Сегодня, когда офисный сотрудник 80% рабочего времени проводит за компьютером, уже недостаточно просто контролировать рабочий график. Многие руководители осознают необходимость мониторинга использования рабочего времени на протяжении рабочего дня.
Причины внедрения учета рабочего времени
1. Отсутствие результата при внешнем благополучии
Ситуация, когда все работают, а цели не достигаются. Первый шаг решения проблемы ― понять, чем и насколько заняты сотрудники.
2. Проблемы с дисциплиной
Руководитель замечает, что сотрудники злоупотребляют рабочим временем. Кроме допустимых перерывов, слишком много времени тратится на нерабочие занятия (в том числе и набившие всем оскомину социальные сети).
3. Рост количества сотрудников
Увеличивая штат сотрудников, руководитель хочет знать, что эта мера оправдана. Особенно это актуально, если увеличивается штат сотрудников в филиалах, где сложно контролировать загруженность персонала.
4. Совмещение различных графиков работы и методов оплаты труда
Сотрудники компании работают по разному графику (жесткий, гибкий, с почасовой оплатой). Возникает необходимость вести точный учет времени согласно графику работы сотрудника.
Существующие решения
Традиционно для контроля рабочего графика используются системы доступа, биометрические системы учета рабочего времени; для контроля дисциплины ― видеонаблюдение (как альтернативный вариант ― блокирование доступа к ряду сайтов для офисных сотрудников); для анализа загруженности ― хронометраж или фотография рабочего дня.
Yaware все в одном: учет, контроль и анализ рабочего времени
Если ваши сотрудники работают за компьютером, теперь у вас есть возможность использовать единый инструмент учета и при этом значительно экономить деньги, время и усилия на установку и анализ данных.
В 2011 году компания MagneticOne (разработчик программного обеспечения с 10-летним стажем) представила Yaware ― автоматическую систему учета рабочего времени, которая позволяет совместить возможности описанных выше методов, а именно:
- контролировать соблюдение рабочего графика (начало / окончание дня, перерывы);
- анализировать соотношение времени, потраченного на работу и на посторонние занятия;
- мониторить загруженность персонала;
- автоматически вести учет времени согласно рабочему графику сотрудника и анализировать фактически отработанное время.
Принцип работы Yaware
Принцип работы Yaware прост: на компьютеры сотрудников устанавливается приложение, которое анализирует время работы за компьютером, время использования программ и посещения сайтов.
Вот что видит сотрудник, когда осуществляется мониторинг его работы.
Приложения и сайты, используемые сотрудниками, оцениваются в зависимости от категории. В базе Yaware — около 15 000 приложений и сайтов, которые делятся на несколько десятков категорий. Например, Facebook относится к социальным сетям, а 1С — к бухгалтерии. За каждой из категорий закреплен статус: продуктивно, непродуктивно либо нейтрально. Статусы категорий можно подстраивать под специфику работы сотрудника, например, для интернет-маркетолога социальные сети могут быть не развлечением, а рабочим инструментом. Такое разделение дает возможность наглядно оценить использование рабочего времени.
Определите поглотителей рабочего времени и начинайте действовать
Часто причины неуспевания банальны и лежат на поверхности. Среди них ― неэффективные совещания, неумение работать с электронной почтой, «зависание» в Интернете.
Но лишь после того, как статистика явно покажет, что совещания «съели» 10 часов в неделю, а на разбор почты сотрудники каждый день тратят по 2 часа, будет принято решение о введении регламента или проведения тренинга по тайм-менеджменту.
Анализ фактически отработанного времени, учет переработок
Yaware позволяет настроить мониторинг согласно рабочему графику сотрудника, что помогает учитывать время переработок.
Александр Зотов, директор конструкторского бюро Steel Detailing Ukraine: «Недавно мы перешли на сдельную оплату труда за эффективный человеко-час. Для этого специально подбирали систему, которая позволила бы вести учет эффективного времени, переработок и работы в выходные дни. Остановились на Yaware.
Около 1,5 месяца систему использовали в тестовом режиме. Выяснили, что у некоторых сотрудников есть недоработки по норме часов, и связано это было с посещением соцсетей. До этого я догадывался о неэффективном использовании рабочего времени, но не знал объемов.
После окончания тестирования сотрудникам официально объявили о введении системы. При этом замерили, что продуктивное время увеличилось в среднем на 20%. Никаких санкций не применяли, просто сотрудники стали более ответственно подходить к работе».
Контроль рабочего графика
Если сотрудники напротив трудятся по жесткому графику и важно контролировать соблюдение дисциплины, в Yaware вам будут полезны следующие графики.
Евгений Петрищенко, IT-директор сети сервисных центров «Технари»: «В связи с ростом компании и расширением штата сотрудников возник вопрос о контроле работы удаленных сотрудников. Изначально менеджеры для этого использовали Skype, но с увеличением числа контролируемых сотрудников Skype перестал удовлетворять потребности, поэтому начали искать ПО, которое помогло бы выполнять поставленные задачи. Таким образом, был найден Yaware».
Внедрение и стоимость
Yaware работает по принципу SaaS (программное обеспечение как услуга). Доступ к информации руководитель получает через интернет-браузер, а это значит, что контроль сотрудников может осуществляться из любой точки планеты.
Часто вопрос о внедрении новых технологий не решается из-за сложности процесса: слишком долго, слишком сложно, слишком дорого... В случае с Yaware внедрение происходит даже не за 1 день, а меньше чем за час. После регистрации на сайте Yaware компания получает доступ в личный кабинет. Здесь руководитель видит детальную статистику по всей компании. Он также может делегировать контроль времени начальникам отдела, предоставив им доступ к статистике о работе подчиненных.
Стоимость Yaware составляет 190 рублей за 1 рабочее место в месяц. Помесячная оплата дает возможность быстро реагировать, если возникла необходимость в контроле дополнительных сотрудников ― докупить нужное количество лицензий можно в любой момент.
Повышение эффективности каждого сотрудника
«Повышение эффективности компании начинается с роста эффективности каждого участника рабочего процесса. Именно поэтому Yaware дает возможность сотруднику видеть свою статистику и анализировать, сколько времени он проработал эффективно. Так, просидев час Вконтакте, сотрудник будет знать, почему он не успел закончить задачу вовремя.
Также Yaware помогает избежать конфликтов и вопросов по оплате: обеим сторонам, сотруднику и руководителю, достаточно посмотреть на график, чтобы ответить на вопросы, почему не успел и сколько времени было реально отработано», ― поделился Руслан Савчишин, сооснователь компании Yaware.
Приглашаем вас бесплатно протестировать Yaware в течение 14 дней. Для этого зарегистрируйтесь на сайте www.yaware.ru.
Сотрудники компании Yaware с радостью ответят на вопросы о внедрении учета времени в вашей компании.
Партнерский материал
Фото: pixabay
1. Первое и необходимое ограничение на любом рабочем месте - отсутствие доступа к нерабочим ресурсам. Для этого используются другие инструменты.
2. Однако с учетом распространения личных гаджетов сотруднику совершенно не обязательно использовать рабочий ПК для личных целей.
3. Логично приходим к тому, что достижение результата должно зависеть не от того, есть у него выход в свободное Интернет-пространство, а того, как ему ставятся цели и как они контролируются. А это совсем другая история...
Сайт программы http://crocotime.com