Когда люди слышат о планировании действий в чрезвычайных ситуациях, они обычно думают, что речь идет об ураганах, наводнениях и пожарах. Но планирование является жизненно важным и для эффективности бизнеса, а чрезвычайные ситуации случаются тут не реже, чем в обычной жизни. Что делать, если утвержденная стратегия перестала работать? Если заранее намеченный план не выполняется или, наоборот, перевыполняется, что тоже не всегда хорошо?
На такой случай нужно прописывать резервный план. При чем делать это заранее, до того, как процессы успеют выйти из-под контроля.
Каждая компания планирует капитальные затраты и составляет список проектов, которые собирается реализовать за определенный период. Большинство бюджетов ограничивает количество инвестпроектов, чтобы снизить риски и получить возможность эффективно управлять денежными средствами. Но это не означает, что в вашем списке должно быть ровно столько проектов, сколько бюджет позволяет реализовать, скажем, в течение года.
Финансовый директор должен иметь гораздо более длинный перечень потенциально интересных проектов со сроком окупаемости не менее четырех лет и обсуждать его с советом директоров, даже если не все инвестиции утверждаются на предстоящий финансовый год. Это позволит ему вовремя предложить к реализации дополнительные, уже прошедшие проверку проекты, если доходы компании окажутся гораздо выше запланированных, и это позволит расширить границы инвестирования. В итоге резервное планирование позволит бизнесу двигаться вперед гораздо быстрее.
Кроме того, имея резервный план, компания сможет более эффективно реагировать на изменение внешних условий. Иначе возможные потери увеличатся, а хорошие возможности будут упущены. Помните, что потерянное время – единственный ресурс, который вы не сможете восстановить. Поэтому резервное планирование должно начинаться одновременно с расписыванием ежегодного бюджета компании.
Резервный план должен быть адаптирован к потребностям каждой конкретной компании. Но он в любом случае должен включать в себя несколько ключевых моментов. Каких именно – рассказывают наши эксперты.
1. Создайте четкие триггеры для принятия решений. Можно ориентироваться на показатели EBITDA или объема продаж. Лучше рассматривать несколько показателей сразу, учитывая при этом общий рост рынка и изменение положения компании на нем. Если прогнозные цифры не достигаются, значит основной план оказался не верным. Анализируя факторы, связанные с триггерами, компания может быстро просчитать изменившиеся условия. Например, понять, является ли снижение объема продаж временным явлением, или это начало устойчивого скольжения вниз. Если тренд сильный, не нужно дожидаться прогнозного «дна», дешевле уловить тенденцию заранее и скорректировать ее.
2. Определите конкретные меры для решения тех или иных проблем. Лучше всего работают многовариантные сценарии, расписывающие, какие действия компания должна предпринимать в тех или иных условиях. Сценарии должны включать в себя различные уровни в зависимости от глубины проблемы. Это позволяет проявлять гибкость.
3. Назначьте ответственного за каждое действие. Бдительность и подотчетность являются ключевыми факторами успешности плана действий в непредвиденных ситуациях. За каждую операцию и ее результат должен отвечать конкретный человек.
4. Помните, что время – ваш враг. Просто хороших план, исполненный быстро, часто оказывается лучше плана идеального, но отнимающего слишком много времени на разработку и реализацию. Если резервный план готов заранее, компания избежит длительного анализа угроз и возможностей, а также не будет терять время на разработку решений, поиск консенсуса в совете директоров, утверждения и согласования.
5. Отрегулируйте бонусные начисления. Часто это является самым простым и безболезненным способом получения дополнительных средств в случае кризиса. Бонусные планы должны привязываться к триггерам и автоматически корректироваться в случае изменения ситуации. Отсутствие или снижение бонусов лучше всего привлекают внимание сотрудников компании, показывают им реальность существующих проблем.
6. Оцените доходы и распределите ресурсы. Увеличить объемы продаж уже имеющимся клиентам всегда быстрее и проще, чем предлагать новые продукты, искать новых клиентов или покорять новые регионы. Перенаправьте ресурсы от программ, которые не имеют быстрого и значимого эффекта, к хорошо работающим проектам. Простое торможение негативной тенденции может стать самым правильным решением.
7. Не забывайте о цене. Регулирование может стать источником быстрой прибыли, и это смягчит последствия неэффективных инвестиций времени и денег. Даже если объемы продаж окажутся ниже ожидаемых, это реально скорректировать грамотным ценообразованием. Часто компании оценивают только общую маржу, не сосредотачиваясь на микроуровнях. Это неправильно, поскольку в каждом портфеле есть длинные и короткие предложения, а также продукты, представляющие для клиентов большую или меньшую ценность. Оплачиваются ли услуги компании по полной стоимости? Может ли какой-то продукт стоить дороже? Заранее просчитывайте подобные вещи. Цена является мощным рычагом, часто ее увеличение всего на 1% приводит к 10%-ному росту прибыли.
8. Правильное снижайте затраты. Экономия на закупках сырья, услуг или логистике обычно приводит к немедленному результату. Обратите внимание на то, что порой снижение затрат может быть только кажущимся, вызванным уменьшением объема продаж. Необходимо заранее запланировать снижение постоянных затрат при кризисных ситуациях. Тогда компания существенно выиграет после восстановления объема продаж.
9. Не забывайте о балансе. Баланс оборотного капитала часто упускают из вида при планировании действий. Постарайтесь выплачивать больше долгов, чем было запланировано, даже если EBITDA не соответствует прогнозным показателям.
10. Помните о важности обратной связи. Это имеет огромной значение для быстрой реализации вашего плана. Сотрудники компании должны знать, что происходит, почему, и чем они могут помочь. Выполнение резервного плана проходит гораздо более гладко, если все сотрудники в полной мере информированы о происходящих процессах. Кроме того, они могут поделиться с вами ценными идеями.
11. Обсуждайте проблемы и стремитесь к компромиссу. Прозрачность является обязательным условием действий в кризисных ситуациях. Обсуждение помогает быстро найти правильный ответ. Работа пойдет лучше, если компромисс достигнут и все работают над реализацией согласованных идей.
Вовремя составленный резервный план, включающий в себя какие-то из вышеизложенных мер, способствует успешному управлению и развитию компании в любых ситуациях. С его помощью вы будете следовать выбранному пути, управлять рисками и использовать возможности всегда, независимо от того, хорошие ли на дворе времена или плохие.
По материалам портала http://ww2.cfo.com/
Фото: freeimages.com
