Как работает аутсорсинг зарплаты

«Чем занимается ваша компания?» — «Расчетом заработной платы». Глаза собеседников заметно тускнеют. Представьте, однако прилив эмоций, когда в своем расчетном листе вы видите неожиданно меньшую сумму, или вот — голос CEO в трубке, когда счета корпорации заблокированы из-за копеечной недоплаты по налогам и взносам. Таков основной парадокс расчета зарплаты — никто его не замечает, пока все идет по плану.

Для основной массы российского бизнеса аутсорс расчета зарплаты — еще не вариант, а только предмет для осторожного изучения. Тем временем в мире «payroll», как расчетную функцию называют на Западе, вырос в глобальную индустрию, которая ворочает гигантские объемы данных, и переживает новое рождение за счет облачных технологий.

Зачем компаниям аутсорсинг заработной платы?

Выиграть в деньгах — базовый мотив клиента. Для сравнения затрат используют TCO (Total Cost of Ownership), т. е. сколько в рублях на сотрудника в год стоит поддержание функции расчета заработной платы внутри организации. Если выходит, что внешние профессионалы «считают» дешевле — стоит рассмотреть аутсорсинг.

Для полноты картины к показателю владения следует добавить штрафы и переплаты, которые происходят в связи с разного рода ошибками в расчетах и отчетности. Например, за час опоздания со сдачей отчета СЗВ-М компании грозит штраф в 500 руб. за человека в отчете (т.е. каждого в штате). Аутсорсер сокращает риски переплат и в ряде случаев их компенсирует.

Укрепить и защитить свою репутацию — не менее распространенный стимул перехода на внешнего поставщика услуг расчета заработной платы. Финансовая функция компании ответственна за реализацию ценностей бренда работодателя и GR: быть безупречным работодателем и безупречным налогоплательщиком.

Кровь, боль и золото пейрола

Добывать, очищать и защищать информацию — основные задачи кадровиков и бухгалтеров на участке расчета зарплаты. Представьте завод, его многочисленных работников и менеджеров. Это как город, в котором происходит все: смены фамилий, рождения, травмы, смерти, закрытия банков, займы, судебные взыскания, переезды, не говоря об отпусках и командировках.

Отдел кадров — этакий сам-себе ЗАГС — несет ответственность, что все будет учтено и ко времени. Этот час неизбежно приходит два раза в месяц, за пару дней до выплаты «аванса» и заработной платы. Инструментами кадровикам служат размашистые загрузочные «эксельки» и специализированные системы вроде 1С ЗУП (Зарплата и управление персоналом) и БОСС Кадровик. В ряде случаев данные приходят из ERP-систем вроде SAP. Разумеется, где люди там — «человеческий фактор», где кросс-платформенные интеграции — там ошибки загрузок. Все это — поле для усовершенствования проверочных механизмов и одна из основных точек качественного роста индустрии.

Просто нажать кнопку

Хотите вывести из себя специалиста по расчету заработной платы? Спросите: «Что вы там такое делаете? Вам же просто кнопку нажать». Начнем с того, что расчет заработной платы на компании-тысячники машины делают ночь. Вечером — перепроверили данные и настройки, нажали «кнопку», утром — деньги (в нашем случае — банковские файлы на оплату работникам). Ошибка на входе и снова многочасовой перерасчет, возможно, задержка заработной платы, штрафы и вал негодования.

Проверка результатов расчетов — наиболее критичный и ответственный момент для поставщика расчетов заработной платы. Объективная оценка качества его услуг, нередко закрепляемая в форме SLA (Service Level Agreement), — согласованный допустимый уровень ошибок, выраженный в процентах от «популяции» или числа расчетных листков (пейслипов, от payslip — принятый в отрасли англицизм), и проценты штрафов (скидок) за его нарушение.

И все же наибольшие потери и штрафы ожидают компанию-провайдера не в связи с ошибками в расчетах, а с разглашением конфиденциальных данных. По жесткости требований к хранению и обработке информации пейрольщики близки к финансовым организациям. Круг мониторинга профессионалов расчета заработной платы помимо ТК и НК включает законы о защите персональных данных, технологии и стандарты информационной безопасности.

Отчего все-таки нельзя обойтись «кнопкой»?

Действительно, компании-разработчики наиболее популярного ПО для расчета и ведения кадров в России регулярно выпускают обновления с учетом всех законодательных изменений и новых форм отчетности. Однако по факту почти ни одна компания не обходится без поддерживающего программиста, который занимается обновлениями и донастройками стандартного пакета.

Дело в том, что после расчета наступает следующий неочевидный этап — это передача результирующих данных в другие учетные системы, например, ERP, общую бухгалтерию, систему сдачи отчетности. Это отдельный формат файлов, для производства которых требуется отдельная настройка. Таким образом стандартное обновление потенциально несет с собой сбой специальных настроек и отчетов. В связи с чем любое обновление должно проходить под контролем программиста.

Аршином общим не измерить

Как признают эксперты, абсолютно унифицированной схемы учета и расчета нет. Ни в России, ни в Европе, ни в США. Трудовое законодательство — своего рода отражение изменений социальной политики и истории страны. Что будет правдой не только для России, но и к слову сказать, Франции, где, по данным Global Payroll Complexity Index 2019, самый сложный расчет зарплаты в мире. Различия проявляются и на уровне компаний: у каждой есть собственные инструменты мотивации сотрудников, которые так ли иначе отражаются в расчете.

Нивелирование сложности законодательства между странами в целях аналитики и прогнозирования — одно из основных ценностных предложений для транснациональных компаний. Глобальные игроки рынка расчета заработной платы — технологичные платформы посредники — дополняют услугу расчета данных в каждой из стран присутствия клиента своими проверочными механизмами и глобальной аналитикой. Решения о выборе провайдера на весь мир, разумеется, принимает штаб-квартира.

В ответе за тех, кого посчитали

Дополнительный источник неожиданностей — это разнообразные проверки государственных органов, которые могут выявлять ошибки предыдущих периодов или задавать по ним вопросы. Компания-провайдер услуг несет ответственность и исправляет свои «косяки» за тот период, когда расчет и сдачу отчетности производили ее сотрудники. И не важно, остается ли организация на обслуживании, ушла к другому провайдеру или забрала расчет in-house.

Что же до работника, то к счастью, технологии меняют жизнь к лучшему, и большинство из нас уже получают расчетные листки на свою почту, а еще лучше просматривают в «личном кабинете», где подобно кабинету сотового оператора можно наглядно увидеть изменения собственных доходов, взносов и отчислений работодателя.

Расчетчикам не выдохнуть и после платежного дня: работники задают вопросы по расчетным листкам, поступают данные к следующему периоду, срочные данные для промежуточных расчетов. Некоторые компании заранее планируют в месяц не более двух обязательных выплат. Кстати, Россия чуть ли не лидер по числу расчетов внутри периода (так называемых промежуточных или дополнительных). Дополнительную цикличность создает отчетность: месяц, квартал, год.

Помимо жаркой кухни, у расчета заработной платы есть и приятный C-Level фасад. Вот где настоящая Big Data компании, так это в отделе кадров. Технология анализа больших данных позволяет не только прогнозировать бюджет и потребности в персонале, но также детально прописывать профиль вакансии и критерии отбора. HR-ы активно берут на вооружение дэшборды, «приборные доски» мониторинга ключевых показателей персонала, с помощью программистов настраивают аналитические отчеты, повышающие точность и сфокусированность работы с отдельными категориями сотрудников.

Рекомендации как удачнее выбрать аутсорсера в соответствии с потребностями бизнеса, можно найти без труда. Чтобы мне хотелось добавить, это несколько наблюдений о том, как клиенту оставаться в контроле над стоимостью, постоянством и качеством сервиса.

Аутсорсинг широко использует понятие «партнерский подход», но погруженным в процесс порой сама собой на язык приходит метафора семейных отношений. Сценарий «lift & shift», «взять и отдать» в ситуации с аутсорсингом расчета заработной платы вряд ли пройдет. Процесс подключения и первичной притирки бывает тяжелым. Поэтому для успеха полезно иметь в виду:

1. Договориться лучше на берегу. Переход на аутсорсинг и даже переход от одного провайдера к другому — самый сложный этап. Часто на нем происходит миграция данных с платформы на платформу, настраиваются алгоритмы, которые в дальнейшем будут работать по нажатию условной кнопки. Очень важно не упустить момент и сделать максимально полную документацию проекта с учетом всех ваших требований, знаний и незнаний, потребностей в экспертных решениях провайдера. Пусть вам служит мотивацией в этом сложном и, прямо скажем, муторном процессе, что потом любое изменение будет стоить вам денег. Беспокойтесь сейчас, это действительно важно.
2. Отношения — это про выстраивание границ. Аутсорсинг — это тоже про выстраивание границ. Иногда умышленно, иногда по незнанию клиент навязывает часть своих внутренних обязанностей аутсорсеру: что-то, что явно не обозначено в договоре и регламенте, но необходимо для выполнения обязательств провайдером, чаще всего это проверки и внесение данных. С другой стороны, стремясь угодить клиенту, обслуживающий специалист иногда берет на себя больше, чем должно. В результате нарушается одно из основных достоинств аутсорсинга — повторяемость процессов и предсказуемость результатов, ведь услуга не должна зависеть от конкретного специалиста ни со стороны провайдера, ни со стороны клиента. Обозначайте и соблюдайте границы.
3. Залог счастливого брака — брачный контракт. Никто ее не скрывает, но она всегда является неожиданностью — стоимость переключения между провайдерами. Оцените на этапе согласования контракта, сколько вам придется заплатить, если примете решение уйти от провайдера со своей базой данных. Важно сразу определить формат, в котором данные примет другой поставщик или специалист т. е. максимально универсальный. И помните, что самое дорогое после данных — это кросс-платформенные миграции и интеграции.

Фото: freeimages.com