Успеха в ближайшем десятилетии добьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свою работу с помощью электронного инструментария. Только это позволит им быстро принимать правильные решения, предпринимать эффективные действия и поддерживать тесные плодотворные связи со своими клиентами.
Билл Гейтс, «Бизнес со скоростью мысли»
Электронная почта позволяет практически мгновенно обмениваться сообщениями и вложенными файлами. Этот вид связи стал основополагающим в деловом мире благодаря скорости доставки писем с одной стороны и возможностью внимательно ознакомиться с содержимым, перед тем как сделать ответный шаг, с другой.
Отправляемые письма можно разделить на две группы: требующие ответа и информационные (иногда помечаются For Your Information, FYI), то есть не требующие ответа. Компаниям, даже небольшого размера, время от времени требуется делать информационные рассылки разного содержания: новости компании, партнерский дайджест, кадровые оповещения.
Информационные рассылки с помощью Outlook
Самый простой способ организовать рассылку – это использовать стандартные механизмы почтового клиента, например, Outlook. Для кадровых оповещений заводятся специальные группы, благодаря чему нужную информацию можно отправить нескольким пользователям в один клик. Но такие рассылки не всегда годятся для внешних рассылок, так как в адресной строке видны все адреса получателей письма.
Почтовый клиент Outlook позволяет довольно просто решить эту проблему с помощью скрытой копии (СК или BCC). В этом случае главным получателем письма можно назначить отправителя, а в скрытой копии поместить e-mail «реальных» адресатов. Преимуществом такого варианта является его простота – вы используете тот же клиент, что и для обычных писем с той же подписью и стилями. Недостаток такой рассылки не очень значительный – некоторых пользователей смущает, что письмо адресовано не им, а другому лицу. Также такие письма нельзя кастомизировать, то есть в начале письма назвать получателя по имени (Здравствуйте, Иван Иванович).
Информационные рассылки, реализованные на базе сайта компании
Практически каждая уважающая себя компания в настоящий момент обзавелась сайтом. И если подход к созданию сайта был правильный то, в нем используется система управления контентом или, другими словами, движок. Движки бывают бесплатные: Joomla, Drupal, WordPress и др. и платные: 1С-Битрикс, NetCat, UMI.CMS и др. К каждой известной системе управления контентом разработаны различные модули, в том числе для подписки через сайт на новости компании и для организации массовых рассылок.
Установка такого модуля является довольно простой задачей для веб-дизайнера, а отдел маркетинга и продаж получает удобный инструмент для массовых рассылок, в том числе персонализированных. Контакты можно разделить на несколько групп (списки рассылки): пресса, партнеры, клиенты, подписчики через сайт и т.д. и в зависимости от обстоятельств, можно формировать для них отдельные информационные бюллетени.
Среди преимуществ такого решения можно назвать следующие:
- Наличие базы данных, где хранится вся необходимая информация о контакте (имя, почта, принадлежность к группе).
- Автоматизация процесса рассылки сообщений.
- Возможность отсылать персонализированные сообщения.
Есть и некоторые недостатки, которые связаны с тем, что работа происходит с сайтом, где есть свои правила верстки текстов, загрузки картинок, добавления новых адресов. То есть пользователю нужны минимальные знания о том, как работают веб-технологии и что такое HTML. Но все недостатки нивелируются, если в штате или на аутсорсе есть веб-дизайнер.
Рассылки с помощью сторонних сервисов
Для облегчения работы маркетологов и менеджеров по продажам компании-разработчики предлагают готовые сервисы для массовых рассылок, ориентированных как на отправку информационных бюллетеней, так и коммерческих предложений.
Количество таких сервисов велико и практический каждый из них предлагает бесплатный тарифный план для небольшого количества писем. Например, Unisender в рамках тарифа «Даром» позволяет рассылать 1500 писем в месяц. Эксперты утверждают, что нормальный процент открываемости писем составляет от 11 до 15%, из чего следует, что примерно 200 человек прочитает разосланное письмо.
Отслеживание писем, отправленных через Outlook
Одной из самых ценных характеристик рассылочных сервисов является возможность отслеживать статистику открытия писем и перехода по ссылкам. Это отлично работает с массовой рассылкой, и возникает вопрос о возможности отслеживания отдельного письма, отправленного через Outlook.
В самой программе Outlook при отправке сообщения можно заказать уведомления о доставке и о прочтении. Однако уведомление о прочтении придет только в том случае, если адресат даст на это свое согласие, а по статистике это происходит крайне редко. Поэтому появились сервисы, позволяющие отслеживать обычные письма, отправленные через Outlook, без дополнительного согласия адресата. Среди таких сервисов можно назвать ToutApp, ContactMonkey, Signals.
Преимуществом использования такого сервиса является возможность отслеживать практически все исходящие письма – вы точно будете знать, когда было открыто сообщение, и прошел ли получатель по ссылкам. По поводу недостатков – каждый из сервисов может чем-то не понравится клиенту, например, для Signals необходимо использовать только Chrome в качестве браузера, а у ToutApp нет бесплатного тарифного плана, только 14 дней на тестирование. К слову сказать, все эти сервисы позволяют также делать и массовые рассылки и отслеживать появление потенциальных клиентов на сайте компании.
Отправка конфиденциальных писем
Говоря об отправке документов, содержащих коммерческую тайну или интеллектуальную собственность, нужно четко понимать от каких угроз требуется защита, и что дальше будет происходить с защищаемым документом.
Если документ передается для ознакомительных целей (не требуется редактирование файла), то лучше всего использовать сервис защищенной электронной почты Sfletter.com. Он позволяет бесплатно защитить как вложения, так и сам текст сообщения от пересылки, копирования, печати и даже функции Print Screen. Получение письма также отслеживается по времени открытия и IP-адресу получателя. К преимуществам этого сервиса можно отнести бесплатное использование и российскую разработку. Недостатком сервиса является необходимость скачивать и устанавливать специальную программу-просмотрщик защищенных документов. Но, собственно, эта программа и обеспечивает механизмы защиты, а установка требуется однократная.
Если документ нужно защитить только от перехвата с возможностью редактировать файл, то можно воспользоваться одним из сервисов шифрования, например, Galaxkey, Voltage Security, Encryptomatic. Практически все они ориентированы на корпоративный сегмент, поэтому бесплатный тарифный план есть только у Galaxkey. Преимуществом является наличие плагина для Outlook, а недостатком – получатель после расшифровки может делать с полученным файлом все, что пожелает, в том числе переслать третьим лицам или выложить в интернет.
Вывод
Количество различных интернет-сервисов увеличивается каждый день, и каждый заинтересован в том, чтобы занять свою нишу на рынке. Поэтому компании имеют возможность подобрать сервисы, которые наилучшим образом подходят для решения именно ее задач. Разумное использование электронного инструментария позволит повысить эффективность деятельности компании и снизить часть рисков, практически не увеличивая операционные расходы.
И, наконец, хочется призвать аудиторию тестировать новые сервисы. Возможно, наибольшая часть из них будет отсеяна, но некоторые окажутся действительно полезными и смогут упростить жизнь, а также увеличить эффективность рабочего процесса.
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
