Как не перестараться, контролируя жизнь в офисе

На вопрос «нужно ли контролировать рабочее время сотрудников?» каждый руководитель отвечает самостоятельно. Сферы бизнеса слишком специфичны, чтобы можно было найти универсальный ответ для каждой. Но отрицать факт, что определенную часть рабочих часов сотрудники растрачивают впустую, никто из них не станет. По данным исследований, от 10% до 30% рабочего времени персонал тратит непродуктивно. Вопрос контроля рабочего времени очень актуален для российских и зарубежных компаний.

Куда уходит время?

Надеяться, что сотрудники не теряют ни минуты на личные дела, полностью отдаваясь любимой работе, – как минимум, наивно. Невозможно найти работника, который не использовал бы офисное время в личных интересах: чаепития и перекуры, беседы с коллегами, разговоры по телефону с родственниками и друзьями, компьютерные игры, чтение книг, решение домашних проблем и прочее.

Но главный поглотитель рабочего времени в офисе – конечно же, интернет. На нецелевой броузинг (да, у использования рабочего интернет-трафика в личных целях есть свое название) у работников уходит от 30 минут до трех часов в день: они общаются в социальных сетях, совершают покупки в интернет-магазинах, читают или скачивают электронные книги, играют, читают блоги, ищут работу… В результате: снижение работоспособности и эффективности сотрудников, горящие сроки и не сданные в срок проекты.

Отдых на работе – это плохо?

Фразы «не теряйте времени», «время невозможно остановить или вернуть», «время – деньги» с детства вселили в нас мысль, что потеря времени – это плохо. Но всегда ли нецелевое использование времени – зло для эффективности работника? К примеру: известно, что от интеллектуальной работы напряжение выше, чем от физической. Поэтому времени для восстановления и расслабления работников интеллектуального труда необходимо гораздо больше, чем для работников физического. Не получив возможности отдохнуть 15 минут между сменой задач, такой работник может потерять в результате гораздо больше времени, потому что не сможет сосредоточиться на работе.

Другой пример: на производстве, в call‑центрах, аудиторских фирмах потеря 30% времени сотрудниками непосредственно влияет на доходы компании. Вывод? Решение вопроса о контроле рабочего времени сотрудника во многом зависит от того, каким именно видом деятельности он занят. Теперь мы подошли к главному вопросу.

Нужен ли контроль?

Возможные минусы учета рабочего времени очевидны и достаточно ясны: недовольство работников (ответственные будут недовольны проявлением недоверия, а безответственные – ограничением прежней свободы, прикрываясь любыми другими предлогами), снижение мотивации, возможные увольнения даже хороших сотрудников.

Поговорим о плюсах учета рабочего времени. Как только какая-либо сфера деятельности организации оказывается в поле зрения контрольной системы, сотрудники стремятся улучшить свою работу. Почему? Вспомним широко известную в узких кругах историю, когда ученые решили исследовать влияние освещения на эффективность труда. Увеличили освещение в помещении некоего завода. Предупредили работников, что будут замерять производительность труда. Замеры показали – производительность увеличилась. Затем, ученые уменьшили освещение. Предупредили работников: снова будем следить за производительностью. Ученые логично предполагали, что при меньшем освещении производительность снизится. Но, удивительное дело, она снова выросла. В итоге, исследование позволило выяснить только одно: если вы говорите работникам, что следите за их производительностью – эффективность их труда растет.

Персонал прекрасно знает, что обычно руководство использует информацию контрольной системы при оценке деятельности рядовых работников. Поэтому, стремясь оставить о себе наилучшее впечатление, подчиненные стараются проявить себя. Кроме того, большинство людей хотят видеть результаты своего труда, а контрольная система позволяет сделать их более наглядными, и чем лучше специалист справляется со своей работой, тем большее удовлетворение он испытывает.

Кажется, кругом одни плюсы: введение системы контроля обеспечивает более добросовестное выполнение сотрудниками своих обязанностей. Но, к сожалению, нередко бывает и так, что работники тратят больше энергии и изобретательности на то, чтобы «обмануть» систему, чем на повышение производительности и качества работы.

Как эффективно осуществлять контроль?

Большинство российских руководителей компаний абсолютно уверены, что рабочее время должно быть под контролем. Но способы выбирают порой совершенно разные:

• Где-то работает система учета рабочего времени (вход‑выход из офиса по магнитным картам). Сотрудники, которые часто отлучаются из офиса не по служебной необходимости, получают предупреждения либо штрафуются на стоимость пропущенного рабочего времени. Такие системы мало того, что снижают мотивацию, еще и не позволяют отследить, как именно сотрудники используют время, находясь на рабочем месте: выполняют свои непосредственные обязанности или «гуляют по всемирной паутине».
• Некоторые вводят в практику так называемую «фотографию рабочего времени»: замер и детализация рабочего времени сотрудника, скриншоты экранов, учет времени, проведенного в офисе. Подобный метод учета отработанных часов позволяет понять, чем занимался сотрудник в течение дня, и сколько времени было потрачено на различные виды деятельности. Это, безусловно, полезно, но чтобы систематизировать все снимки экранов даже на одного сотрудника – необходимо потратить кучу времени. Многие компании просто не готовы «раздувать» штат на десятки сотрудников, которые будут следить за остальными. Кроме того, здесь будет действовать человеческий фактор и информация не будет абсолютно объективной.
• Где-то особо серьезно относятся к контролю времени, проведенного сотрудниками в интернете. Для этого в компаниях просматривают сайты, которые сотрудник посещал в рабочее время, с помощью программ-шпионов (которые зачастую сильно тормозят системы сотрудников и только раздражают персонал, а также имеют извечную проблему – они не автоматизированы и требуется целый штат сотрудников, которые будут систематизировать разрозненные данные). Также блокируют доступ для скачивания файлов, закрывают доступ на определенные интернет-ресурсы, разрешают вход в сеть для сотрудников только определенных должностей или вообще ограничивают интернет-трафик. Но работники всегда могут обойти систему через программы-анонимайзеры, понадеяться на халатность сотрудников, отслеживающих снимки экранов.

Что же эффективно? Эффективны программы автоматизированного мониторинга рабочего времени, которые полностью регламентируют рабочий день сотрудника и позволяют отследить по минутам, что и в какое время он делал. Они рассчитывают продуктивность работников, учитывая время прихода и ухода, перекуры и просто отдых. Такие системы выдают статистические результаты по сайтам, использованным сотрудником в работе, указывая на продуктивные и непродуктивные ресурсы для конкретного работника.

Это не только система контроля, это возможность поощрения ответственных работников и применения мер к необязательному персоналу. Такие программы очень эффективны, к примеру, в консалтинговых компаниях, которые продают клиенту часы работы. Эти программы также можно применять для контроля рабочего времени юристов, аудиторов, бизнес-консультантов. Кроме того, жесткий учет рабочего времени может быть оправдан в производственных сферах, где важна последовательность и сроки, где нужно четко отслеживать выполнение регламента. В таких сферах позволять сотруднику отлучиться даже на пять минут можно только в строго отведенное время.

Делаем выводы

Контролировать время, потраченное сотрудниками в личных целях, необходимо. Отсутствие учета рабочего времени влияет на внимательность, ответственность и обязательность сотрудников и может привести к потере контроля над актуальными и срочными задачами.

Однако слишком жесткий контроль — бесполезная трата времени и денег. Подобные меры могут нанести серьезный удар по мотивации ответственных сотрудников и привести к потере кадров. Отсутствие тотального контроля сотрудников и всевозможных запретов — это залог успеха. Поэтому программы-шпионы, закрытие сайтов, детализация рабочего времени – все это работает гораздо хуже, чем корректный мониторинг рабочего времени персонала. Система, которая сможет учитывать не только опоздания, непродуктивное время в соцсетях, дополнительные перерывы на чай, но и переработки, перегруженность и ответственное отношение к регламенту – вот идеальное решение для среднего и крупного бизнеса.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 27 января 2014 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции.