Алексей Макаров, заместитель декана бизнес-школы НИУ Высшая Школа Экономики
Проблема современных совещаний в большей степени заключаются в том, что они стали чем-то обыденным, превратились в рутину. Люди стали относится к собраниям как к стандартной процедуре, от которой по долгу службы никуда не деться.
Секрет успешных совещаний заключается в том, чтобы проводить их как можно реже и продумывать содержание каждого из них как можно тщательнее. Чтобы сделать совещание желанным и эффективным, необходимо превратить его в настоящее событие, которое никто не захочет пропустить.
Как вы знаете, к таким мероприятиям как: открытие нового ресторана, проведение грандиозного рок-концерта, презентация новой коллекции одежды организаторы начинают готовиться задолго до назначенной даты. Они продумывают каждую мелочь предстоящего мероприятия: выбирают место проведения, ведут переговоры с участниками, приглашают гостей, разворачивают серьезные рекламные компании, делают все, чтобы событие стало поистине запоминающимся.
Этот опыт стоит использовать в практике организации совещаний. Ваше собрание должно быть продумано до мелочей. Вы должны иметь план, по которому вы будете следовать, как пилоты, которые сверяют каждое свое действие с заранее прописанным чек-листом. Но стоит помнить, что в таком деле как организация совещаний безусловно есть место экспромту. Вы должны быть гибкими, если вдруг все пойдет немного иначе, чем вы планировали.
Как хорошая хозяйка, ожидающая гостей, будьте подготовлены к предстоящей встрече. Давайте поподробнее разберем составляющие успешного совещания, подготовкой которых вы должны озадачится заранее.
Займите роль сценариста
Продумывая предстоящее совещание, напишите к нему сценарий. Планы планами, но позвольте участникам экспериментировать. Сценарии для театра и 
кинематографа пишутся не для того, чтобы актеры зазубривали тексты слово в слово и бесчувственно бубнили их на сцене. Сценарии задают общее направление будущего произведения. В них всегда есть место актерским экспромтам, и часто режиссеры даже настаивают на том, чтобы актеры вкладывали в персонажей частицу себя, собственные переживания и чувства.
Так и вы позвольте дышать своему совещанию. Задайте общий темп, пропишите основные моменты, но не пытайтесь контролировать каждую мелочь. Оставьте свои шпаргалки в офисе. Представьте, если бы на первом свидании с вами человек периодически прерывал беседу и сверялся с написанным на бумажке планом. Я думаю, что ни о каком продолжении отношений здесь и речи идти не может.
Представьте, что ваше совещание – это минифильм, напишите для него сценарий. Не нужно третировать участников совещания, если что-то пойдет не по плану, просто будьте находчивы, продолжайте двигаться в соответствии со сценарием и подстраивайтесь под ситуацию.
Проявите инициативу – подготовьте сотрудников к совещанию
Частой жалобой со стороны руководства в отношении сотрудников является неподготовленность участников к совещанию. Люди приходят на собрание, порой даже не зная о том, какая тема будет на нем обсуждаться.
Если вашим сотрудникам лень готовиться к совещанию, возьмите инициативу на себя. Представьте, что вам нужно подготовить выпускников к сдаче государственного экзамена. Поставьте перед сотрудниками задачу и посмотрите, что из этого выйдет.
Обычно, я предлагаю своим клиентам организовать рассылку сообщений, содержащих важную информацию о предстоящем совещании. Также я советую задать работникам несколько вопросов, касающихся темы, которая будет обсуждаться. Это можно сделать по телефону или отправить электронное письмо. Проведя такое, можно сказать, маркетинговое исследование, используя полученную информацию, вы сможете подкорректировать сценарий своего совещания.
Можете протестировать еще один метод работы. Разошлите своим сотрудникам план совещания, задайте несколько вопросов, расскажите о том, каких действий ожидаете от них. Начиная совещание спросите у участников, есть ли у них какие-то вопросы по предварительному материалу. Посмотрите, как изменится ваше собрание. Я предполагаю, что время встречи сократится.
Посадите ваши совещания на информационную диету
На повестке дня большинства совещаний обычно стоит огромное число самых разных, не всегда связанных между собой вопросов. В одну непродолжительную встречу организаторы пытаются впихнуть обсуждения всех проблем, существующих в компании: повышение продаж, сокращение числа сотрудников, организацию рекламной компании для продукта, обсуждение вновь введенных правил распорядка и многие другие вопросы.
Говоря о проблеме перенасыщенности совещаний, мне на ум обычно приходит следующая аналогия. Туризм в России становится все более популярным явлением, поэтому поездкой, допустим, в ту же самую Турцию никого не удивить. Турки, как нация гостеприимная, стараются накормить своих гостей всем самым вкусным. Очень часто в пакеты туристических операторов входит питание. Обычно это шведские столы, на которых представлены самые разнообразные блюда, начиная от мяса и заканчивая десертами.
Что обычно делают наши соотечественники, попав на подобное мероприятие? Они подходят к столу и набирают в тарелку все, что могут в нее поместить: мясо, птицу, фрукты, понемногу всех представленных гарниров и салатов, десерты. Употребляют все эти яства до тех пор, пока в желудке не останется и кубического сантиметра свободного места, и потом сверху заливают поглощенную смесь газированными напитками или, того хуже, алкоголем. Понятно, что хочется ведь попробовать все заморские блюда, и желательно в первый же день. После таких пиршеств на местных пляжах можно наблюдать полуживые тела, распластанные на лежаках, которые изнемогают от переедания.
Собрание как полезная еда должно быть сбалансировано. Нельзя мешать в одной тарелке мясо, свежие фрукты, сырую рыбу и молочные продукты, так как можно заполучить несварение желудка. Так и с совещаниями, не стоит превращать их в винегрет, в котором невозможно прочувствовать вкус каждого из ингредиентов. Раздельное питание – вот решение для успешного собрания.
Считайте минуты
Очень важные аспекты планирования совещания – время начала собрания и его длительность. Планировать совещание на ранние часы рабочего дня – не самая разумная идея. Назначая встречу на утро, вы рискуете тем, что на ваше совещание придут не люди, а лишь из безжизненные тела. Дискуссии от таких сущностей добиться не удастся, соответственно такое собрание будет проведено бессмысленно, для галочки.
Что касается длительности совещаний, я призываю помнить о том, что необходимо ориентироваться не на то, сколько всего вам необходимо обсудить, а на то, какое количество информации участники действительно смогут обработать и усвоить. Это как раз отсылает нас к предыдущей проблеме перенасыщенности собраний.
Я думаю, не стоит говорить о том, что работа слушателя довольно утомительна. Ваши сотрудники не должны выползать из зала совещаний словно после многочасового экзамена, они должны выходить оттуда с новыми идеями, вдохновляющими на продуктивную работу.
Репетиции никто не отменял
О важности репетиций, я думаю, известно всем. Все актеры репетируют перед игрой на сцене или в кадре, спортсмены тренируются перед предстоящими соревнованиями. Если вам предстоит вести совещание, прорепетируйте свою речь.
Репетиция вовсе не сводится к зубрежке, как многие предполагают. Зазубривание загоняет людей в ловушку, не позволяет проявлять свободу действий и мыслить вне границ заученной информации. Она дает возможность любому неожиданному проявлению сдвинуть вас с намеченного пути. Ваше сознание должно оставаться гибким и податливым возможным изменениям.
Отрепетируйте свою речь и перед началом совещание оставьте листок с написанным текстом в офисе. Ничего так не производит впечатление некомпетентности человека, как чтение им текста с бумажки. Расслабьтесь, будьте самим собой, излучайте уверенность, будьте спонтанны, и тогда участникам вашего совещания не захочется спать, обсуждать свежие сплетни или сидеть в соцсетях во время вашей речи.
В этом, пожалуй, и заключается подготовка к успешному совещанию. Соблюдая такие несложные рекомендации, вам удастся вывести свои собрания на новый более высокий в плане качества уровень. Работая над своими собраниями, делая их все более качественными, вы непременно заметите, как дела в вашей компании пойдут в гору. Удачи!
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
Совещания были, есть и будут обыденными. И это хорошо. Другое дело, что они проводятся в большинстве случаев людьми неквалифицированными. Яркий пример - заседания Правительства. 80% людей не нужны для обсуждаемого вопроса. Обсуждение вообще отсутствует. Главарь ''кидает'' реплики, как камень, зачастую вообще ни о чём. Обозначь тему, предварительно раздай тезисы, после краткого сообщения заслушай приглашённых, сделай обобщения, не затыкай рот. Совещание, это значит посоветоваться...