Надежный и проверенный способ или инновация, которая откроет новые преимущества? Это выбор, который периодически приходится делать каждому руководителю. И, чтобы этот выбор был сделан в пользу новой технологии, нужна очень весомая аргументация – такая, чтобы перевесила затраты на ее изучение и внедрение. Предлагаю вместе подумать над тем, есть ли такая аргументация в пользу виртуальных АТС, действительно ли они дают бизнесу новые конкурентные преимущества или это, по большей части, маркетинговые уловки производителей?
Первичные потребности
Итак, что в первую очередь нужно бизнесу от телефонной связи? Телефонный номер, один или несколько. Возможность принимать звонки и звонить. АТС, чтобы «разводить» звонки по отделам/сотрудникам и дать им возможность звонить сколько нужно.
Чтобы сотрудники, которые часто работают вне офиса – риелторы, менеджеры по продажам и т.д. – были на связи и не тратили много на переговоры. Эти потребности успешно могут удовлетворить обе конфигурации корпоративной связи, но делают они это с существенными различиями.
Традиционная:
- городской телефонный номер – в традиционной схеме телефонные номера привязаны к какому-то городскому адресу: меняете офис – придется сменить и телефонный номер;
- аналоговая/цифровая офисная АТС, запрограммированная специалистами на распределение вызовов по определенным на момент установки правилам;
- сотовая связь для выездных сотрудников – проблему контроля этих расходов компании решают по-разному: можно дать сотруднику сим-карту с корпоративным тарифом (как правило, это доступно только крупным компаниям) либо, например, ежемесячно компенсировать определенную часть затрат на переговоры.
Инновационная:
- виртуальный телефонный номер. В этой схеме номера не привязаны ни к какой географической точке на карте. Во-первых, это позволяет сохранять свои телефонные номера при смене офисов. Во-вторых, вы можете одновременно владеть номерами в разных городах (кодах) и даже странах – это полезно, если у вас есть партнеры, клиенты, офисы, работники в разных городах и странах;
- виртуальная облачная АТС. Управлять связью компании можно в любой момент через интернет, используя защищенный доступ в систему. Это решение более гибкое и может быстро подстраиваться под любые изменения бизнеса;
- IP-sim-карты превращают обычный мобильный телефон в IP-устройство. Пользователь находится в корпоративной сети, разговаривает по корпоративным тарифам (а переговоры внутри компании – вообще бесплатные), вся информация о его переговорах находится в виртуальной АТС.
Уже даже по основным опциям можно сказать, что традиционная и инновационная телефонии – это, как говорят одесситы, две большие разницы. Дальше – больше.
Параметры эффективности
После удовлетворения основных потребностей всегда возникает вопрос: как сделать этот процесс и его результаты более эффективными? Что можно принять за параметры эффективности в отношении телефонной связи? В опросах руководители компаний чаще всего называют семь основных критериев, по которым они оценивают эффективность телефонии:
- Экономичность – как в процессе внедрения и содержания инфраструктуры, так и в стоимости переговоров;
- Надежность – каждый час недоступности компании по телефону выливается в конкретные цифры недополученных доходов и неэффективных расходов;
- Безопасность – ключевой фактор при выборе любой технологии;
- Качество связи – никому не понравится, если придется постоянно переспрашивать «что вы сказали?», «повторите, пожалуйста, ничего не слышно!»;
- Гибкость и потенциал к изменениям – бизнес может иметь самую разную специфику, структуру, географию, позиционирование, и при этом должен уметь быстро меняться, приспосабливаясь к новым условиям и требованиям рынка, и его телефония должна за ним успевать;
- Управляемость – необходимое условие, чтобы в полной мере использовать предыдущее.
- Контроль над расходами – достаточно подробная статистика с удобной сортировкой и поиском также в числе наиболее распространенных требований к АТС.
Теперь посмотрим, какой из способов организации телефонной связи предпочтительнее по каждому из критериев.
Что лучше?
Экономичность – одно из самых известных преимуществ IP-телефонии. Чтобы внедрить ее на предприятии любого масштаба с нуля не нужно практически ничего – ни специального оборудования, ни инфраструктуры. Что касается стоимости исходящей связи – для компании, работающей в одном регионе, она будет до 30% ниже, чем в традиционной схеме, а для тех, кто часто использует междугородние и международные вызовы – до 80%!
Надежность традиционной телефонии хорошо известна и не вызывает сомнений – все технологии отработаны до мелочей. Что касается IP-телефонии – чтобы достичь той же надежности, необходимо тщательно подойти к выбору компании, которая будет предоставлять эти услуги, и позаботиться о надежности своего интернет-провайдера. А чтобы исключить любые неожиданности – организовать дублирующий интернет-канал. Сейчас это сделать несложно – как правило, в любом бизнес-центре работают несколько конкурирующих интернет-провайдеров.
Тем не менее, в этом пункте традиционная схема выигрывает – она потребует меньше вашего внимания при организации.
Безопасность – еще один фактор, который вызывает вопросы при выборе IP-телефонии и виртуальной АТС: руководители относятся к хранению данных «в интернете» с недоверием. Но причина этого недоверия скорее в недостаточной информированности: на самом деле интернет и IP-телефония работают уже достаточно продолжительное время, деятельность провайдеров и требования по безопасности и защите данных регулируются законом так же, как и в традиционной телефонии. А чтобы быть полностью уверенными в защищенности данных, в процессе выбора провайдера телефонии, убедитесь, что он является лицензированным оператором связи, что его оборудование сертифицировано. В этом случае уровень надежности и защищенности ваших данных от внешних вторжений в виртуальной АТС не будет уступать традиционной.
Качество связи при должном уровне общей надежности схемы, несомненно, выше у IP-телефонии – эта технология способна передавать голос с HD-качеством, причем попутно обеспечивать еще и видеосвязь.
В следующих двух параметрах – гибкости, способности к модификациям и управляемости – инновационная схема также несомненный лидер. Вы можете купить любое количество телефонных номеров из разных регионов и стран (включая номера бесплатного вызова 8-800) за 1 минуту, самостоятельно менять структуру телефонии в соответствие с новыми направлениями бизнеса, их ростом и развитием, изменениями кадровой политики и т.д. Ваши номера и АТС – виртуальны, то есть не имеют жесткой фиксации в реальном мире, поэтому вам больше не нужно искать офис обязательно с телефонной линией. Вам можно и вообще не искать офис, если сам по себе он вам не нужен: все ваши удаленные и мобильные работники будут доступны по внутренним коротким номерам, как если бы они реально находились в офисе. А теперь представьте себе, сколько усилий, времени и денег вам понадобилось бы, чтобы получить такие же возможности с использованием традиционной телефонии?
Последний критерий – контроль над расходами – также гораздо сильнее в инновационной схеме. Передовые провайдеры услуг виртуальной АТС предоставляют мощные системы статистики с возможностями фильтрации и выборки по разным параметрам и выгрузкой аналитических отчетов. Эту систему статистики можно интегрировать с другим корпоративным ПО – например, подобная интеграция с CRM-системой позволит увеличить потенциал взаимодействия с клиентами. Кроме того, часто встречается опция записи всех переговоров внутри сети с удобным поиском по архиву – эти данные позволят не только быть в курсе дел в компании, но и повысить общую защищенность бизнеса от внешних и внутренних угроз.
Как видите, традиционная схема выигрывает только по одному из семи критериев эффективности корпоративной телефонии.
Ну что, все отказываемся от традиционной телефонии?
Конечно, нет. Если ваша компания находится в периоде стабильности и работает на рынке без особого конкурентного давления и в рамках одного региона, вам вполне можно обойтись традиционной схемой. Также если вы работаете в небольшом городе или в регионе, где широкополосный доступ в интернет все еще дорог, а конкуренция на рынке IP-телефонии только начинается, скорее всего, надежность новой схемы будет значительно ниже традиционной, поэтому стоит подождать выхода рынка на более высокие уровень развития. Если же вы работаете в Москве либо другом крупном городе, а также планируете собственный рост и прогнозируете изменение поведения на рынке, вам определенно стоит подумать о переходе на новую схему.
Небольшая компания может подключиться и настроить схемы связи быстро и без проволочек. Если у вас есть телефонный номер, который вы не хотите терять – очень просто настроить переадресацию с него на схемы виртуальной АТС, ваши клиенты даже не заметят изменений.
Для крупной компании с большим потоком вызовов такая переадресация будет слишком затратна. В таком случае в офисе устанавливается шлюз, который преобразует аналоговый или цифровой сигнал в IP, и уже затем перенаправляет вызовы на виртуальную АТС. По нашему опыту, покупка такого шлюза для компании со 100 сотрудниками за счет экономии средств на исходящую связь отбивается примерно за год.
Подводя итоги, сегодня все эксперты сходятся в одном: IP-телефония (технология коммутации пакетов) – следующее звено эволюции телефонной связи, столь же революционное, какой была в свое время цифровая связь (технология коммутации каналов) в сравнении с аналоговой. В крупных городах, где рынок новой телефонной связи достаточно развит, внедрение IP-инфраструктуры, дающей возможность одновременной передачи данных, голоса и видео, значительно повышает эффективность бизнес-процессов и снижает общую стоимость содержания инфраструктуры.
По данным исследования J'son & Partners, рост рынка виртуальных АТС будет происходить на фоне снижения рынка фиксированной телефонии в сегменте B2B, и к концу 2015 года число корпоративных пользователей IP-телефонии в России составит около 37 млн абонентов. Быть или не быть в их числе – конечно, решать каждому руководителю, выбирая для своей компании наилучшую стратегию.
Фото: pixabay
