Как наглядно представить бюджет компании

Компании накопили настоящие залежи информации. Их обработка может принести им колоссальную выгоду! Тот, кто научится делать это первым, снимет все сливки с рынка. Но компании не знают, как это делать. Между тем, колоссальный объем значимой информации можно получить самыми простыми средствами – сводными таблицами Excel и инфографикой. В отдельных случаях – инфографикой интерактивной. Как? Давайте посмотрим.

Данные Министерства финансов как образцовый образец

Для примера давайте возьмем данные «Планового реестра расходных обязательств Российской Федерации, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета, на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов». Почему их? Потому что одна из наиболее частых проблема руководителя – это бюджет, а самый яркий пример – госбюджет.

Сами бюджетные формы, отобранные в качестве примера, практически аналогичны бюджетным формам компаний, которые они могут получить из учетной (бухгалтерской, которая есть у всех) системы – это данные о расходах федерального бюджета за 2014 год в редакции января 2014 года и план расходов на 2015-2016 годы в редакции января 2015.

По каждому расходу указаны, «кто» (2 атрибута), почему (2 атрибута), на основании чего (6 атрибутов), направление расходования (2 атрибута), цель расходования (2 атрибута), что именно оплачивается и еще целый ворох данных. Они все нужны, но уж слишком их для одного взгляда много. Все как в бюджете средней или крупной компании. Так что параллели вполне корректны.

И если вы, читая эту статью, разберетесь в принципах и возможностях анализа расходов госбюджета, то уж в расходах компании, даже самой крупной, разберетесь наверняка.

Кликните по картинке, чтобы увеличить ее размер

Мы уважаем Минфин – но рядовой необученный воспринять такой объем данных не в состоянии. Это, кстати, не полный скриншот планового реестра расходов, 12 граф справа остались «за кадром».

Чтобы понять, что происходит с расходами госбюджета, до начала анализа (анализ – суть детализация, дробление) данные нужно корректно укрупнить, а потом представить в виде, удобном для восприятия и анализа динамики, структуры, причем в нескольких разрезах и на разных уровнях.

Начинаем укрупнение

Значит, массив данных нужно сделать менее детальным, но сохранить возможность «провалиться» в нужную детализацию. Для этого создается классификация: выделяются основные характеристики и их значения. Массив делится в соответствии с этой классификацией.

Звучит сложно, но на деле гораздо проще. Например, по отношению к федеральному бюджету представляют интерес по аналогии с бюджетом предприятия (1) социальная сфера, в которую направляются средства, (2) вид расходов и (3) основание расходования средств. Почему эти? Потому что даже на предприятии важно, какая сфера бизнеса требуется расходов, являются ли эти расходы текущими (по статьям, конечно) или капитальными, почему мы должны эти расходы нести – по договору, по закону, по экстренной необходимости и пр. Для государственного бюджета это тоже основа понимания!

Есть, конечно, и другие важные характеристики, но этих трех уже хватает для значимых выводов и решений. Итак (может потребоваться время для загрузки):

Уже на этой стадии аналитик видит – по крайней мере, намечает себе – требующие внимания характеристики и особенно их комбинации.

Повышенное внимание может быть обусловлено ситуативно (допустим, сегодня нас больше всего интересует культура, завтра – развитие трудовой сферы) или связано с доказанным или предполагаемым риском. Скажем, расходы на IT, капитальные ремонты, пополнение оборотных средств – частая почва коррупции (в крупных компаниях, к сожалению, тоже). Субсидии и субвенции требуют последующего контроля, равно как и бюджетные инвестиции. И т.д.

С комбинациями еще интереснее:

• Сколько сделано «иных» выплат госслужащим на каждом юридическом основании?
• Каковы основания для закупок в сфере IT, капремонтов и т. д.?
• Как распределяются по социальным сферам расходы на компенсации по суду?
• Как распределяются расходы по НИР по сферам и основаниям? И т. д.

«Особые» характеристики рекомендуется выделить цветом или фоном в пояснительной таблице или на схеме (у нас они помечены символами внимания или опасности), а «особые» комбинации – записать. Еще раз обращаем внимание читателей на то, что рискованные элементы остаются таковыми для всех или для многих, а «особо важные» могут меняться даже для одного и того же аналитика в разные моменты времени, и уж тем более для разных аналитиков.

Вести укрупнение большого массива тоже предлагается по определенной технологии, а именно – рассортировав имеющийся детализированный список по полученным элементам. Удобно делать это при помощи софта для интеллект-карт, например XMind (однопользовательская версия бесплатная, хотя с ограниченной функциональностью) или MindJet Manager (с помощью ее пробной версии сделана классификация расходов выше) – как при первоначальной сортировке, так и при изменениях. Можно использовать онлайн-сервисы – вот тут сортировка массива в Mindomo, а здесь – в Mindmeister.

После сортировки на нужную графу устанавливается фильтр, из выпадающего списка выбираются соответствующие позиции, после чего в добавленную графу с характеристиками автоматически копированием вносится нужное значение:

Кликните по картинке, чтобы увеличить ее размер

Наверняка возможны и другие инструменты – тут главное избавить персонал от поштучной сортировки многотысячных списков. Добьемся не только повышения точности результата и скорости работы, но и мотивации персонала.По той же технологии укрупняются списки расходов до статей и списки правовых оснований до типов. Уже проще, не так ли? Хотя ничего пока не видно. Поэтому переходим к визуализации.

И вот теперь переходим к инфографике. В нашей работе использовался сервис Infogr.am, но он, конечно, не единственный. Но удобный. И с нужным бесплатным функционалом, а именно – загрузкой HTML-кода готовой иллюстрации. Чем он лучше, почему он? Потому что при использовании статичных иллюстраций и уж тем более таблиц глаз не замечает то, что отчетливо видно при движении картинки. Движется, правда, не быстро... но разработчики вроде над этим работают.

Использование сервиса в целом интуитивно понятно, пожалуй, за одним существенным приятным дополнением: он позволяет визуализировать трехмерные таблицы, размещая данные в последовательно расположенных закладках – вы их видите на иллюстрации. На выходе вы получаете нужный график с шапкой из «переключателей» – в этой статье вы их увидите немало.

Кликните по картинке, чтобы увеличить ее размер

Мы специально в этой статье используем инфографику разного дизайна, чтобы читатели увидели / почувствовали влияние «обрамления» на восприятие содержания. Но по строгим канонам, конечно, должно быть единообразие. Результат – понятные и убедительные графики, позволяющие реально одним взглядом улавливать важные закономерности.

Вот, смотрите (может потребоваться подождать загрузки):

Оцениваем динамику общей суммы расходных обязательств федерального бюджета – и отчетливо видим, что они (1) растут по общей сумме и (2) растут за счет межбюджетных перечислений и чего-то еще. Чего? Это важно, и мы к этому вернемся.

Если убрать межбюджетные перечисления, то расходные обязательства федерального бюджета РФ год назад планировались на три года вперед на одном и том же уровне (9 трлн. руб. с небольшим). Сейчас ситуация иная – значит, есть смысл глянуть, как изменились планы, как учтены в них последствия важнейших событий 2014 года:

• Расходы 2014 года. по факту увеличились на 10,3% по сравнению с планом;
• Прирост плана расходов 2015 года по сравнению с планом 2014 годом составляет, однако, всего лишь 2%, т. е. по ряду статей/субъектов предпринимаются ограничительные меры;
• По расходам 2016 года – аналогично, т.е. политика носит как минимум среднесрочный характер. Даже если расходы потом и будут пересмотрены, «генеральная линия» расходов таки далека от раздувания.

Динамику посмотрели – но дьявол, как положено, в деталях. Внутри. Поэтому переходим к структуре расходов.

Соединяем динамику со структурой

Вернемся к изменениям структуры расходов федерального бюджета за 2014-16 годов. Для анализа одновременно и динамики, и структуры графиков не всегда хватает, даже движущихся. Поэтому рекомендуется использовать таблицы, к данным которых применено условное форматирование – в частности, выделен рост (зеленый фон) и сокращение (серый фон) значений, а также символы, отражающие величину каждой строки в общей сумме. Если к тому же выделить рискованные или важные разделы, то получаем высокоинформативный результат:

Табл. 1. Динамика расходных обязательств федерального бюджета РФ в 2014-16 годов.

Кликните по картинке, чтобы увеличить ее размер

В крайней правой графе таблицы приведены так называемые «спарклайны» – миниграфики, которые показывают динамику по строке. Но это, пожалуй, уже и лишнее.

Что мы видим?

• Бюджетные инвестиции растут в 2015 году, потом сокращаются. Если есть интерес к инвестициям, возвращаемся к таблице исходных данных и смотрим, в чем они заключаются, как распределяются по сферам, на каких основаниях производятся – наблюдения и интерпретацию наши читатели могут сделать сами, там все логично);
• Взносы в международные организации в 2016 году неожиданно сокращаются, значительная их доля относится к финансовой сфере;
• Платежи по международным соглашениям остаются более или менее постоянными – равно как и многие другие статьи: выплаты госслужащим, «иные» дотации, расходы на IT и компенсации по судебным решениям, налоги госучреждений, субсидии на недвижимость и «неопознанные», т.е. без дополнительных пояснений, субсидии и субвенции. Перечисленные статьи мало того что почти постоянные, они еще и малы по отношению к итоговым цифрам бюджета. Правда, по абсолютному значению в сравнении с заработной платой цифры весьма внушительные, ну да Счетная палата об этом помнит;
• Самые крупные статьи – межбюджетные трансферты (растут), выплаты населению (растут, и это хорошо), пополнение оборотных средств (очень стабильная статья), субсидии на финансовое обеспечение (заметные колебания с большой вероятностью вызваны прямым счетом на графикам погашения кредитов).

(может потребоваться подождать загрузки, в т. ч. при переключении выбора)

Но этот уровень все-таки крупноват – давайте посмотрим, как добираться до каждой строчки бюджетных расходов.

Еще уровень вглубь

Посмотрим, что происходит в каждой социальной сфере – какова динамика расходов по различным юридическим основаниям? Это показывает следующая инфографика (может потребоваться подождать загрузки, в т. ч. при переключении выбора):

Наблюдения и выводы (далеко не все возможные)

• В общей сумме расходов растут платежи по законодательным актам, в меньшей степени – по трудовым контрактам;
• Расходы на госадминистрацию растут за счет госконтрактов (надо полагать, ранее заключенных) в 2015 г., потом сокращаются – можно в исходных данных прикинуть, какие контракты предполагаются;
• Во внешней сфере растут расходы на трудовые контракты;
• В здравоохранении сокращается объем субсидий – из инфографики… теперь мы видим, что это происходит за счет сокращения выплат населению;
• В сфере культуры, науки и образования растет объем субсидий – хотя сами расходы на культуру и науку ну очень скромные, если не сказать грубее;
• Расходы на правоохранительную систему отличаются замечательной стабильностью – во всяком случае, в рассматриваемой версии января 2014 г.;
• На природопользование – тоже, только цифры куда меньше;
• Расходы на трудовые ресурсы растут в строгом соответствии с законодательными актами;
• В соответствии с законодательными актами же дороже обходятся финансовые службы;
• А вот расходы на экономику, самые значительные по общей сумме, отличаются разнонаправленной динамикой по своим составляющим: госконтракты и субсидии в 2015 году растут, в 2016 – сокращаются; выплаты по закону в 2015 чуть сокращаются, а потом дают резкий рост. Есть смысл забраться в исходные данные и выяснить, от каких законов идет посыл! Теперь мы можем это сделать с пониманием задачи.

И так далее. Углубляться или уходить в строну – нужную, конечно, можно как угодно далеко и доходить до отдельной строки федерального бюджета. Надеюсь, читатели уже поняли алгоритм – если щелкали по инфографике и рассматривали таблицы.

Логика анализа бюджета предприятия ровно та же самая! Поэтому приобретенные при изучении этого материала навыки послужат вам много лет.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 26 февраля 2015 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции.