Как с нуля создать агентство хедхантинга

Открывать новый бизнес в России – рискованное дело. Тем более, если речь идет об агентстве хедхантинга. Конкуренция на рынке – сильная, требования клиентов к агентствам – высокие (успешное портфолио, статусные рекомендации). В подобных условиях крайне сложно выходить на рынок с новым предложением. Но если вы амбициозный предприниматель и видите хедхантинг как продолжение вашего карьерного пути, хочу поделиться моим опытом руководства кадровым агентством, вот уже десять лет успешно работающего на российском и международном рынках.

Выбор позиционирования

Итак, вы рискнули. Не спешите снимать просторный офис в лофте, нанимать дорогостоящих специалистов и рисовать красочный логотип. Сначала подумайте о вашем позиционировании: почему клиент должен выбрать вас среди десятков других агентств? Ответы могут быть разные – от нишевой специализации до масштаба услуг. В качестве позиционирования собственного хедхантинг-агентства я выбрала оба этих пути: сфокусировалась на рынке банковского и финансового рекрутмента, а также создала бутиковую форму организации. Что позволило мне прокоммуницировать собственным клиентам глубокое понимание ниши и гибкий подход к проектам. А в чем будет заключаться позиционирование вашей компании?

После формулирования собственных отличий можно перейти непосредственно к созданию бизнеса. Каждая компания строится на двух опорах: системе и людях. Если вы хотите стать одним из ключевых игроков рынка, то уже в первый день работы агентства хедхантинга вам нужно создать стратегию развития собственной компании: установить количественные и качественные цели на первый год и последующие несколько лет, внедрить метрики эффективности вашего бизнеса (EBITDA, клиенты определенного масштаба, уровень сотрудников, удовлетворенность клиентов), определить ценности, объединяющие команду.

Система бизнеса

«Устойчивое развитие» – популярный термин в менеджменте. Он означает стабильно успешную операционную деятельность организации, рост ее активов и удовлетворенности клиентов. Чтобы достигнуть состояния устойчивого развития, необходимо выстроить бизнес-систему. Под системой я понимаю создание инфраструктуры, которая обеспечивает жизнедеятельность компании. В ее состав входят:

Офис;
Нормативы, регламентирующие работу сотрудников;
Техническое и программное обеспечение;
Образовательная платформа.

Офисное пространство. У хедхантинг-агентства к нему особые требования. Консультанты много общаются по телефону и другим средствам связи. Поэтому посадка персонала должна быть не плотной. Иначе консультантам придется перекрикивать друг друга, и вы получите какофонию. Для персональных встреч с посетителями требуется отдельная переговорная комната. Желательно со звуконепроницаемым стеклом. Такое решение позволит клиентам чувствовать себя увереннее, позволит им расслабиться и поделиться с вами всей необходимой информацией.

Все остальные характеристики офиса хедхантин-агентства типичны для большинства современных бизнесов. Программа минимум: кухня, туалет, гардероб, пространство для общих собраний.

Нормативы. Их цель – описание процесса хедхантинга, регламентирование ключевых требований к персоналу, а также оперативное обучение новых сотрудников. Они могут быть в разной форме: Word-документ, PowerPoint-презентация, интерактивный тест. Отдельно взятые компании создают руководства для сотрудников. В них описаны миссия, ценности, роли, клиенты и корпоративная культура. Подобные документы выдают новым сотрудникам в первый рабочий день.

За десять лет существования агентства мы создали высокоорганизованную рабочую культуру, которую ценят наши клиенты. И каждый новый хедхантер должен соответствовать их ожиданиям. В моей компании этому способствует система тренингов. Есть внутренний HR-менеджер, отвечающий за первоначальные аттестационные тренинги. В его задачи входит быстрая адаптация нового специалиста в компании. Хедхантер должен проникнуться высокими стандартами работы, корпоративной культурой и командной работой. После этого можно переходить к проведению совместных собеседований в двух форматах:

Опытный хедхантер проводит собеседование. Новый сотрудник совершенствует навыки на практике.
Новый сотрудник проводит собеседование. Хедхантер оценивает проделанную работу.

Кроме этого, в первые дни работы нового хедхантера, я лично с ним занимаюсь. Он должен видеть: руководитель компании открыт и доступен, к нему всегда можно обратиться с вопросом, и он на него ответит. В организации бутикового формата именно руководитель задает стандарты работы.

Крайне важную роль в адаптации специалиста играет система. Если человек опоздал на работу, она доносит до него правила пунктуальности в компании. Потому что работа хедхантера требует наличие бизнес-стиля. Вы же не планируете опаздывать на встречу с кандидатом?! Это правило распространяется и на дресс-код. Вы не можете прийти в офис в джинсах, даже если у вас нет запланированных встреч. В нашей работе собеседование может состояться в любую минуту, а ты сидишь в футболке со свинкой. Поэтому не стоит удивляться, когда вы открываете дверь хедхантинг-агентства и попадаете в мир строгих правил, норм и предписаний. Правда, за внешней собранностью может скрываться положительная атмосфера, интереснейшие образованные люди и азарт побед в тендерах.

Техническое обеспечение и программное обеспечение. Речь идет о ноутбуке, смартфоне, профильном программном обеспечении, пакете Microsoft Word, электронной почте, браузере и мессенджерах. Ноутбуки выбирайте по принципу баланса между легкостью и производительностью. Помните, что ноутбуки обеспечивают мобильность консультантов: они необходимы на встречах вне офиса. А выбирая смартфоны, фокусируйтесь на производительности устройства и жизненном цикле батареи. Желательно оснастить сотрудников дополнительными аккумуляторами для смартфона, так как у хедхантера постоянно садится телефон, а Apple только в седьмой модели представил революционно жизнеспособную батарею.

Необходимо также приобрести профессиональное программное обеспечение: для российского рынка – E-Staff Рекрутер, для западного – JobAdder. Данные приложения консолидируют информацию по проектам: контакты, вакансии, резюме и отчеты. Кроме этого, они обладают функционалом проектного менеджмента, когда с помощью одной программы вы можете вести проект от появления запроса до успешного закрытия вакансии. Интересно, что JobAdder удобнее, нежели его российский аналог. Например, JobAdder адаптирован под смартфоны и его можно использовать в пути.

Программное обеспечение постепенно будет становиться облачным. Уже сейчас средства Google Docs и Dropbox позволяют хранить документы на надежных серверах, предоставляя к ним доступ большому количеству целевых групп. Но пока облачные презентации и базы данных не стали индустриальной нормой, в работе мы используем классические Excel, Word и PowerPoint. В Excel обрабатываются таблицы с данными, в Word – документы, тендерные документации и договоры, а в PowerPpoint – презентация агентства, результаты мэпинга. Интересно, что программное обеспечение на смартфоне играет все большую роль в хедхантинге. Современный консультант должен прекрасно ориентироваться во всех месенджерах (Facebook Messenger, Viber, WhatsApp), Skype и почтовых клиентах (Gmail, мобильная «Яндекс.Почта» и др.).

Человеческий капитал. Наиболее болезненная тема, связанная с созданием собственного хедхантинг-агентства. Профессионалов на рынке много, но как их мотивировать присоединиться к новой компании? Мой опыт показывает, что профессионализм команды напрямую связан с HR-брендом агентства. В моем случае, на начальном этапе работы агентства хедхантинга, я обращала внимание соискателей на следующие сильные стороны моей компании:

Бутиковая форма бизнеса: обеспечивает интенсивный профессиональный рост, сохраняет сильные межличностные связи;
Опытный руководитель: профессионал, у которого можно многому научиться;
Семейные ценности: внимание к профессиональным и личным потребностям человека.

С эволюцией бизнеса к этим преимуществам добавились международная экспертиза, портфолио ведущих компаний финансового и банковского сектора в Росcии, а также награда государственного значения за вклад в экономику страны. Но редкий бизнес может стартовать с портфолио статусных клиентов. Поэтому приготовьтесь инвестировать время в формулировании HR-бренда, который может строиться на вашей личности, мировоззрении, рыночном позиционировании, отдельно взятых услугах и т. д.

От теории переходите к практике. Старайтесь просто и точно донести преимущества до соискателей. Спросите себя: чем может отличаться HR-бренд моей компании от конкурентов? Ответ «ничем» не приемлем. Приведу пример возможных преимуществ, которые могут заинтересовать соискателей. Есть HR-менеджеры, считающие, что они устали от однотипной занятости на одном клиенте или рынке. Таким специалистам вы можете предложить большой портфель рынков, минимальную бумажную работу и отсутствие бюрократии – своеобразный agile-хедхантинг.

В свою компанию я нанимаю людей с практическим опытом работы на банковском или инвестиционном рынках. При этом у кандидата может не быть профильного образования или опыта работы в HR-отделе. В моей компании помимо, конечно же, сильных профессионалов с опытом HR в банковской области, например, также работают экс-трейдеры и экс-менеджеры по продажам в ведущей инвесткомпании. Мне важно, чтобы они прекрасно разбирались в рынке, разговаривали с кандидатами на одном языке бизнеса, а уж рекрутменту я их научу.

Нанимайте в организацию людей ответственных. Каждый из консультантов – лицо вашей компании в глазах клиентов и соискателей. В хедхантинге не должны работать люди, бурно имитирующие деятельность, и сидящие в опасении, что сейчас придет шеф и начнет проверять работу. Кроме этого, следите за зрелостью человека. В нашей компании работает много медалистов. Я обратила внимание, что их организаторские качества заложены ещё на школьной скамье. У них большие амбиции и желание работать на одни пятерки, четверок для них не существует.

С самого начала выстраивания продуктивной команды хедхантеров заставьте себя делегировать работу своим подчиненным. Делегирование всегда сопряжено с потерей качества. Но потеряв в начале процесса, вы приобретете впоследствии. Мыслите не краткосрочными, а долгосрочными результатами – своеобразной «пожизненной ценностью» сотрудника для вашей компании. Старайтесь максимально быстро научить его навыкам и умениям, которые вы считаете обязательными в работе хедхантера. Уменьшить негативное влияние делегирования можно посредством создания системы оценки персонала. В крупных компаниях сотрудники ежегодно проходят подобную процедуру. Она состоит из четырех частей:

Профиль сотрудника (должность, обязанности);
Возможности для роста (иерархия компании, перечень должностей, список обязательных навыков в привязке к должностям или грейдам);
Персональный план развития сотрудника;
Оценка достижения целей.

Обратите внимание: работа над подобным документом поможет руководителю определить не абстрактные, а конкретные перспективы роста для сотрудников, декларировать их не на словах, а на практике рабочего процесса. Руководителю хедхантинг-агентства необходимо быть коучем. Поэтому воспринимайте оценку персонала как дорожную карту развития вашей команды. Всегда давайте обратную связь вашим коллегам, мотивируйте их повышать свои навыки.

Образовательная платформа. Сделайте так, чтобы образование стало частью ДНК вашей организации. Речь идет о стимулировании обмена информацией и знаниями среди консультантов, о регулярных сборах команды с обсуждением наиболее значимых кейсов, приглашении внешних спикеров для мастер-классов.

Профессиональные навыки хедхантеров мы повышаем посредством тренингов. В отличие от большинства образовательных инициатив, мы не приглашаем коучей без прикладного опыта. В своем агентстве я слежу за тем, чтобы спикер был состоявшимся профессионалом с многолетним успешным опытом работы в банках. Актуальный пример: руководитель департамента рисков в одном из банков рассказал моей команде о том, что такое риски, какие вопросы нужно задавать людям, чтобы понять их профессионализм, какой профессиональный жаргон необходимо знать консультанту и т. д. Другими словами, я стараюсь, чтобы спикер был прототипом нашего потенциального кандидата. Все тренинги записываются. Хедхантеры-новички их просматривают в обязательном порядке.

Поиск клиентов

Что делать, если отсутствуют «теплые контакты» в клиентской среде? Идти по классическому пути развития бизнеса – инвестировать в продукт и его продажу. Несмотря на жесткие требования к отбору хедхантинг-агентств в ходе тендеров, клиенты всегда заинтересованы в сотрудничестве с новыми игроками. Тем более, если они могут быстро и качественно закрыть существующие проекты.

Развитие портфолио клиентов в хедхантинге всегда связано с нетворкингом. Если вы успешно закрываете проекты, предоставляете высокий уровень сервиса, клиенты будут не только возвращаться, но и рекомендовать вас. Поэтому постройте свою работу по классической воронке продаж:

Познакомиться с человеком, принимающим решение.
Заинтересовать его своим предложением.
Убедить сделать пилотный проект.
Мотивировать его поделиться со своими коллегами успешными результатами пилотного проекта.
Сотрудничать на постоянной основе.

Перед общением с новыми клиентами уделите много времени собственной презентации и веб-сайту. Клиент должен быстро найти информацию о вашем позиционировании, услугах, команде и историях успеха. Не делайте презентации больше, чем на десять слайдов и многостраничные веб-сайты. Старайтесь привлечь внимание и заинтересовать клиента одним-двумя экранами сайта и первыми пятью слайдами презентации.

Мыслите развитием долгосрочных отношений с клиентами. Если у вас есть возможность закрыть первые проекты оперативно, но для этого требуется привлечь больше человек, сделайте это. Поделитесь частью прибыли ради повышения лояльности нового клиента. В будущем он может предложить вам такое количество проектов, что они превысят инвестиции первоначального этапа.

Когда я открывала агентство, то взяла за правило индивидуальный подход. Не на декларативном уровне, а на практике. Индивидуальный подход представляет собой гибкость в подходе к каждому входящему запросу. Приведу пример: недавно ко мне обратились представители одного из ведущих банков с просьбой провести мэппинг. Они знали, что мы можем справиться с этой задачей быстрее ряда других агентств, пообщавшись также и с ними. Изначально на проект отвели семь-десять дней, но в процессе работы сроки начали гореть, клиент извинился и попросил сделать проект за один день. Конечно же, я пошла навстречу клиенту, сделала работу и предоставила все материалы бесплатно. Клиент очень удивился, ведь в хедхантинге почти все услуги коммерциализируются. Я ответила, что мы давно и успешно с банком сотрудничаем, очень благодарны ему за важные проекты, которые он нам доверяет. Я подчеркнула в разговоре с клиентом, что понимаю, насколько важна для него запрошенная информация, что я искренне хочу ему помочь и брать дополнительные деньги за помощь считаю некорректно. Клиентоориентированный консультант должен идти навстречу заказчику: понимать его потребности, по голосу и вводным данным оценивать важность проекта, на лету предлагать решения, подтверждающие индивидуальный подход. Результат такого позиционирования: высокая лояльность к специалистам и компании

Поддержка команды в кризис

Экономический кризис, начавшийся в России в 2014 году, серьезно ударил по хедхантинг-агентствам. Дело в том, что в кризис компании склонны не расти, а оптимизировать свой штат за счет сокращений персонала. В такое время количество проектов в кадровом агентстве падает в разы, а операционные расходы не изменяются. Когда я работала в качестве наемного менеджера, то могла в такой ситуации закрыть свои дела, предупредить клиентов и уйти в отпуск. Но в агентстве у меня, как у руководителя и собственника, гораздо больше ответственности. Бутиковая форма бизнеса подразумевает тесный контакт с командой, которая тебе доверяет. Ты им дала работу, взяла на себя обязательство создать положительную, работоспособную и созидательную атмосферу. Поэтому когда разразился кризис, и я представила, что мои люди могут остаться без работы, я не смогла согласиться с этой мыслью.

Поддержка деловой репутации

Основа бизнеса – это репутация. Вы можете выстраивать ее годами, но все разрушить за один неуспешный проект. Репутация складывается из опыта работы с клиентами и внутренней системы компании. В нашем бизнесе много зависит от рекомендаций. Благодарный клиент будет рекомендовать вас своим коллегам и знакомым. Старайтесь в своей деятельности внимательно следить за удовлетворенностью клиентами вашей работой. А если вы не можете качественно реализовать проект, отказывайтесь от него. Например, если я понимаю, что запрос мы не можем реализовать, так как лучший специалист направления находится в отпуске, я честно говорю об этом клиенту и рекомендуя конкурентов. Клиенты очень ценят искренность и открытость партнеров. В случае подобного отказа ваша репутация не пострадает. Наоборот, вы покажете себя как ответственного, честного и клиентоориентированного специалиста.

И самое важное: искренне любите свою работу. Без этой внутренней мотивации вы не сможете вкладывать в бизнес не только ум, но и душу. Хедхантингу нужно отдаваться полностью. Потому что клиенты очень хорошо чувствуют, когда вы сделали работу профессионально, а когда откровенно схалтурили. Я уже забыла, когда встречалась с подружками, несколько лет не ходила в кино. Хедхантинг для меня - все. Агентство - это мой ребенок.