Как не переплачивать за корпоративную связь?

Корпоративная мобильная связь прочно вошла в нашу жизнь и имеет немало преимуществ: ее использование станет неплохой мотивацией сотрудников к более качественному выполнению должностных обязанностей, а ее тарифы, обычно безлимитные, выгоднее массовых. А также предполагает удобство платежа по одному счету и возможность выбора метода оплаты (авансовая или постоплата с отсрочкой платежа до 20-25 дней), а официальное списание затрат на статью расходов позволяет уменьшить налогооблагаемую базу.

По статистике более 80% компаний среднего бизнеса используют корпоративную связь, в малом бизнесе ситуация иная, проникновение корпоративной связи доходит до 40%. Крупный бизнес всегда обращается к корпоративным тарифам как минимум для компенсации затрат ключевым сотрудникам.

Картина с эффективностью использования связи несколько другая. Компании крупного бизнеса периодически проводят тендеры на поставку услуг, обновляют тарифы, иногда меняют оператора. Зачастую они сильно привязаны к оператору, к предоставляемым услугам, да и работа по смене поставщика задействует множество сотрудников. Но эти усилия могут с легкостью окупиться выгодой от смены оператора.

Компании малого бизнеса в основном ориентируются на цену услуги и гораздо более подвижны. Выбор оператора часто осуществляет собственник бизнеса, заинтересованный в эффективности расходов.

Сложнее ситуация с компаниями, численность сотрудников которых уже более 50 человек. Объем затрат на связь у них не сопоставим с затратами на основную деятельность, офисные расходы и т.п. Поэтому вопросам экономии на связи они часто не уделяют достаточно внимания.

В последнее время становится модно экономить и контролировать свои расходы. Попробуем рассмотреть вариант развития сотовой связи в компаниях.

Этапы развития сотовой связи в компаниях

Подход к использованию корпоративной сотовой связи у разных компаний сильно отличается. Условно его можно разделить на три этапа.

Первый этап. Первоначально сотовую связь начинают оплачивать руководителям. Также определяется необходимость оплаты связи для административного персонала, продавцов, водителей, курьеров. Зачастую в стороне остаются сотрудники, не взаимодействующие с внешним рынком – бухгалтерия, рабочие, секретари. Имеет смысл перейти на следующий этап с целью мотивации всех сотрудников и упорядочивания работы с оператором.

Второй этап – создание политики компании по оплате сотовой связи. Согласно ей структурируются правила компенсации всем сотрудникам в пределах выделенных им лимитов, возможность сохранить свой номер при увольнении, производится ознакомление с изменениями тарифов и условий договоров.

Корпоративную связь могут получить все сотрудники, даже те, кому компания ее не компенсирует. Затраты на связь оплачивает сам сотрудник. Также сотрудник может взять на себя несколько SIM-карт и раздать их родственникам, чтобы оптимизировать свои и их расходы. На этом этапе взаимосвязь компании и выбранного сотового оператора максимальна.

Проводя периодическую актуализацию тарифов и получая информацию от всех операторов, компания часто переходит на следующий этап.

Третий этап. Компания понимает, что ограничивая себя одним оператором, она не получает преимуществ другого. Сотрудники, которым связь не оплачивают или оплачивают в пределах лимита, имеют свои предпочтения по операторам. В результате компания приходит к заключению нескольких договоров с сотовыми операторами.

Откуда берутся лишние расходы?

Как мы определили, в зоне риска находятся компании, численность сотрудников которой уже достаточно большая, и получаемый доход позволяет не считать каждую копейку. Единственная причина, по которой компании переплачивают операторам, – нежелание руководства оптимизировать затраты.

- Ваша компания подключалась давно и тарифы уже давно убраны в архив, так как перестали отвечать реалиям рынка.

- Подключение к оператору вел сотрудник, который уже уволился, и текущую работу поддерживает новый специалист, который не знает всех особенностей договора.

- При подключении, наверняка, продавец рассказывал про волшебные оптимизирующие опции, которые позволяют сократить затраты на определенные направления. Чаще всего опции не подключаются сразу, потом компания забывает про них. Иногда продавец убеждает в полезности опции, но кто будет проверять, действительно ли она окупает затраты?

- Все ли оплачиваемые номера действительно находятся в работе у сотрудников? Часто уволенные сотрудники остаются с бонусом в виде SIM-карты, которую забыли заблокировать и продолжают оплачивать.

- Нецелевые и личные звонки обычно можно отсеять установкой лимитов. Однако встречаются случаи отправки SMS на короткие номера с целью обналичить средства в пределах лимита. Имеет ли смысл оплачивать такие «услуги»?

Рекомендации по минимизации потерь на оплате сотовой связи достаточно простые:

1. Обновляйте условия договора с оператором хотя бы раз в год.
2. Наведите порядок в оформлении сотовой связи в компании.
3. Определите, почему вы работаете именно с этим оператором. Конкурентная ситуация между операторами достаточно сильная и этим имеет смысл пользоваться.

Количество сэкономленных средств в год может вас сильно удивить. Встречаются случаи уменьшения суммы затрат вдвое и больше!

Фото: freeimages.com