Информатизация в малом бизнесе: нет необходимости или денег?

На данный момент малый бизнес в России ежегодно тратит на информатизацию около 45 млрд руб. Как утверждают аналитики IDC, это 55% от суммы IT-расходов всех предприятий России. Однако расходы на программное обеспечение составляют лишь 12% IT-бюджета этих компаний. Выходит, малый бизнес либо не нуждается в информатизации, либо она ему попросту не по карману.

Первое предположение легко оспорить. Небольшие предприятия вынуждены моментально реагировать на изменения рынка, а это практически невозможно без высокой степени управляемости бизнесом. Желание достичь указанной гибкости и управляемости провоцирует малый бизнес на поиск решения проблем с помощью IT-технологий. Опросы менеджеров предприятий малого бизнеса также показывают заинтересованность в средствах информатизации: более половины респондентов считают IT одним из средств получения конкурентных преимуществ.

Тем не менее, вышеуказанная статистика утверждает, что желания расходятся с возможностями. Следовательно, вторая предпосылка верна. Малый бизнес отнюдь не отрекается от информатизации − он ее не может себе позволить. Именно высокой ценой систем автоматизации и можно объяснить столь невысокий спрос на них. Эту же мысль подтверждают исследования SAP СНГ: «Основным фактором, сдерживающим инвестирование российских предприятий СМБ в IT, остается стоимость новых систем и внедрений».

Большие проблемы малого бизнеса

Рассмотрим стандартную ситуацию. Малый бизнес хочет встать на IT-рельсы, но не может себе это позволить.Допустим, ваша компания никогда не имела дела с системами автоматизации, она относится к сектору СМБ и в ней работают максимум 10 человек. Даже при условии, что ваши сотрудники – самые толковые и слаженно работающие люди в мире, взаимодействие между ними внутри компании не будет блистать оперативностью и эффективностью. Слишком много факторов, препятствующих этому.

Во-первых, вспомним про нескончаемый информационный поток, который ежедневно поступает в компанию. Телефон, электронная почта, интернет-мессенджеры, факсовые сообщения – каналы коммуникаций разрываются от получаемой информации. Мало запомнить полученную информацию − ее необходимо сохранить. Однако полученные данные никак не систематизируются, не фиксируются, записываются абы как и абы где. В итоге необходимая информация либо отсутствует, либо ее попросту невозможно найти.

Во-вторых, не всегда сотрудники относятся к работе с должной сознательностью. Несколько ваших работников могут демонстрировать чудеса лояльности и рабочего рвения, а кто-то регулярно недорабатывает и «филонит». Не всегда это определяется на раз-два, а проконтролировать качество выполнения заданий порой бывает сложно.

В-третьих, даже маленькие компании сталкиваются с проблемами при групповой работе с документами. Сотрудники вынуждены иметь дело с многочисленными поправками, сложностями при синхронизации различных версий документа, и быстрое получение финальной версии становится невозможным.

В-четвертых, как только речь заходит об удаленном режиме работы, в таких компаниях обычно разводят руками. Даже если «удаленный» сотрудник мотивирован на ударный труд, он будет вынужден бороться с многочисленными соблазнами такого режима. Эффективность падает, производительность − тоже. Причина проста – отсутствует эффективный инструмент контроля.

Не перечислить всех проблем, с которыми сталкивается малый бизнес, «оторванный от благ автоматизации». Разрозненность данных, отсутствие достоверной и своевременной информации, несогласованность работы с клиентами – все это можно смело добавлять к уже обозначенному списку.

Вопрос цены теперь не стоит

К счастью, не все так плачевно – описанные проблемы вполне операбельны, их можно и нужно решать. С выходом бесплатной системы управления предприятием TeamWox это можно будет сделать намного проще. Как мы уже выяснили, отношение малого бизнеса к автоматизации точнее всего можно описать фразой «хочется, да не можется». Однако благодаря выходу TeamWox ситуация должна кардинальным образом измениться. Ведь система TeamWox не просто решает проблемы малого бизнеса – она делает это бесплатно!

Разумеется, существуют и другие IT-решения на рынке. Но у них есть один большой недостаток – цена. Длительный процесс установки и внедрения, услуги внешних консультантов и целой армии внедренцев, покупка дополнительного программного обеспечения, без которого система автоматизации работать не будет, – все это сказывается на итоговой цене. Сэкономить на времени и деньгах не получится: бизнес, казалось бы, малый, а цены на системы автоматизации – как у большого. Вдобавок нужно заметить, что невозможно спрогнозировать, в какую сумму выльется в итоге автоматизация бизнес-процессов. Ведь кроме прямых есть еще и косвенные расходы. Обычно учитываются лишь затраты на приобретение продукта. Хотя внедрение системы, привлечение собственного персонала, дополнительное программное обеспечение – тоже весьма затратные строки в итоговом бюджете. Следовательно, малому бизнесу нужна довольно простая в понимании, быстро устанавливающаяся, не требующая покупки дополнительного софта система управления предприятием. Только это развернет бизнес в сторону IT. В противном случае отношения между бизнесом и IT, как и прежде, будут напоминать разговор слепого с глухим.

Всем указанным параметрам соответствует система TeamWox. Разработчики системы, верные изначально заявленной стратегии помощи малому бизнесу, специально выпустили бесплатную полнофункциональную версию системы. Она имеет единственное ограничение – число пользователей не может превышать 10 человек. Ничем не жертвуя, любая малая компания может скачать продукт с официального сайта и практически сразу начать ей пользоваться. Ведь время установки предельно сокращено – едва ли у вас уйдет на это больше 10 минут.

Еще одно важное свойство бесплатной версии TeamWox – пожизненная доступность всех обновлений системы. Будучи пользователем данной версии TeamWox, компания сможет регулярно получать все обновления системы абсолютно бесплатно. Разработчики чутко реагируют на замечания и пожелания клиентов, поэтому обновления выходят довольно часто. Однако если раньше обновлять TeamWox могли только владельцы коммерческих версий, то теперь эта возможность доступна и малому бизнесу.

Как TeamWox решает проблемы малого бизнеса

С неконтролируемым информационным потоком можно справиться при помощи единого информационного пространства, которое создается в TeamWox. Благодаря этому вся корпоративная информация циркулирует лишь в системе, не выходя наружу.

Проблема контроля качества выполнения задач легко решается благодаря модулю «Задания» и автоматически формирующимся отчетам. В любой момент времени вы будете знать, что делают ваши сотрудники, на каком этапе находится порученный бизнес-процесс и когда он завершится.

Для эффективной групповой работы с документами в системе TeamWox также созданы все условия − можно хранить и обмениваться сотнями документов, на ходу вносить в них поправки, возвращать материалы на доработку. И все это время вы будете работать с последней версией документа. Потому что проблемы синхронизации в TeamWox не существует. Работа с документами в TeamWox для малого бизнеса – это возможность избавиться от кипы лишних бумаг и кучи различных версий документов.

С помощью модулей «Организации» и «Контакты» компания сможет сконцентрировать всю информацию о клиентах в одном месте и своевременно получать единые, полные отчеты по клиентской базе. С TeamWox у сотрудников всегда под рукой конкретные контактные данные: телефоны, адреса, электронная почта, а также все документы, связанные с контрагентом.

Помимо указанных компонентов в состав системы TeamWox входят форум, чат, service desk (техподдержка) и собственная система поиска. Тоже, стоит признать, весьма полезные инструменты для оптимизации бизнес-процессов в малых компаниях.

Благодаря бесплатной версии системы TeamWox малый бизнес получает бесплатную возможность роста, развития и повышения собственной эффективности. Теперь это не только просто, но еще и выгодно. Затраты – нулевые, возможности – максимальные! Бесплатная система TeamWox – пожизненная гарантия эффективной работы для малого бизнеса!

Партнерский материал

Фото: pixabay.com