Наверное, уже все предприниматели в процессе борьбы за выживание в 2009-2010 годах, успели убедиться, что на успех гораздо легче рассчитывать тем из нас, кто своевременно позаботился навести в нем порядок. Если же Ваш бизнес вызывает у Вас ощущение быстрого спуска по склону внутри снежного кома, да еще и с малоутешительной перспективой скорой встречи с препятствиями, возможно, что у Вас остался последний шанс вернуть управление в свои руки.
Сегодня мы начинаем цикл статей по наведению порядка в собственном бизнесе
Что бы точнее определиться, настало время приступить к построению системы регулярного менеджмента, или этим следовало заняться еще вчера, давайте ответим на вопрос, чего мы вообще хотим достичь, занимаясь бизнесом?
Думаю, мало кто станет спорить, что финансовой целью бизнеса является желание получить стабильный источник дохода, перекрывающий наши потребности (и, соответственно, растущий быстрее них). Также немаловажно, что бы при этом у нас оставалось достаточно свободного времени для того, чтобы эти деньги тратить. Кроме того, может наступить момент, когда нам захочется полностью освободить себя от владения таким хлопотным активом, как действующий бизнес и продать его за достойную цену.
Это означает, что наш бизнес должен быть стабильным, управляемым, эффективным, растущим и ликвидным.
Какие же риски возрастают при отсутствии системы регулярного менеджмента:
- Риски нестабильности и потери управляемости
o затруднения в деятельности бизнеса в случае Вашего отпуска либо отсутствия по какой-либо другой причине
o длительный ущерб деятельности предприятия при уходе ключевого сотрудника
o нечеткое распределение персональной ответственности за выполнение каждого бизнес-процесса или задачи в деятельности
o трудности контроля деятельности удаленных подразделений
- Риски неэффективности и ограничения роста
o «тушение пожаров» и решение мелочных вопросов за собственных подчиненных вместо того, чтобы заниматься стратегией развития
o сложности с обучением новых сотрудников всему тому, что они должны знать и делать
o недостаточное знание каждым исполнителем что, как и когда ему следует делать
o загруженность 80-90-100% всего Вашего личного времени решением оперативных вопросов бизнеса (текучки). Отсутствие времени как на стратегическое планирование, так и на отдых
- Риск неликвидности
o Отсутствие прозрачности в деятельности бизнеса, полная зависимость его результатов от желаний конкретных людей (в том числе и ваших желаний) препятствует привлечению инвестиций
o Невозможность ознакомиться с полной системой процессов бизнеса означает для покупателя ее отсутствие. Что означает для покупателя высокий риск нестабильности, неуправляемости и неэффективности бизнеса. Максимум стоимости, на который Вы можете рассчитывать в таком случае - это всего лишь стоимость его основных средств.
Кому доверить построение системы
Как и в случае с построением системы продаж, у Вас есть выбор из двух основных вариантов: делать самим, или прибегнуть к помощи специалистов.
Причем в данном случае сопутствующие достоинства и недостатки обоих путей приблизительно равнозначны.
Самостоятельный путь:
Достоинства:
- Вы полностью сохраняете в секрете все процессы Вашего бизнеса (от консультантов, разумеется, поскольку Ваши сотрудники все равно их знают лучше Вас)
- Вы экономите свои деньги, не оплачивая дорогостоящее время специалистов
- Вы вольны очень гибко перекраивать график Вашего проекта, позволяя себе многократно изменять его приоритеты и сроки каждого этапа
Недостатки:
- Вы теряете возможность использовать лучший опыт других бизнесов
- Собственный взгляд на бизнес «замыливается»
- Вам необходимо потратить значительное время на создание методики построения регулярного менеджмента, в дополнение к времени на саму реализацию этого проекта (а есть ли у Вас свободное время вообще, если бизнес требует всего вашего внимания ежеминутно?)
- Очень высока вероятность, что в результате недооценки требуемых ресурсов (в силу отсутствия опыта подобных работ), Вы будете вынуждены отказаться от завершения этого проекта
Ресурсоемкость проекта:
- Длительность - 2-7 лет (в зависимости от масштаба проекта и количества уделяемого проекту времени)
- Затраты времени руководителя - от 1 до 4 часов ежедневно
- Прямые расходы – до 40 тыс. руб. на специализированное программное обеспечение и обучение работе с ним
Привлечение специалистов:
Достоинства:
- Не приходится самостоятельно изобретать велосипед заново
- Вы имеете опыт деятельности одной организации, консультант - многих
- Благодаря наличию отработанной методики, консультант может точно оценить как все характеристики будущего проекта - финансовые и временные, так и требуемые для его реализации ресурсы
- Вы экономите время! Срок реализации проекта с консультантом значительно короче, чем при самостоятельной работе.
Недостатки:
- Вы принимаете на себя риск открытия процессов Вашего бизнеса посторонним людям
- Вы принимаете на себя риск оценки возможности специалиста выполнить этот проект
- Вы оплачиваете работу консультантов
Ресурсоемкость проекта:
- Длительность – 0,3-2 года (в зависимости от масштаба проекта и его бюджета)
- Затраты времени руководителя - от 1 до 2 часов еженедельно
- Прямые расходы – от 50 тыс. руб. до 2 млн. руб. на специализированное программное обеспечение, обучение специалистов, оплату работы консультантов
Что мы получаем после завершения проекта
Оставим пока в стороне вопрос, кому мы поручим реализацию проекта наведения порядка в нашем бизнесе, и уточним, на какие же результаты мы сможем рассчитывать после его успешного завершения.
Результаты постановки регулярного менеджмента
- деятельность предприятия более целенаправленна
- руководитель свободен в выборе степени своего участия в оперативной деятельности
- минимизирована зависимость деятельности компании от диктата специалистов
- определены критерии поиска новых сотрудников, уменьшено время их вступления в должность
- ясная последовательность действий для каждого сотрудника
- выделены и назначены зоны ответственности
- разработаны четкие и подробные инструкции сотрудников
- получены точные контрольные результаты - промежуточные и главные
- имеются стандартные меры по устранению 'неполадок', штрафы и поощрения
- гибкость перенастройки системы при введении новых должностей и бизнес-процессов
Эти результаты позволят Вам добиться:
- Освобождения от 80-90-100% загруженности личного времени Вашим бизнесом
- Возможности расширить бизнес до желаемого размера с сохранением полной управляемости
- Возможности создания эффективно управляемых удаленных подразделений
- Получения конкурентного преимущества в условиях быстрых изменений внутренних и внешних условий
- Повышения стабильности Вашего бизнеса
- Снижения издержек предприятия
- Увеличения оценочной стоимости бизнеса вследствие его прозрачности
- Повышения инвестиционной привлекательности
- Роста объема продаж.
Что в итоге означает, что поставленная нами цель превращения бизнеса в стабильный, управляемый, эффективный, растущий и ликвидный - достигнута!.
Возвращаемся к выбору – приглашать специалистов или делать самим.
Первый вариант не требует дополнительных комментариев, достаточно только сделать правильный выбор консультантов. Впрочем, на Волгоградском рынке консалтинга предложений настолько мало, что это не составит для Вас труда.
В случае же выбора Вами долгого, трудного, но, безусловно славного пути самостоятельной постановки регулярного менеджмента, Вам будет полезна информация, представленная мной в рамках этого цикла статей.
Выяснив, зачем нам надо заниматься наведением порядка в бизнесе, переходим к тому, как это сделать самостоятельно.
Этапы самостоятельной постановки системы регулярного менеджмента
Построение текстовой модели бизнеса
- Проведение аудита системы управления бизнесом
- Определение границ проекта
- Выделение процессов
- Построение бизнес-модели предприятия (подробнее о принципах построения бизнес-модели см. статью на сайте E-xecutive «Построение эффективной системы продаж на практике. Бизнес-модель процессов продаж»)
- Построение текстовой иерархической модели спецификаций процессов
- Распределение ответственности за каждый процесс между сотрудниками
- Привязка показателей качества выполнения процессов к ответственных сотрудникам
- Разработка должностных инструкций, полностью учитывающих все зоны ответственности сотрудников
Построение компьютерной модели бизнеса
- Пострение на базе полученной документации модели процессов в нотации IDEF0 в программном комплексе для моделирования.
- Занесение классификаторов
- Занесение процессов
- Привязка элементов классификаторов к своим процессам
- Связывание всех процессов укрупненными общими связями
- Настройка типичных отчетов по модели
- Формирование паспортов процессов
- Оформление имеющихся (и разработанных) стандартов выполнения процессов в соответствии с шаблоном СМК
- Группировка документов в файловой системе, согласно структуре бизнес-процессов
- Внесение документов в БД модели
