Как бухгалтерская отчетность влияет на принятие стратегических решений

Интервью главного редактора журнала «Экономика железных дорог» Татьяны Гандельсман с аналитиком «РЖД» Борисом Аксеновым о роли бухгалтерского учета в принятии управленческих решений.

«Экономика железных дорог»: Борис Анатольевич, какие серьезные изменения претерпевает бухгалтерский учет в компании?

Борис Аксенов: Сейчас в принципе меняется бухгалтерский учет. Даже не сам бух­галтерский учет, а, скорее, трансформируется отношение менеджмента к бухгалтерскому учету. Исторически в России представление о деятель­ности бухгалтера основывалось лишь на функции контролера. Мы это очень сильно ощутили, когда начали осуществлять в компании проект, связанный с выводом бухгалтеров с предприятий. На самом деле оказалось, что главного бухгалтера в реальной ситуации не было, поскольку данный сотрудник занимался, по сути, всем, что связано с документами: их оформлением, подписанием – то есть, в основ­ном осуществлял контроль над финансово-хозяйственной деятельно­стью предприятия, а также вел бухгалтерский учет «в свободное от ра­боты время». И при этом я хотел бы отметить, что принимаемые ме­неджерские решения были плохо связаны с теми данными, которые отражались в отчетности. То есть решения принимались сами по себе, отчетность «жила своей жизнью». И с каждым шагом дистанция между решениями и их отражением в отчетности росла.

Бухгалтерский учет является зеркалом жизнедеятельности предприя­тия, он не может существовать сам по себе. Если в отчетности никто не заинтересован, она не будет отражать реальной картины состояния бизнеса.

«Экономика железных дорог»: Что же в таком случае вам представляется главным в бухгалтер­ской деятельности?

Б.А.: На самом деле бухгалтерский учет, который уже приближается у нас к западному формату, должен выполнять функцию не просто статиста, а финансового аналитика. Учет должен вестись не только исходя из пра­вил, но, в первую очередь, исходя из потребности менеджмента предприятия. Мы привыкли говорить, что российский учет – статистический, а меж­дународный – управленческий. Это далеко не так. Безусловно, в наших правилах есть еще ряд ограничений, которые не позволяют полностью сопоставить управленческие решения и их интерпретации в отчетности. Например, российский учет (пока) не позволяет просто изменить срок полезного использования основного средства, в то время как на практике мы часто понимаем, что купленный станок будет служить дольше, чем мы ожидали при его приобретении. В этом случае мы го­ворим о техническом и бухгалтерском сроках его использования. За­мечу, что эта норма в числе многих других должна претерпеть в бли­жайшее время изменения. А в целом российские стандарты во многом повторяют международные. Учитывая это, мы постепенно проводим работу по сближению учетных политик РЖД по российским и международным стандартам, при этом российский учет движется к международному, а налоговый – к бухгалтерскому (где это разумно и возможно).

Мы работаем непосредственно с Минфином России по адаптации, а также по интерпре­тации российских стандартов. В частности, увеличение стоимости единовременного списания основных средств с 20 до 40 тыс. рублей было предложено Минфину России методологами бухгалтерской службы ОАО «РЖД». В перспективе эта норма вообще может быть передана на усмотрение организации, как это уже действует в МСФО. Другими словами, роль и задачи бухгалтерского учета – не просто работа с документами и цифрами, а выявление внутренних резервов компании и представление соответствующей информации для внут­ренних и внешних пользователей.

К сожалению, на практике предприятия давно потеряли интерес к отчетности по разным причинам:

• из-за недостаточной финансовой гра­мотности руководителей предприятий,
• слабой организации учета,
• не­умения грамотно представить необходимую информацию со стороны бухгалтерии,
• низкой дисциплины работников предприятий по прием­ке и оформлению первичных документов и др.

Кроме того, отчетность, подготовленная бухгалтером, сдается в на­логовую инспекцию, которая, по сути, уже десять лет является ее един­ственным пользователем. Таким образом, бухгалтерская отчетность постепенно утратила свою роль как управленческой отчетности, хотя при правильном взаимо­действии с бухгалтерией она должна давать достаточно информации для принятия управленческих решений, по крайней мере – для внеш­него пользователя.

Существенный разрыв между пользователем отчетности и бухгалте­рией объясняется непониманием того, что бухгалтерская отчетность со­ставляется не сама по себе. Бухгалтерия – это система статистики, и если хочешь получать регулярно некую информацию за определенный пе­риод, необходимо изначально закладывать в учет требуемую логику. Причем в сложных автоматизированных системах подумать об этом надо заранее, до начала очередного отчетного периода. (Практика по­казывает, что в РЖД изменение аналитики занимает год, а иногда даже больше). Бухгалтер сам по себе об этой логике догадаться не может, так как в основном руководствуется только правилами законодательства. Минфин России к отчетности предъявляет весьма ограниченные требования, ориентированные только на внешнего пользователя (инвестора): показать внеоборотные активы, запасы, доходы, расходы, прибыль, капитал, обязательства и отразить несколько показателей ка­сательно движения активов. И все! Если при этом мы хотим отдельно рассмотреть, например, остатки топлива в запасах, то бухгалтер дол­жен об этом догадаться изначально (до начала очередного года), а не тогда, когда вдруг менеджеру захотелось увидеть эту информацию. По­этому и требуется тесное взаимодействие бухгалтерии и менеджмента при формировании учетной политики.

С этой проблемой связано также большое количество бухгалтеров в компании: с одной стороны, огромное количество операций, с другой – по-прежнему не очень урегулирован сам процесс деятельности компа­нии (постоянные реформы, отсутствие электронного документооборо­та, избыточный, но формальный контроль над активами и обязатель­ствами), что приводит к огромному числу подготавливаемых докумен­тов. Все это создает колоссальную избыточную нагрузку, а также увели­чивает сроки подготовки отчетности. И если срок подготовки российской отчетности уже достаточно короткий за счет автоматизации, то между­народная отчетность готовится сегодня более чем в два раза дольше, чем это необходимо для компании, так как все делается вручную.

«Экономика железных дорог»: Как выходить из такой сложной ситуации?

Б.А.: В прошлом году принят Федеральный закон «О консолидированной финансовой отчетности»: к 2015 году все компании будут обязаны состав­лять международную отчетность в течение четырех месяцев. Сегодня отчетность по МСФО готовится добровольно и представляется инве­сторам в срок до 270 дней после окончания отчетного периода. То есть речь идет о двукратном сокращении срока формирования отчетности. Таких результатов можно достичь только за счет масштабной автома­тизации.

Сейчас постепенно выстраивается правильный подход к отчетности, особенно у компаний, выходящих на международные рынки, потому что к ним начинают предъявлять требования внешние инвесторы, ко­торых в большей степени интересует не налоговая составляющая, а реальная картина бизнеса. Менеджмент, понимая это, тоже начинает внимательнее относиться к тому, что отражено в отчете и на­сколько это коррелирует с жизнедеятельностью компании.

Какую логику закладываем мы? В нашем понимании бухучет – это некая цепочка в виде замкнутой спирали. На основании от­четности менеджмент должен принимать управленческие решения, а отчетность, в свою очередь, складывается из учетных политик и прин­ципов финансового учета, куда попадают управленческие данные, бухгалтерские данные, данные статистической информации и т.д. Еще ниже – уровень, который формируется на основе первичных докумен­тов. Именно на уровне первичной документации зарождается хозяй­ственная операция и производится основная связка между данными управленческого и бухгалтерского учета. Если первичный документ составляет бухгалтер, то эта связка разрывается прямо с нижнего зве­на. Бухгалтер не разбирается в тонкостях производственного процес­са. Конечно, он должен быть достаточно грамотным в плане технологии работы компании, однако если какая-то информация не определена как требования со стороны бизнеса, бухгалтер о ней не догадается.

Таким образом, на основании первичной документации и требова­ний менеджмента в части аналитики формируется отчетность. Анализ отчетности позволяет менеджменту выявлять причины недостатков в работе компании и эффективности тех или иных подразделений и принимать соответствующие управляющие решения, в том числе в отношении установления или корректирования соответствующих ключевых пока­зателей эффективности, то есть корректировать систему мотивации для достижения поставленных бизнес-целей.

Например, существенно выросла дебиторская задолженность. Ана­лиз показывает, что в договоры стали включать авансирование на дли­тельный срок, а в ответственности определенного подразделения в принципе нет такого показателя эффективности как оборачиваемость дебиторской задолженности. Менеджмент принимает соответствую­щие решения по оптимизации ключевых показателей эффективности, и с новым циклом начинается следующий виток спирали: KPI – поведение руководителей подразделений в соответствии с KPI – отражение результатов в отчетности – решения менеджера по адаптации или введению новых KPI. Бизнесом управляют люди с определенной мотивацией, поэтому за счет управления через KPI осуществляется управление бизнесом. Ос­новой для принимаемых управленческих решений должна служить отчетность компании. Именно в этом сегодня должна заключается роль бухгалтерского учета в понимании менеджмента.

«Экономика железных дорог»: Сейчас ОАО «РЖД» преобразуется в холдинг. Как это влияет на бухгалтерский учет компании?

Б.А.: В соответствии с международными стандартами, холдинг – это одно лицо, а значит, он формирует единую отчетность. Есть правило, по ко­торому компании холдинга включаются в группу. Любые операции внутри холдинга в консолидированной отчетности отражаться не будут, так как холдинг в целом от этого ничего не зарабатывает, а просто пе­рекладывает активы и обязательства «из одного кармана в другой». Таким образом, с каждой компании группы собирается огромный массив данных, которые трансформируются в итоговую отчетность по международным стандартам. Настроены специальные стандартизован­ные информационные пакеты, позволяющие частично автоматизиро­вать процедуры трансформации. Это весьма упрощенное описание процесса трансформации. Наиболее крупные дочерние компании должны формировать данные сразу в формате МСФО как из-за экономии во времени, так и по причине того, что им самим нужна отчетность по международным стан­дартам.

Самым проблемным звеном сегодня является выверка внутригрупповых оборотов – это информация о финансовых взаимоотношениях внутри группы. Такая технически простая, на первый взгляд, процедура на практике занимает четыре месяца работы огромной армии бухгалтеров. Именно здесь кроется основной резерв по сокращению сроков фор­мирования отчетности по МСФО. Однако без технических средств вос­пользоваться этим резервом никогда не удастся.

Также, чтобы упростить процедуру сверки внутри группы и склады­вать балансы, необходима унификация учетных политик по российско­му учету. Поэтому к компаниям группы мы уже четвертый год предъяв­ляем требования по единым стандартам. По сути, мы каждой компании, которая входит в группу, выдаем готовую учетную политику, которую руководитель компании должен только утвердить. Дочерняя компания может лишь вычеркнуть ненужные разделы, так как выдаваемая учет­ная политика универсальна: она рассчитана и на банк, и на перевозоч­ную компанию. Безусловно, специфика бизнеса должна присутствовать, тем не менее, основные принципы учета, основные разделы учетной политики должны быть идентичными. Но просто предъявить формаль­ные требования недостаточно, необходимо еще установить контроль их соблюдения, а без технических средств это сделать невозмож­но. Каждая компания холдинга работает на собственном программном обеспечении.

«Экономика железных дорог»: Каким образом удается связать эти различные составляющие в единую отчетность?

Б.А.: Стыковать эти куски тяжело. Мы также не видим особой перспекти­вы в переходе всех компаний на единое программное обеспечение. В принципе, если учет в дочерней компании ведется собственной бухгалтерией, то качество учета от этого не пострадает, и его можно периодически контролировать. Однако эти мероприятия нацелены только на качество учета отдельно взятой дочерней компании, но не консолидированной отчетности холдинга. Кроме того, это препятству­ет сокращению срока консолидации. Альтернативой ОЦО в этом случае может служить только полный переход на электронный документообо­рот с применением электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Несмотря на принятый еще в 2001 году закон, разрешающий в России применение элек­тронно-цифровой подписи, широкой реализации эта практика до сих пор не получила. Однако целый ряд компаний уже начал ра­ботать с электронными документами, в том числе дочерняя компания «Транс­телеком». В настоящее время в «РЖД» готовится пакет документов по вве­дению порядка первичного электронного документооборота. Кроме того, для ускорения информационного обмена внутри хол­динга мы в рамках проекта «Автоматизация отчетности по МСФО» формируем заказ на создание единого рабочего места по учету расче­тов, чтобы финансовые взаимоотношения между дочерними компа­ниями внутри группы регистрировались на едином портале. Это дает возможность в режиме онлайн видеть взаимоотношения дочерних компаний. Итого, на момент сбора информации для консолидации от­четности выверка внутригрупповых оборотов будет происходить авто­матически за сутки-двое вместо четырех месяцев. Разумеется, в проекте по автоматизации отчетности по МСФО име­ется куда больше новшеств и разработок, но наибольший эффект ле­жит в области автоматизации выверки ВГО.

В заключение хочу еще раз подчеркнуть: чтобы отчетность могла быть инструментом принятия управленческих решений, должен быть сделан соответствующий заказ, то есть необходимо взаимодействие бух­галтерии и менеджмента. Принципиальная ошибка кроется в посыле: если будет бухгалтерский учет, то можно будет сформировать управ­ленческий учет. Бухгалтерский учет будет корректным только тогда, ко­гда будет управленческий. И обратная последовательность здесь не работает. Изначально нужно анализировать бизнес с пониманием того, что мы хотим увидеть в отчетности. Соответственно, после этого уже на­страивается бухгалтерский учет как система статистики. Это – система умной статистики.

Беседовала главный редактор журнала «Экономика железных дорог» Татьяна Гандельсман

Статья впервые опубликована в журнале «Экономика железных дорог», №7, 2011

Источник фото: Facebook.com

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 12 июля 2012 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции