Установочное совещание: когда и зачем проводить?

Основные цели установочной встречи перед началом проекта:

познакомить представителей заинтересованных сторон, обозначив роли и обязанности;
обсудить особенности и основные положения проекта;
доходчиво поставить глобальную цель проекта;
мотивировать заинтересованные стороны;
установить правила и регламент выполнения задач.

Контекст ситуации

Генеральная подрядная компания, реализующая проект по капитальному строительству жилого гражданского здания – детского сада. Комплекс строительно-монтажных работ исполняется в рамках заключенного муниципального договора с администрацией города. Для обеспечения эффективной координации менеджер проекта генеральной подрядной компании инициирует первичную встречу с заинтересованными сторонами по вопросам реализации проекта.

Базовые ограничения проекта:

Срок реализации проекта – порядка одного года.
Лимитированные ресурсы генподрядной компании, в том числе в части механовооруженности, необходимость отдачи части работ на субподряд.
Необходимость закупки основных позиций электромонтажного и технологического оборудования из-за рубежа – оборудование длительного цикла изготовления и срока поставки.
Работы по капитальному строительству выполняются на отведенном земельном участке в центре города, что снижает возможность складирования ТМЦ и сужает возможный фронт работ техники подрядных компаний.
Сложная процедура согласования и получения технических условий сетевых организаций. Сложность производства работ в условиях городской застройки.

Кого из сторон приглашать к участию во встрече?

Общее правило: чем больше, тем лучше.

При понимании, что будут выполняться последовательные работы подрядными компаниями, или же поставляемые материалы будут вовлечены «в дело» другим подрядчиком – стоит пригласить обе стороны: поставщиков и производителей работ.

Например, представители компании – поставщик систем комплексной теплоизоляции фасадных покрытий и непосредственный подрядчик, выполняющий возведение несущих каменных стен здания, а впоследствии работы по финишной отделке несущих стен – оба должны быть приглашены для координации совместных действий.

Не стоит вовлекать в участие представителей подрядных компаний, с которыми не достигнуты предварительные договоренности об участии.

Примерный перечень основных заинтересованных сторон совещания:

представители заказчика и технического заказчика, спонсор проекта;
менеджер проекта генподрядчика;
представители бэк-офиса команды генподрядчика;
представители производственных подразделений генподрядчика;
представители субподрядчиков, производящих СМР;
представители поставщиков основного оборудования и материалов;
представитель проектного института – разработчика комплекта рабочей документации;
представители сетевых организаций – подключение к инженерным сетям.

Когда стоит созывать стартовое совещание по проекту?

Контрольной точкой для объявления о встречи заинтересованных сторон менеджером может служить:

заключение договора подряда с заказчиком;
получение комплекта разрешительной документации, в том числе разрешения на строительство, техусловий на присоединение к инженерным сетям;
предварительное контрактование субподрядных работ, а также поставщиков материальных ресурсов и оборудования на минимум 40-50% от общего объема в денежном выражении.

Основные параметры проведения стартовой встречи

Общая длительность встречи: не более 1,0-1,5 ч.

Место проведения: желательно штаб на площадке строительства. Непосредственно на объекте.

Для чего выезд на место строительства? Заинтересованные стороны сразу погружаются в контекст ситуации. Вопросы становятся более предметными.

Ведущий совещания: менеджер проекта генподрячика.

Время и дата проведения: желательно первая половина дня, до 12:00. В первые два дня рабочей недели, понедельник или вторник. В иные бизнес-дни доступность потенциальных участников резко снижается.

Документ по итогам встречи

Выпускается протокол с поручениями ответственным сторонам и сроками исполнения. Техническим секретарем выполняется рассылка протокола заинтересованным сторонам по официальным каналам коммуникации, в том числе по электронной почте.

Для чего документировать итоги? Практика проведения совещаний без выпуска официального документа приводит к двоякому толкованию договоренностей и уходу от ответственности.

Что является исходными документами для менеджера проекта? Для облегчения понимания МП генподрядчика необходимо иметь с собой:

первичную разрешительную документацию по проекту, в том числе разрешение на строительство, проект организации строительства;
высокоуровневый календарно-сетевой график реализации проекта (уровень 1), с выделением основных вех;
матрицу рисков;
образцы формы отчета о ходе прогресса для подрядчиков и поставщиков;
образцы форм финансового планирования – план освоения денежных средств.

Краткая структура проведения установочной встречи

Знакомство.
Оглашение повестки и структуры встречи.
Разбор сути проекта и его целей. Подробно опишите результат, который ожидается от каждой из сторон в физических терминах.
Для подрядной компании – завершить комплекс работ по монтажу сетей отопления и вентиляции согласно комплекту РД и техзаданию.
Для поставщика ресурсов – поставка в полном объеме согласно матрице поставки комплекта оборудования к оговоренным согласно графику поставки датам.
Для технического надзора заказчика – приемка работ согласно графику и подписание итоговых документов по итогам реализации этапов проекта.
Описание этапов реализации.
Выделение роли каждого участника команды.
Мониторинг проекта. Опишите процедуру отслеживания хода выполнения проекта. Для субподрядчиков – описать объем и периодичность подаваемой отчетности в адрес генподрядчика. Для вендоров – стадии отчета о статусе поставок. Установите контрольные точки, о которых каждая сторона должна будет сообщить в отчете.
Оценка результатов деятельности. Определите методику приемки завершенных работ, порядок приемки работ для подрядчиков, критерии качества. Особенности приемки силами внутреннего строительного контроля. Особенности подготовки и сдачи исполнительной документации по исполненным работам. Порядок и процедура внесения изменений в проектно-сметную документацию при отклонении от проекта.
Очень важно на старте зафиксировать ответственность сторон при внесении изменений в проект – в случае отступления от исходных конструктивных решений – при отсутствии четкой процедуры при сдаче работ будет отказ от приемки выполненных работ заказчиком.
Так, самовольная замена части марок силовых кабелей субподрядчиком – отступление от тех решений в исходной РД – без предварительного уведомления заказчика результировало в длительной – до 1,5 месяцев – процедуре пересогласования видов и объемов работ.
Порядок финансового планирования.
Порядок расчета за выполненные работы.
Планирование последующих совещаний. Определите методику и регламент проведения. Методы и средства коммуникации.
Вопросы от заинтересованных сторон.
Обмен сторон контактами лучше оставить на конец. В противном случае идет сбой ритма совещания и снижение вовлеченности участников.

Читайте также:

+8819 Михаил Трофименко Аналитик, Нижний Новгород 17 сентября 2022, 00:47

Алексей Старков пишет:
Михаил, добрый день, если не ошибаюсь Вы хотели поделиться с нами результатом сегодняшней встречи с подрядчиком. Это намерение еще в силе? Было бы интересно узнать итоги.

Промежуточные итоги. До "Итогов" далеко. Могу выполнить обещание. Вот только что закончил править Протокол.

Тема: Установочное совещание. Определение порядка проведения приёмки выполненные работ строительным контролем (далее «СК»), оформления и передачи исполнительной документации.

Провёл:

Трофименко М.Л.

Место проведения: Зал совещаний ООО «ххххххх».

Дата: 13 сентября 2022г.

Протокол совещания №1

Присутствовали:

Представители ООО ххх «ххх»:

Ведущий инженер СК Трофименко Михаил Леонидович.

Инженер СК по СМР и коммуникациям Курина Елена Михайловна.

Инженер СК по СМР и коммуникациям Татанов Алексей Евгеньевич.

Представители служб и отделов ООО «ххххххх»

Представители подрядных организаций:

-ООО «ххххххх»,

-ООО «ххххххх»

Рассматривались вопросы:

Порядок освидетельствования скрытых работ, проведения комиссионной приёмки работ и испытаний.
Предложения СК по разграничению ответственности двух и более подрядчиков при выполнении работ на одной ответственной конструкции или участка сети.
Предложения СК по организации архива исполнительной документации через структуру шифров в зависимости от объекта, вида работ, генерального подрядчика, подрядчика и субподрядчика.
Утверждение состава исполнительной документации при производстве работ по монтажу технологического оборудования и трубопроводов.
Определение мер по сокращению отставания проверенной и принятой Заказчиком исполнительной документации от фактически выполненных работ.

Материалы к совещанию:

- Список исполнительной документации для дальнейшей корректировки участниками совещания (2 листа, 3 страницы).

- Обоснование шифра исполнительной документации с примером генерации шифра(1 лист)

Приняты решения:

Приёмка работ осуществляется в следующем порядке:

- Представляемые к освидетельствованию работы должны быть завершены строительным производством. Если выявляются недоделки, ответственные лица, принимающие участие в освидетельствовании, прекращают приёмку и назначается время последующей приёмки.

- Подрядчик обеспечивает приёмочную комиссию необходимыми листами проекта, документами на основные материалы и исполнительными схемами. Исполнительные схемы могут быть выполнены в виде эскизов не оформленных по ГОСТ на геодезические работы.

- Результаты освидетельствования фиксируются в Актах на скрытые работы, ответственные конструкции, участки сетей, испытания и прочие акты с участием ответственных лиц. Если работы не принимаются по замечаниям устраняемым в течении до 5 рабочих дней, назначается срок последующей приёмки без документального оформления замечаний. Если работы не принимаются по замечаниям оказывающим влияние на конструктивную безопасность или не выполнимым в течении 5 рабочих дней, выписывается Акт Обнаружения недостатков (дефектов). Замечания заносятся в Реестр утверждённого образца представителями СК или Заказчика. Устранение замечания фиксируется в Акте проверки устранения недостатков (дефектов). В Реестре замечаний делается отметка об устранении. На наиболее значимые замечания и нарушения выписывается Предписание утверждённого Заказчиком образца с указанием срока устранения и отметкой о выполнении.

Освидетельствование ответственных конструкций или участков сетей, при участии в работе двух и более Подрядчиков, выполняет тот подрядчик, который выполнял работу определяющую качество основных работ и материалов. Например, при выполнении сварочных работ при монтаже металлоконструкций и работ по окраске металлоконструкций выполняемых разными подрядчиками, предоставляет ответственные металлоконструкции подрядчик выполнивший их монтаж. Другие подрядчики участвующие в работе должны передать ему все документы необходимые для составления Акта освидетельствования ответственных конструкций.

Формализация разграничения ответственности между подрядчиками может происходить на основании Журнала производства смежных работ, актов передачи фронта работ, актов готовности строительных конструкций для выполнения последующих операций. Состав документов формализующих передачу в работу может быть вынесен в отдельный вопрос на установочное совещание.

Представленная СК схема генерации архивного шифра исполнительной документации нужно рассматривать как вариант требующий утверждения всеми сторонами, принимающими участие в строительстве. При этом, на наш взгляд, приоритет должен быть отдан внутреннему Заказчику – подразделениям Заказчика осуществляющим эксплуатацию смонтированного оборудования. В Актах указанных в 1 пункте целесообразно включить подписанта от внутреннего Заказчика.
Состав исполнительной документации, предложенный СК на первом Установочном совещании, следует считать рекомендательным. Требуется участие всех заинтересованных сторон в его уточнении.
В целях сокращения времени проверки и утверждения исполнительной документации, СК предлагает отказаться от предоставления документов на бумажном носителе в пользу электронных редактируемых форматов за исключением исполнительных эскизов, чертежей и схем. Это позволит специалистам СК на безвозмездной основе исправлять ошибки несистемного характера. Ошибки системного характера, например, отсутствие шифра, несоответствие вида документов утверждённым образцам, будут являться основанием для отказа в проверке и возвращаться исполнителям. Как возможная мера сокращения времени подготовки исполнительной документации, можно принять условие отказа в оплате выполненных работ без подготовленной исполнителем и проверенной СК исполнительной документации. Без обеспечения системной работы с исполнительной документацией и активного содействия участников строительного производства, меры подобного воздействия будут не эффективны.

Поручения:

Суть поручения	Кому назначено	Срок исполнения
Подготовить формы документов: Акт Обнаружения недостатков (дефектов); Акт проверки устранения недостатков (дефектов); Предписание.	Татанов А.Е.	20.09.2022г.
Список контактов ответственных представителей участников Установочных совещаний.	Курина Е.М.	20.09.2022г.