Как снизить риски на закупке расходных материалов при ослаблении рубля

На предприятии сегмента HoReCa одной из категорий затрат под управлением закупок является протирочный материал. В эту категорию попадают так называемые тряпки, губки, вафельное полотно, предназначенные для удаления загрязнений с разного вида поверхностей: столов, полов, производственных поверхностей. Как правило, эта категория имеет низкую степень риска недопоставки и влияния на прибыль, что позволяет классифицировать ее по Краличу как тактическую или, при больших объемах закупки, как массовые закупки.

Соответственно, для этой категории характерна высокая степень унификации, наличие значительного количества предложений и источников поставки, применение информационных технологий на этапе выбора поставщика и размещения заказов. Как в книжке, так и в жизни – все работает. Но как часто это бывает, если бы не одно «но» – ослабление рубля. Несмотря на то, что подобные решения предприятия приобретают на локальном рынке у дистрибуторских компаний, многие из них не российского производства: высокотехнологичные импортируются из Европы и США, реплики – из Китая. Соответственно, при значительном отклонении текущего курса рубля от показателя, при котором цена на продукт согласовывалась, категория требует отдельного внимания со стороны закупок.

Международные исследования подтверждают – валютные колебания относятся к наиболее распространенным видам риска в закупках. Например, Accenture выделяет четыре ключевых факторов риска, кроме колебаний курса: зависимость от поставщика, колебание цен на рынках сырья, качество поставляемого продукта, разрывы цепочки поставок. 

Если затраты на материалы растут, как меняется прибыль?

Сегодня мы наблюдаем очередной этап ослабления рубля таким образом, что российский рубль стал второй в мире по волатильности, уступив только мексиканскому песо. Рубль потерял с начала года более 20% по отношению к доллару и это наихудший показатель с 2014 года, который до настоящего времени считался абсолютным историческим лидером падения за всю историю. Рассмотрим абсолютные и относительные цифры процесса.

Цена продукта при курсе 65 рублей за доллар США для покупателя составляет 30 рублей за единицу. Импортная составляющая в стоимости продукта – протирочного материала – составляет около 80%. Если курс рубля снижается до 80, стоимость продукта повышается почти на 20%. Теперь рассмотрим как это изменение повлияет на прибыль компании.

Если продажи компании находятся на уровне 50 млн рублей, затраты на сырье и расходные материалы составляют около 60%, а протирочный материал около 10% операционных затрат, то его удорожание на 20% выражаются в потере операционной прибыли на уровне чуть более 10%. Есть ли смысл бороться за сохранение этих 10%, решать каждому покупателю, однако в текущей непростой экономической ситуации, скорее всего, борьба будет за каждый рубль.

Если волатильность рубля классифицировать как риск, то можно приметить распространенный инструмент управления рисками – 4Т. Это короткое название четырех составляющих инструмента в англоязычном варианте, который на русский язык можно перевести как:

• завершить,
• передать,
• действовать, чтобы управлять,
• ничего не предпринимать до наступления риска.

1. Завершить или передать процесс на аутсорсинг, попрощавшись с риском

 «Завершить» в рассматриваемой ситуации могла бы быть стратегия выбора локального источника поставок, однако полностью отказаться от импортных решений не получится по ряду причин. Одна из них связана с требованиями Роспотребнадзора, регламентирующими свойства протирочного материала, которым отечественный продукт не удовлетворяет. 

Следующим наиболее очевидным решением является «передача» риска, а именно: использование при согласовании цены и проведении взаиморасчетов валюты покупателя. Однако, как мы знаем, крайне ограниченное число контрагентов готово принять обсуждаемое условие.

Согласно статистике Центробанка, Российская Федерация имеет следующие показатели внешнеторгового баланса с ключевыми странами-партнерами в российской валюте: Турция – чуть более 15%, Китай – около 8%, Европейские страны – процент оборота ничтожно мал. Возможно, для стратегических закупок этот пункт мог бы быть рабочим, но для массовых очень мало шансов его применить.

В рамках стратегии «передать», кроме перехода на взаиморасчеты в валюте покупателя, могут быть применены различные виды страхования, например, хеджирование. Оно гарантирует исключение неблагоприятного влияния валютных колебаний посредством фиксации срочных контрактов с актуальным курсом, согласованным на момент сделки, обеспечивает сохранность средств, но не приносит дохода. Основными инструментами данного подхода являются фьючерсы, форварды и опционы. При использовании валютного опциона покупатель освобождается от обязательств приобретения валюты, если на согласованную дату курс изменился в благоприятную для покупателя сторону, но обязан уплатить премию продавцу при совершении сделки.

Среди прочих особенностей форвардов и фьючерсов необходимо отметить, что при их использовании потребуется некоторое привлечение средств покупателя для обеспечения сделки. В настоящее время данный инструмент приобретает все большую популярность не только для стратегических закупок, но и массовых.   

Еще одним примером стратегии «передать» можно считать разделение рисков в том случае, если курс на день оплаты отличается от курса на день фиксации цены, то разница между ожидаемой стоимостью продукта и конечной, разделяется между сторонами в некоторой заранее согласованной пропорции. Стороны могут зафиксировать ожидаемую стоимость в договоре, и указать в каких долях будет распределена сумма, на которую стоимость окажется превышенной или, напротив, сниженной. Этот подход хорошо работает для капитальных затрат, для операционных же сложность администрирования и не достаточно глубокая степень сотрудничества часто препятствует его применению. 

2. Принять риск и активно действовать

Наиболее распространенным подходом для управления рисками изменения курса в данной категории затрат является стратегия «действовать», куда можно отнести целый ряд решений.  Одно из которых представляет собой включение в состав контракта дополнительного соглашения, разъясняющего и детализирующего влияние курса валют на стоимость продукта. В данном случае глубина детализации часто зависит от особенностей взаимоотношений между сторонами и их готовности демонстрировать составляющие стоимости на всем жизненном цикле.

Например, звучать подобное соглашение может следующим образом: к данному контракту применяется курс от 63 до 67 рублей за доллар США, если курс выходит за пределы диапазона, то цена контракта надлежит пересмотру. Если активируется данный пункт договора, то новая цена продукта может быть пропорциональна колебанию курса с учетом импортной составляющей в общей стоимости.

3. Ничего не предпринимать до появления риска

Поскольку категорию протирочных материалов можно отнести к массовым закупкам, то в части управления рисками обосновано выбирается стратегия «ничего не предпринимать» до момента наступления риска – ослабления рубля и повышения цен. Очевидно, что повышение цены продукта является негативным сценарием, особенно, если оно происходит не запланировано и в середине финансового года – покупатель выходит за согласованные бюджеты, показатель операционной прибыли снижается, качество услуги для конечного клиента страдает. В таком случае мы ищем альтернативные продукты, другие источники поставок продукта, меняем спецификацию привычного продукта.

В целях сохранении бюджета на фоне повышения цен покупатель может выбрать альтернативного текущему поставщика, у которого цена может не подвергнуться коррекции на фоне ослабления рубля. Есть несколько причин, по которым один и тот же продукт у разных поставщиков может стоить по-разному. В основе этого лежит методика формирования цены реализации товара поставщика, которая зависит от внешних факторов и внутренней ситуации в компании.

Например, маржинальность продукта до повышения была достаточно велика для того чтобы после повышения принять снижение маржинальности или некоторое время абсорбировать потери на данном продукте. Если это время дает возможность установить сотрудничество с покупателем, который ищет альтернативный привычному источник поставки, и предложить в сочетании с протирочными материалами другие продукты, позволяющие сделать бизнес взаимовыгодным. Например, вместе с протирочными материалами новый партнер поставляет упаковочные материалы, уборочный инвентарь, различные расходные материалы.  

В качестве альтернативных продуктов для дорожающего протирочного материала можно выбрать текстильное вафельное полотно российского производства. Несмотря на то, что вафельное полотно не дает возможности цветового кодирования и постоянно оставляет ворс и нитки, в данный момент, оно является самым популярным протирочным материалом в HoReCa или на пищевом производстве, и одна из ключевых причин, если не самая главная, – цена.

Однако предлагаем сейчас сфокусироваться только на ценовой составляющей, убрав вопрос пищевой безопасности за скобки. Самая популярная плотность (граммаж) – 105 грамм на квадратный метр. Такое вафельное полотно часто поставляется в рулоне белого цвета, размером 40 см и длиной намотки 50 м. Цена за 1 (погонный) метр для такого конечного клиента как ресторан или столовая, в среднем, составляет около 21 рубля. Поскольку вафельное поставляется в неперфорированных рулонах, то, для того, чтобы получить тряпку, нужно ножницами отрезать от такого рулона необходимый размер этой самой тряпки. Принимаем, что мы отрезали полметра и, таким образом, получаем размер отрезанной ткани 40х50 см. Учитывая, что цена за 1 метр составляет 21 рубль (см. выше), то цена за отрезанную часть тряпки будет в ровно в два раза меньше – 10,5 рублей.

В качестве альтернативы для сравнения рассмотрим протирочный материал со стандартными размерами салфетки 36х51 см. Стоимость салфетки такого размера для ресторана или столовой составляет около 50 рублей. Это материал долгосрочного использования, а предотвращение роста бактерий достигается за счет наличия антибактериального компонента в структуре салфетки, подтверждаемый по стандарту ISO 20743/2007.

При этом любой, кто использует вафельное полотно плотностью 105 г/м2, знает, что оно быстро забивается, особенно в контакте с мукой или мясом, и часто уже в первый день использования его приходиться утилизировать. То есть, фактически, вафельное полотно плотностью 105 г/м2 является материалом краткосрочного использования, который работает не более чем одну смену. Вместе с тем, материал со сквозной структурой – это материал долгосрочного использования, который можно промывать под струей воды, а в конце смены замачивать в дезинфектанте. Или в конце смены стирать в стиральной или посудомоечной машине.

Давайте сравним затраты на материалы при интенсивном использовании на предприятии общественного питания. Салфетка может эксплуатироваться до 20 стирок (или моек в посудомойке) при таком использовании давайте также рассмотрим вариант, когда количество стирок/моек равно 10.

*Вафельное полотно (плотностью 105 г/м2) из-за отсутствия так называемой сквозной (открытой) структуры, не промывается и «дубеет» в течение первого дня эксплуатации. А после стирки оно теряет прочностные характеристики становиться не пригодным для использования из-за чрезмерного кол-ва выпадающих ниток и ворса.

Как мы видим, несмотря на более низкую закупочную цену вафельного полотна в 5 раз, уже после 10 дней эксплуатации оно оказывается дороже в использовании примерно в 2 раза, чем протирочный материал аналогичных размеров, а после 20 дней использования – дороже в 4 раза!

Таким образом, оптимизация затрат в категории протирочных материалов может происходить не только за счет смены поставщика или перехода на другой продукт. Она также возможна за счет переключения с протирочных материалов краткосрочного использования на долгосрочные качественные материалы. Более того, как мы видим, в таком случае достигается существенная экономия затрат.

Читайте также: