате сталкиваешься со списком вопросов на которые необходимо найти ответы.

• Как автоматизация управления информационными потоками влияет на функционирование логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов?
• Какие использовать показатели для измерения эффекта от автоматизации управления информационными потоками?
• Какой информационный поток стоит автоматизировать в первую очередь? Почему?
• Как доказать и обосновать бизнесу необходимость автоматизации управления информационными потоками логистической системы дистрибьюторской фирмы?

Проанализировав литературу [1-7] с целью поиска методики повышения эффективности функционирования логистической системы средствами автоматизации логистических процессов в условиях ограниченности ресурсов, сталкиваешься с нехваткой информации по данному вопросу. Поэтому в дальнейшем была осмыслена последовательность шагов необходимая для достижения цели. Далее они представлены:

1. Определиться с понятиями: логистический процесс, логистическая функция, логистическая система, материальный поток, информационный поток, автоматизация информационного потока;
2. Составить спецификацию логистической системы дистрибьюторской фирмы;
3. Построить модели логистической системы дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
4. Разработать систему показателей функционирования логистической системы дистрибьюторского предприятия, показателей прохождения ключевых логистических процессов, ранжировать их;
5. Определить смысл понятия эффективность функционирования логистической системы предприятия;
6. Разработать методику расчета эффективности автоматизации выбранного логистического процесса;
7. Разработать оценку эффекта от автоматизации на функционирование логистической системы;
8. Найти значения целевых показателей эффективности функционирования логистической системы, логистических функций, логистических процессов для различных способов управления информационными потоками;
9. Разработать систему мониторинга выбранных и обоснованных показателей эффективности логистической системы;
10. Разработать инструментарий для выявления узких мест в функционировании логистической системы.

Из приведенного перечисления вытекают следующие задачи, выполнение которых необходимо для достижения поставленной цели.

• Составить обобщенную спецификацию ЛС дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов;
• Построить модель ЛС предприятия;
• Проанализировать существующие показатели функционирования логистической системы;
• Проанализировать существующие методики расчета показателей функционирования логистической системы;
• Проанализировать существующие методики расчета эффективности автоматизации бизнес процессов;
• Разработать и обосновать подходящую для рассматриваемой логистической системы дистрибьюторской фирмы методику расчета эффективности автоматизации логистических процессов.

При достижении поставленных целей у IT-специалистов появится инструмент для обоснования автоматизации управления информационными потоками в логистической системе дистрибьюторской фирмы с разветвленной сетью филиалов. Также позволяющий осуществлять поиск слабых мест в логистической системе и анализ текущей ситуации в автоматизированной части логистической системы.

Список литературы:

1. Галкин Г. Методы определения экономического эффекта от IT-проекта.//Intelligent enterprise, 2005, №№ 22 и 24.
2. Гараева Ю., Фролов Е. Найдены истоки эффективности IT. Опубликовано 16.01.2007 на http://www.lobanov-logist.ru/engine/print.php?newsid=991&news_page=1.
3. Красноперов К. Оценка эффективности IT-инвестиций// Открытые системы, 2003, № 6.
4. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / Под общ. и научн. ред. проф. В.И. Сергеева. – М.: ИНФРА-М, 2008.
5. Мейор Т. Методологии оценки IT // Директор ИС, 2002, №9.
6. Петрова Ю. Информационные технологии «на вес» // Цифровой мир, №8(24) // Эксперт, 2002, № 39.
7. Полякова М. IT и деньги // Директор ИС, 2009, № 7.