​Многозадачность хуже лжи?

Делать две вещи сразу – значит, не делать ни одной.
Публий Сир, римский философ

Недавно я оказалась в поезде Женева-Милан с разряженными компьютером и телефоном, а в сумке не оказалось ни одной книги. От мысли о предстоящем вынужденном безделье меня охватила наверняка знакомая вам паника. Как провести эти три с половиной часа, если спать не хочется? Просто смотреть в окно? Боже мой, сколько можно было бы успеть за это время! А теперь оно будет просто потеряно, уйдет в никуда…

И тут я задумалась. А почему люди все время куда-то бегут, пытаясь по максимуму заполнить каждую минуту «очень полезными» и «очень важными» делами? Еще лучше, если в единицу времени сделать две-три задачи одновременно... Когда последний раз я сосредотачивалась на чем-то одном или просто позволяла себе провести час или два, не делая вообще ничего?

Книга «Миф о многозадачности: К чему приводит стремление успеть все» оказалась как нельзя кстати, чтобы поразмышлять над этими вопросами. Автор, бизнес-тренер из Калифорнии Дэйв Креншоу, рассказывает об опасных последствиях распыления сил и приводит убедительные примеры. Книга построена в формате case study: успешный консультант по тайм-менеджменту Фил помогает загнавшей себя бизнес-вумен Хелен разобраться, почему она никогда ничего не успевает. Динамичный сюжет и небольшой объем (60 страниц А4) позволяют проглотить книгу за час-полтора. И хотя в кейсе рассматривается ситуация, в которой оказался генеральный директор, рекомендации и упражнения будут полезны не только топ-менеджерам, но и наемным сотрудникам, а также фрилансерам, работающим одновременно над несколькими проектами.

Сколько стоят наши переключения?

Меня поразило упражнение, которое Фил попросил выполнить Хелен и ее ассистента Салли. На листе бумаги нужно двумя способами написать фразу «Многозадачность хуже лжи» и замерить, сколько времени уйдет на каждый из них. Сначала чередуем цифры и буквы: в первой строчке пишем по одной букве из этой фразы, а в строчке ниже – цифры от 1 и далее в восходящем порядке. То есть в первой строчке пишем букву «м», потом во второй – цифру «1», затем в первой строчке – букву «н», во второй – цифру «2», и так до конца. Второй способ: сначала пишем в первой строчке всю фразу целиком, а во второй последовательность цифр от 1 до 22.

Не пожалейте двух минут, попробуйте! Вот что получилось у меня: 27,33 секунды во втором случае и на 80% больше – 48,65 секунд в первом случае, то есть 21 секунда (почти половина времени!) ушла на переключение внимания между буквами и цифрами!

Именно это Креншоу называет «стоимостью переключения»: время, которое мы теряем, заканчивая думать об одной задаче, и полностью фокусируясь на другой. Цитата из книги: «В среднем каждый человек тратит примерно 28% своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. 2,1 часа – это средняя оценочная потеря продуктивности одного человека в день по причине прерываний при 40-часовой рабочей неделе. $650 млрд – ежегодная оценочная потеря экономики США из-за всевозможных прерываний плюс время на восстановление». Впечатляет?

Кстати, у героини кейса разница во времени между двумя способами составила почти 120% – 29 и 63 секунды соответственно. Значит ли это, что я добилась больших успехов? Осмелюсь предположить, что если в вашем случае разница будет незначительной, то вы ас многозадачности и научились практически не терять времени на переключение внимания. В таком случае закройте эту статью, не открывайте книгу Дэйва и не слушайте ничьих советов, у вас и так все прекрасно получается!

Как многозадачность влияет на долгосрочные цели

Уже более года я планирую свои личные и профессиональные цели и задачи – на пять лет, на год, на месяц, на неделю и на каждый день. Чудесным мотиватором и «волшебным пинком» выступает моя подруга и коуч Маша Карабан, с которой мы проводим регулярные стратегические сессии и отчитываемся по результатам.

Один вопрос долго не переставал меня мучить: почему на этапе еженедельного планирования все поставленные цели (по договоренности, не более десяти) кажутся достижимыми и реалистичными, а в конце отчетного периода я еле-еле дотягиваю до общего KPI в 50-60%? Ответ я нашла еще в одном упражнении Креншоу, которое можно условно назвать «Бюджет времени» и которое открывает нам глаза на то, куда на самом деле уходит наше время.

Нужно просто выписать в табличку все занятия по группам, которыми вы занимаетесь в течение дня, подробно обозначить рамки каждого занятия (что именно туда входит, чтобы в группах не было пересечений) и оценить, сколько времени с округлением до получаса каждую неделю уходит у вас на каждое из занятий.

Постарайтесь ничего не забыть! Если нужно, понаблюдайте за собой день, чтобы ничего не упустить. Самое интересное получается, когда мы посчитаем итоговые часы в настоящем. У Хелен получилось 190 часов, у меня – 183,5. Но дело в том, что в неделе всего 168 часов! То есть каждый день мы пытаемся обмануть мироздание и удлинить свои сутки на 10-15%, впихнув в них еще два-три часа, а потом удивляемся, что не успеваем многое из запланированного.

Следующий шаг – балансировка. Цифры в колонке «Настоящее» нужно откорректировать так, чтобы в итоге получилось ровно 168 часов. После этого ищем, что можно изменить в будущем: например, в моем случае было очевидно, что если я хочу больше времени тратить на профессиональное развитие и личный бренд (статьи, свой сайт и так далее), то чем-то придется пожертвовать – например, телевизором или соцсетями. Или придется нанять домработницу.

После этого заполняем колонку «Будущее» и перераспределяем бюджет так, как мы хотим видеть свой день, выделяя цветом строчки, которые нужно изменить. Не стоит стремиться радикально все перестроить прямо с завтрашнего дня: Креншоу рекомендует дать себе на это примерно месяц. Попробуем? Для примера – вот что получилось у меня:

* Эту группу, а также рамки и бюджет времени для нее (1 час в день) задает сам Дэйв. Соглашусь здесь с автором.

Как же это помогает мне добиться лучших KPI по итогам недели? Очень просто. Я вижу, что на профессиональное развитие и перспективные занятия у меня сейчас есть только четыре часа, а в идеальном будущем не больше десяти (час по будням и по два-три часа в субботу и в воскресенье). Значит, я не буду ставить в планы на одну неделю две новых статьи (2 х 4 = 8 часов), контент для собственного сайта (4 часа) и участие в вебинаре (2 часа). Я не стану этого делать, даже если мне кажется, что я супервумен и легко со всем справлюсь! Сфокусировавшись на одной – максимум двух вещах, я смогу избежать фрустрации по результатам недели и медленно, но верно двигаться вперед.

Фоновая задачность

Немного схитрить и увеличить неделю на несколько часов помогает фоновая задачность. Она отличается от многозадачности тем, что вы одновременно выполняете два дела или более, но голова задействована только в одном из них. Например, я часто слушаю подкасты по нейромаркетингу, пока привожу дом в порядок или готовлю, звоню родителям из машины (в наушниках, конечно же) или читаю в очереди у врача.

Фоновая задачность может стать спасением, но она таит в себе и опасности. Типичный пример – механическое пролистывание ленты соцсетей за ужином или при разговоре с домашними. Качество общения при этом стремится к нулю, и мы уже не имеем права классифицировать это время как уделенное семье.

Читать или не читать?

Мнения в рецензиях на книгу Дэйва Креншоу на litres.ru варьируются от «очередное НЛП для чайников» до «рекомендую каждому, кто задумался об эффективности своей компании». Я, без сомнения, примкнула к лагерю последних. После прочтения у меня пока еще ни разу не возникло соблазна одновременно проводить скайп-конференцию и отвечать на деловые письма, разговаривать с коллегой и рассылать пресс-релиз. Правило «Один час – одна задача» помогает мне успевать больше за то же самое время, а результат получается лучше, что уже подтвердили клиенты своими отзывами.

Попробуйте! Может быть, и вы откроете для себя всю редкую прелесть полного погружения и концентрации в нашем многозадачном мире? Бонусы в виде повышенной эффективности и отличного качества работы не заставят себя ждать!

P.S. Буквально вчера разговорились с коллегами о модном сейчас направлении – изучении дизайна человека (human design). И вот что я подумала: раз уж природой мы не созданы сторукими великанами, трехглавыми драконами или четырехглазыми циклопами – возможно, стоит действительно использовать одну голову для одной задачи, а две руки – для одного дела в одну единицу времени? Что думаете?