Анастасия Сидорец, руководитель проекта Kofax в России и СНГ
По статистике, большинство компаний на 50% недооценивают затраты на обработку документов, 10% прибыли тратят на исправление ошибок в результате ручного ввода (Gartner), а 40% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов в исходном, оригинальном виде (Gartner).
Благодаря стремительному развитию современных технологий выполнение множественных повседневных задач стало намного проще и быстрее. Взять, к примеру, оформление документов, их копирование и передачу разным людям. В наше время количество документов с каждым днем становится все больше, соответственно, для их обработки требуется целая армия грамотно обученного персонала. Сейчас это можно сделать всего за несколько минут, используя компьютерную технику. Данные технологии уже давно присутствуют в офисах больших и маленьких компаний и значительно упрощают рабочие моменты с бумажной волокитой. Но даже с учетом практичности этих методов остается ряд проблем.
Например, многие документы требуют сканирования, а затем ручного дополнения, другие поступают в виде скан-копий, после чего часть данных необходимо внести в различные системы управления бизнес-процессами. Таким образом, отсутствие возможности перевода документа в редактируемый формат зачастую становится причиной ввода некоторых полей вручную, а то и перенабора документа в целом. Только представьте, сколько человек в вашей компании изо дня в день занимаются ручной обработкой документов и сколько рабочего времени на это тратится.
Вторая проблема – огромное количество ошибок при ручном вводе документов, исправлять которые вынуждены уже квалифицированные кадры, а не обычные операторы. Естественно, эффективность работы компании значительно снижается, а скорость выполнения задач замедляется.
В документации любого проекта, естественно, всегда содержится важная информация, которая во время передачи через Интернет или, что еще хуже, факс может остаться нераспознанной. А что делать, если документ содержит фрагменты, написанные от руки, или претерпел многократное копирование? В таком случае выявить из него достоверные данные практически невозможно.
Дополнительной сложностью является классификация и сортировка документов – как справиться с их огромным количеством и ничего не потерять, как осуществлять рассылку по отделам, причем в нужном формате и с требуемыми пометками.
Во время работы с документами также хочется достигнуть максимально качественных и быстрых результатов, которые позволяют уменьшить издержки операционного характера, сделать обработку документов более эффективной, повысить функциональность обслуживания клиентов и сохранить достаточно большой запас времени для продвижения и улучшения проекта.
Сотрудники многих компаний испытывают дискомфорт при работе с документами из-за отсутствия специальных знаний, совместимости системы электронного документооборота (СЭД) с системами ведения бухгалтерского учета. Но после внедрения СЭД и потокового ввода данных вы сможете быстрее проиндексировать, разослать документы во все нужные отделы, а также сохранить их исходные копии, которые при необходимости можно легко отредактировать.
Как же справиться со всеми задачами максимально быстро и качественно, да еще и сэкономить?
Автоматизированные системы потокового ввода данных способны ускорить и сократить затраты на обработку документов в разы.
Сегодня на российском рынке можно выделить компанию Kofax – лидера среди решений для потокового ввода данных, разработчика известного продукта Kofax Capture.
Решения от компании Kofax автоматизируют обработку документов. Kofax позволяет сканировать и распознавать документы, извлекать из них данные и заносить в системы учета. Это поможет ускорить ввод и значительно уменьшить количество ошибок, допускаемых при ручном вводе, а также в целом сократить расходы на обработку документов.
Как это работает?
При поступлении информации в организацию Kofax автоматически вводит, извлекает, проверяет и классифицирует ее без участия пользователя независимо от формы (печатные документы, факсимильные сообщения, электронная почта, SMS, XML или PDF, QR-коды и другие элементы). Время, необходимое на анализ полученного материала и принятие решения, существенно сокращается.
После этого в заданный час информация в соответствующем формате может быть направлена конкретному менеджеру, в папку на сервере, 1С, хранилище контента ERP, систему CRM, Microsoft SharePoint и другие приложения. Система является обучаемой и гибко настраиваемой. Доступна и на мобильных устройствах.
Таким образом, благодаря внедрению автоматизированной системы потокового ввода данных вы сможете сократить затраты и увеличить производительность обработки документов в разы, избежать ошибок и опечаток при их подготовке, сохранить квалифицированные кадры для профессиональной работы!
Партнерский материал
Фото: pixabay
