Автоматизация – это тренд, о котором не говорит только ленивый предприниматель. Однако до сих пор не всем понятно, зачем она нужна компании, выпускающей не гаджеты, а более простые товары. Мы производим спортивную форму для команд в разных видах спорта, и точно знаем: без автоматизации мы не смогли бы выйти на федеральный уровень и работать с такими клиентами как «Академия хоккея АК Барс» и ФК «Рубин». Но перед тем как оцифровать и отладить процессы, мы не раз ошибались, работая в ручном режиме, и потеряли сотни тысяч, почти миллион рублей. Расскажу, какие проблемы решила автоматизация и как мы ее внедряли.
Битва за качество: контроль на каждом этапе
Однажды за 500 тыс. рублей мы купили опыт, который подтолкнул нас к запуску собственного цеха, а затем и к автоматизации.
До 2015 года мы продавали промотекстиль, который заказывали у подрядчиков. Когда пришел первый крупный заказ на партию футболок, мы поручили производство компании, с которой не раз работали. Ребята предложили хорошую цену, но, как оказалось, просчитались – за такие деньги можно было сшить только женские топики, а клиент ждал одежду для взрослых мужчин. В итоге мы за свой счет переделали 6500 футболок. Теперь я знаю, что это была не катастрофа, а урок: так мы поняли, что пора запускать свое производство и проверять работу на каждом этапе.
В 2015 году мы сняли помещение и открыли собственный цех по изготовлению спортивной формы. Это высокотехнологичный продукт: для пошива мы используем специальные ткани, которые дышат и служат долго, разрабатываем логотипы, выполняем печать. Наш цикл состоит из десятка шагов – на каждом может возникнуть ошибка, которая будет стоить денег.
Сначала так и происходило: мы то и дело исправляли недочеты, возникающие из-за «глухого телефона». То клиент попросил изменить номер на форме, а менеджер забыл это сделать до печати, то перепутали цвета, а то и вовсе не отдали заказ в производство. Скоро стало понятно: пора автоматизировать процессы.
Первый блин вышел комом. Мы создали онлайн-таблицу с данными о заказах для дизайнеров и печатников и обязали менеджеров заносить туда информацию из CRM-системы, в которой они работали. Однако туда попадали только основные моменты. Кроме того, человеческий фактор никто не отменял: порой сотрудники по-прежнему путали размеры, сроки и цвета. Мы все еще упускали важные нюансы, а значит, теряли деньги.
Готовая CRM-система для ведения клиентов нам не подходила: ни одна из программ не учитывала производственные процессы. Тогда мы решили создать свою ERP-платформу. Мы поставили программисту задачу, чтобы она включала в себя CRM, собирала данные о каждом процессе, обеспечивала непрерывность цепочки и снижала роль человеческого фактора. Все это должно было привести к повышению качества изделий. Так и случилось, но пришлось серьезно подумать. Создавая ERP-платформу, мы разбили все процессы на этапы и ввели три точки контроля качества.
Первая – проверка макета на соответствие заявке. Перед тем как заключить договор с клиентом, менеджер отдела продаж вносит в программу все детали заказа – тип ткани и вид изделия, количество, размеры и цену. Когда сотрудник согласовывает макет и отдает его в печать, отдел технического контроля сверяет файлы с данными заявки, следит за правильностью расположения лекал и оптимизирует расход ткани. Без этих действий система не пропустит заказ на следующие стадии: нанесение рисунка, раскрой и пошив.
Вторая точка контроля – этап сборки заказа. Здесь ОТК проверяет комплектность изделий и качество печати перед пошивом.
Третья точка – этап проверки готовых изделий и упаковки на складе перед отправкой заказчику.
Но и такая трехступенчатая система контроля – не панацея от ошибок: сотрудники ОТК могут случайно пропустить какую-то партию. Чтобы минимизировать этот риск, мы ввели штрихкоды для бланков заказов и поставили сканеры в контрольных точках. Если с партией все в порядке, проверяющий просто сканирует документ, и программа сама ставит галочку в нужной графе. Это и психологический прием: человеку сложнее не выполнить работу, если он тут же отчитывается за нее. После внедрения этой системы мы улучшили качество формы и значительно сократили потери от переделки заказов.
Соблюдение сроков: ERP следит за тобой
Четкое исполнение сроков – важное конкурентное преимущество. При этом автоматизация контроля за их соблюдением – одна из самых сложных задач при оцифровке процессов. Однако методом проб и ошибок все же создали систему, которая помогает делать заказы вовремя.
Мы подсчитали не только среднее время производства каждого изделия, но и время, которое уходит на каждую операцию – например, разработку макета, печать или раскрой. Эти данные мы внесли в нашу ERP-платформу. Теперь, когда менеджер создает новый заказ и указывает его параметры, программа сама рассчитывает сроки. Причем она выдает не только дату готовности формы, но и время прохождения каждого этапа (здесь помогают те самые сканеры в цехах). Так мы можем держать клиента в курсе событий, а это повышает доверие. Программа не только помнит все сроки лучше, чем самый ответственный руководитель, она еще и контролирует их соблюдение, оповещая о приближении дедлайна.
Единственная брешь в этой системе – периодическое появление срочных заказов (мы всегда идем навстречу постоянным клиентам). Мы дорабатываем ERP-платформу так, чтобы автоматизировать и этот участок. Кое-что уже удалось сделать: мы внедрили буквенные категории клиентов, которые говорят о сумме заказа, и цифровые, которые сообщают о срочности и приоритетности. Эти коды подсказывают менеджерам, в какой очередности выполнять задачи и совершать звонки.
Оптимизация труда: каждый отвечает за свой участок
Доверие – это важная ценность, но в бизнесе важна отчетность. Однажды устные договоренности уже привели нас к убыткам: когда мы только запустили свое производство, третий партнер потратил предоплату от крупного клиента на личные нужды. В итоге он просто вышел из фирмы, а мы делали заказ за свои деньги.
С тех пор мы за контроль и четкое распределение обязанностей. Такой подход помогает не только снизить риски, но и облегчить труд людей: после внедрения ERP-системы наши сотрудники отвечают только за свои участки работы, не отвлекаясь на другие моменты. Каждый специалист заходит в программу под личным аккаунтом и видит лишь те данные, которые ему нужны. К примеру, к дизайнерам заказ поступает только после оплаты и появления в программе всех данных, необходимых для создания макета. Когда рисунок согласован, задача исчезает из списка дел сотрудника. Весь цикл видят только руководители производства и отдела продаж, задача которых – помогать системе контролировать процесс.
Кстати, чтобы войти в программу, необязательно сидеть в офисе. Наша ERP-система – это облачный сервис, доступный с любого компьютера или смартфона.
Еще одна важная функция автоматизации – предотвращение неэффективного использования материалов и воровства (к сожалению, на старте нам пришлось пройти и через это). Наша платформа ведет учет всех операций и расхода тканей.
Одного учета мало, для повышения эффективности производства нужно вкладываться в его автоматизацию. В 2018 году мы купили лазерный раскройный комплекс, и объем выпуска изделий вырос на 60% при сокращении штата и фонда оплаты труда. До этого у нас было 5-6 раскройщиков, которые работали на пределе по графику 5/2. Теперь на участке занято два сотрудника, которые кроят вручную, и два оператора станка, и рабочий график – 2/2. Кстати, оператора найти проще, чем профессионального раскройщика, и зарплата у него ниже.
Благодаря автоматизации мы повысили эффективность каждого специалиста, внедрив свою систему мотивации: часть зарплаты сотрудников зависит от их выработки. Операции делятся на простые, которые приносят меньше денег, и сложные. К примеру, швея может выбрать, выполнять ли ей много легких задач или повышать квалификацию и браться за трудные.
Мы получили серьезные выгоды от автоматизации – от снижения доли брака до сокращения ФОТ. Однако мы продолжаем совершенствовать нашу авторскую ERP-систему. Одна из задач – оптимизация ее архитектуры, чтобы повысить скорость работы, уменьшить «вес» платформы и сделать ее пригодной для будущих обновлений. Вторая важная задача – подключение к ERP-системе склада, чтобы программа сама генерировала предложение по закупке ткани, исходя из параметров заказа.
Мы верим, что через несколько лет сможем автоматизировать все бизнес-процессы, и безупречно четкая работа поможет нашей компании стать лидером рынка спортивной формы.
Так я и не осуждаю! Наоборот! Побудить кого-то открыть такое-же предприятие по производству футболок - это своими руками создать себе конкурента. А продажа ERP - не только более безопасно, но и как я писал позволит не только отбить затраты на ее создание, но и возможно открыть новый входящий финансовый поток.
Спасибо, за вопрос. Основные неудачи, которые вы указали, пришлись на старт запуска нашего производства. За те несколько лет, что прошли с этого времени компания выросла в несколько раз и все внедряемые новшества само собой идут за счет реинвестирования прибыли, которую мы получаем. Конечно, был период, когда мы выбирались из всех этих долгов, но нам удалось пережить этот момент, мы смогли не остановиться и продолжали деятельность компании. Инвесторов и кредиторов у нас нет, поэтому производство растет по мере наших собственных финансовых возможностей.
Здесь мы говорим все таки о разных производственных этапах. Раскройный комплекс сильно повлиял на непосредственно выпуск продукции, т.е. ускорил производство, а система больше помогает все таки в работе менеджеров отдела продаж, дизайнеров и руководителей отделов, и если говорить про работу конкретно этих отедлов, но вклад ERP системы очень большой, потому что она ускоряет и упрощает работу офиса и связывает его с производством.
система полностью самописная. мы создаем ее уже на протяжении нескольких лет и постепенно она обрастаем новым функционалом и возможностями, но в первую очередь она отражает работу нашего производства и "заточена" исключительно под наши задачи. поэтому добавлю к коментариям выше, что продавать ее у нас в панах никогда не было и до сих пор нет. мы все таки фабрика по производству спортивной одежды, а не IT разработчики. универсальными решениями должны заниматься специалисты, а сказать, что нашу систему можно взять и внедрить на другом производстве я не возьмусь.
целенаправленно таких задач мы не преследуем. наша цель - это повышать качество производимой продукции, сокращать сроки и минимизировать брак, для того чтобы расти и развиваться как крупный производитель. автоматизация отдельных процессов помогает нам в этом, поэтому мы считаем, в первую очередь, что автоматизация - это современное и рациональное решение, а "дань моде" и "тренд" это уже разговоры не про производство, тут как говорится сколько людей, столько мнений.
Молодцы. Хорошая статья.
Спасибо, Эмиль, было интересно.
Время на шаблон потеряли, глянули бы сразу в Челнах CRMку автомобильную и все поняли бы. Не забывайте менять ITшников с каждой допопцией и бдить информационную безопасность, будет все хорошо.
Но мне, как маркетологу, итоги успешной цифровизации вашей фирмы видны по работе с репутацией, например в сети.
Примите мои комплименты, и передавайте привет своим коммуникационщикам. Буду ждать от Вас кейс по маркетингу и управлению репутацией в сети.
Желаю успехов и процветания!
Попробуйте дробить партии. Я понимаю, что на поле, условно говоря, не выпустишь половину команды в красных футболках, половину в синих. Но, все-таки, если бы дробление больших партий вам удалось, было бы проще распределять ваши производственные ресурсы между заказами и контролировать сроки начала поставок. Сроки окончания поставок можно было регламентировать не более какого-то времени от начала поставок и менять приоритет заказов с учетом приближения к нормативным срокам.
Замечательный совет! Нет слов, просто...
Ну отлично же, что то в последнее время все больше таких вот статей, чудесно что же : люди работают, развиваются, растет предприятие, получают большие контракты. Лайк